一般事務の志望動機と例文・面接で気をつけるべきことは?

一般事務を目指すきっかけで多いものは?

人のサポートができる仕事がしたかった

一般事務の仕事に興味を持っていたことから、一般事務の仕事を志したという人は多いです。

一般事務の仕事の基本は「人のサポート」であり、他の社員がスムーズに仕事を進めるためのさまざまな仕事を担います。

「縁の下の力持ち」としての活躍を得意とする、あるいはそうありたいと思う人が、前向きに一般事務の仕事を目指しているのです。

プライベートの時間を確保したかった

一般事務の仕事の特徴として「残業が少ない」「休日を確保しやすい」というメリットがあります。

プライベートを充実させたい人だけでなく、仕事と子育てや家事などを両立させたい人が、その特徴を持つ一般事務を目指すのです。

待遇アップなどは期待できないため、それでも仕事以外の時間をきちんと確保して働きたいという人に一般事務は人気です。

一般事務の志望動機の考え方

一般事務は、特に大企業になるほど競争倍率が高くなります。

志望動機をしっかりと考えて、企業にアピールする必要があるのです。

特に事務職未経験の人は、企業の目にとまるような志望動機で他の応募者との差別化を図る必要があります。

志望動機を考える際には、「一般事務として役立てる、自分の長所」を活かし、自分と就職先に合った志望動機を考える必要があります。

その際、できるだけ曖昧な表現は避け、具体的な志望動機にまとめることが重要です。

「一般事務に興味があるから」「御社の事業に関心があるから」ではなく、「○○(自分の長所や強み)が御社の事務職として貢献できるから」など、貢献できるPRポイントを明確にして志望動機をまとめましょう。

一般事務の志望動機の例文

持っている資格をアピール

「私は大学在学中に、通信教育を利用して「MOS」「簿記」「秘書検定」の資格を取得しました。

パソコンに関しては、在学中に必要になったレポートや発表会用の資料作成などでも使用経験が多く、パソコンを使った書類や資料作成、そのためのデータ収集や整理などの作業には自信があります。

今までにアルバイト等で事務職としての経験はありませんが、これらの資格を取得するために得た知識やスキルは、御社の一般事務としてお役に立てると考えております。」

事務職ではないが事務職の役に立つバイト経験をアピール

「私は大学在学中に3年間、飲食店のアルバイトで接客を担当しています。

お客様の多いお店なので、接客の仕事で毎日たくさんのお客様の接客をさせていただきました。

豊富な経験からお客様の対応には自信があり、勤務先では接客担当のリーダーを任されていました。

事務職の経験はありませんが、来客対応や受付業務を担当する一般事務の仕事には、この接客担当の経験がお役に立つと考えております。

採用頂けましたら、丁寧で細かな心配りのできる事務職として、御社に貢献したいと思います。」

事務職としての経験をアピールする

「私は、前職でも一般事務の仕事に従事しておりました。

主な仕事内容はパソコンを使っての事務作業を行い、電話対応などお客様と関わる仕事も担当しておりました。

最初は慣れない作業に戸惑いながら仕事をしておりましたが、5年という経験で事務職としての実力を磨くことができました。

特にパソコンを使っての資料作成においては自信があり、役員から直々に評価していただいたこともあります。

この5年の経験は、御社の一般事務としても必ずお役に立てると考えております。」

一般事務の面接で聞かれること・注意点

前職の経験

一般事務の求人の中には、即戦力となる人材を求めていることも多いです。

その指標として前職の経験、特に事務所の経験者の場合は突っ込んだ部分まで聞かれることが多いです。

一般事務の仕事への熱意

新卒で前職経験がない場合は、志望動機や一般事務の仕事への熱意などが重点的に聞かれます。

一般事務はやりがいの無さを理由に退職する人も多いので、一般事務として熱意をもって働けることをアピールすることは重要です。

採用された場合にどにょうな仕事をしたいのかを聞かれることもありますので、具体的に説明できるようにしておきましょう。

パソコンをどの程度使えるのかについて

一般事務の仕事では、必ずと言ってよいほどパソコンを使って仕事を行います。

どの程度パソコンが使えるか聞かれることがありますので、パソコン関連の資格や在学中の使用の程度などを説明しましょう。

一般事務の自己PRのポイント

一般事務に限ったことではありませんが、採用するうえで「コミュニケーション能力」を重視する企業は少なくありません。

特に一般事務の場合、社内ではさまざまな部門の社員とやりとりを行い、社外の人とも電話や来客などで接する機会の多い仕事であるため、コミュニケーション能力は重要なのです。

自己PRにおいてその点を知ってもらうためにも、適切な意思疎通を心がけるだけでなく、相手の質問に対して誠実に答える姿勢を意識して対応しましょう。

一般事務の履歴書で気をつけるべきことは?

一般事務の履歴書においては、パソコン関連の資格を中心に、取得した資格については忘れずにアピールしておきましょう。

また、前職の経験がある場合も、漏らさず記入しておく必要があります。

職歴に関しては何の仕事をしてきたかだけではなく、その仕事を通じてどのようなスキルを身につけたのかがわかるようにしておくと良いでしょう。

ただし、履歴書の基本は「わかりやすく簡潔に」なので、長々としたアピールはマイナスポイントとなります。

一般事務の面接や志望動機に自信が持てない人は、新卒の場合はキャリアチケットという新卒向けサービスを利用することで、対策を無料で行ってもらうことができます。

一般事務の採用事情に詳しい担当者が、キャリア相談から志望動機の添削や模擬面接までしてくれるため、内定獲得率をアップさせることが可能です。

中途で一般事務を目指す場合は、一般事務の求人に強い大手転職エージェントを利用しましょう。

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