一般事務の仕事内容

一般事務の仕事とは

一般事務の仕事とは、「企業や官公庁その他の団体において、一般的な事務作業に従事する仕事」のことをいいます。

業種によってさまざまな形態をとることが考えられますが、基本的にオフィスワークとして、会社や営業所などにおいて事務作業全般を行う職種です。

「縁の下の力持ち」と表現されることもあり、他の社員・スタッフがスムーズに仕事を行えるようなサポートを行うイメージとなります。

多くの企業や団体においてこの仕事が存在しており、その活躍は健全な組織運営において必要不可欠な存在なのです。

仕事の特性上、他の部署の社員・スタッフと関わる機会も多く、コミュニケーション能力の高さや臨機応変さが必要とされる仕事でもあります。

一般事務の業務の内容

一口に一般事務といっても、所属する企業や団体によって従事する仕事は大きく異なります。

一般事務が従事する基本的な業務内容は以下のとおりです。

事務作業

一般事務の仕事として、最もイメージしやすいのは「事務作業」でしょう。

業務に必要な資料の作成から書類のファイリング、郵便物の仕分けや電話対応など、組織活動において必ずと言ってよいほど行われるさまざまな作業に関わることになります。

ルーチンワークになることもありますが、必要に応じて臨機応変に作業することが求めれることも少なくありません。

パソコンを使うことが多い

昨今の一般事務の仕事において、ほぼ確実に用いるツールとして「パソコン」が挙げられます。

書類作成などの仕事において、Word(文書作成ソフト)やExcel(表計算ソフト)は必ずと言ってよいほど活躍しますので、一般事務の仕事に就くためにはこれらの基本的な使い方は熟知しておく必要があります。

逆に、プログラミングなどの高度なコンピューター関連の知識やスキルが一般事務で生かされることは、あまり考えられません。

職場によっては外国語能力が求められることも

一般事務の仕事は、社内においては他部署の社員と、社外においては電話対応などにおいて他人と関わるシーンの多い仕事でもあります。

その関係上、職場によっては相応の「外国語でのコミュニケーション能力」が求められる可能性もあります。

海外支社での勤務はもちろん、社内外で外国人と接する機会の多い企業に勤めるのであれば、外国語でのコミュニケーションは欠かせないのです。

一般事務の役割

一般事務は「縁の下の力持ち」と表現されることも少なくありません。

基本的に一般事務の仕事は事務作業中心であるため、製造や販売、営業などの会社の売り上げに直結する作業には関わりません。

しかし、仮に一般事務の仕事をいきなり無くしてしまえば、組織の機能は著しく麻痺してしまうことでしょう。

一般事務の仕事は組織を下から支え、縦横のつながりを維持して組織運営に多大な貢献をします。

組織のメンバーがスムーズに仕事を進められるための環境づくりに従事する一般事務の仕事があるからこそ、彼らは自分の仕事を全うすることができるのです。

その関係上、細やかな気配りのできる人は、一般事務向けの人材として重宝される可能性があります。

一般事務の勤務先の種類

一般事務の仕事は、相応の規模を持つ企業・団体であればほぼ確実に必要とされる仕事となります。

逆に規模の小さい会社や組織の場合だと、他の部署の社員・スタッフが事務作業も行うという形態をとることも少なくありません。

一般事務の勤務先に関する特徴として、「勤務先によって主な作業内容が異なる」という点が挙げられます。

例えば学校や役場などの公務員や金融機関の場合、人と接する仕事が多いです。

逆に製造系の職場の場合だと、事務作業だけでなく検品や梱包などの軽めの作業に従事する可能性があります。

また、基本的に一般事務は専門スキルや専門知識を必要としませんが、外資系企業の場合は外国語能力が求められるなど、勤務先によっては特定のスキルや知識が求められる可能性があるのです。

一般事務の勤務先の種類と仕事内容の違い

一般事務の仕事の流れ

一般事務の仕事の流れは、勤務先によって大きく異なります。

1日中、ほとんど同じ仕事に従事することもあれば、その時の状況に応じてさまざまな仕事をランダムなタイミングでこなしていく形態をとることもあります。

また、一般事務の仕事は他部署との関りも強いため、他部署での業務内容の変更が一般事務の仕事内容にも少なからず影響する機会も多いです。

そうした関係上、一般事務の仕事では臨機応変な対応を求められることも多く、それを可能とする人に適性があるとえいます。

また、一般事務は勤務形態もさまざまであり、これから一般事務の求人を探している人にとっては自分の都合の良い働き方で雇用してくれる企業を探しやすい仕事だといえます。

一般事務と営業事務の違い

一般事務と似ている仕事に「営業事務」が挙げられます。

営業事務とは、「営業担当者のサポートを行う仕事」のことをいいます。

一般事務が組織内の事務作業全般を広く扱うのに対して、営業事務は営業活動に付随する事務作業を扱うのが一般的です。

その都合上、一般事務と比較して営業事務は提供する商品やサービスに関する知識が求められるなど、専門知識やスキルが求められることが多くなります。

また、営業活動のサポートのために、経理関連の部署との関りが強くなることが多いのも特徴です。

一方で一般事務は営業部門はもちろん、組織内のすべての部署と何らかの関りを持つことが多いです。

場合によっては営業関連の知識を有することを求められる可能性もありますが、営業事務ほど専門的な知識まで要求されることは少ないです。

営業事務の仕事