一般事務に向いている人とは? 適性や必要な能力を紹介

一般事務に向いている性格・適性

一般事務の仕事の特性上、以下のような性格や適性を備えている人は、一般事務の仕事に向いているといえます。

他人のサポートが好き

一般事務の仕事内容は、基本的には、各職場における他の社員のサポート的なものとなります。

自分が最前線に立って活動するよりも後方で他人のサポートをすることが好きな人、「縁の下の力持ち」としての在り方が好きな人なら、一般事務の仕事にも前向きに取り組めるでしょう。

見えないところでも精一杯努力をして、それによって誰かが喜んでくれればうれしいと考えられるのであれば、一般事務向きといえます。

正確に仕事をこなせる

一般事務が担当するさまざまな事務業務は、会社の事業を円滑に進めるために不可欠なものです。

また、事務仕事といっても、その内容は各種資料作成からデータ入力、資料整理、伝票整理、メール・電話応対、来客対応など、多岐にわたります。

一つひとつの仕事はそこまで難しくなくても、集中力を保って正確に、確実に進めることが求められます。

コツコツとした作業をいとわない人、丁寧に物事に取り組める人は、一般事務の適性があるといえるでしょう。

柔軟な対応ができる

一般事務の仕事は、決まりきったルーティンワークといえるものも多いですが、一方では柔軟性や臨機応変な対応が求められるものも少なくありません。

突発的な事態にも対応しなければ仕事が滞ってしまうため、さまざまな事態に臨機応変に対応できる能力が求められます。

「これしかやらない」ではなく、各職場で何が求められているかをよく考えて、柔軟に動ける人は評価されやすいでしょう。

人柄がよく、丁寧な性格

一般事務の仕事では、社内外さまざまな人と関わります。

もし人間関係に問題が生じれば、仕事をスムーズに続けていくことは困難です。

人柄がよく、誰に対しても明るく丁寧な対応ができる人は、一般事務の仕事を進めやすいはずです。

一般事務になるには

一般事務に必要なスキル・能力

パソコン関連のスキル

一般事務の仕事では、パソコンを使う機会が多いです。

タイピングの早さはもちろん、書類や資料の作成で用いることになる文書作成や表計算、資料作成ソフトを使いこなせることも重要です。

「MOS(マイクロソフト・オフィス・スペシャリスト)」のように、一般事務が使うソフトの操作スキルを認める資格を有しておくのもよいでしょう。

ビジネスマナーの知識

一般事務は、社内外問わずさまざまな人と接しますが、もし来客対応に問題があれば、会社の信用を損なうことになりかねません。

ビジネスマナーに関連した資格としては「秘書検定」があり、取得を目指すことで、一般事務として働くうえで必要なビジネスマナーや一般常識を身につけることができます。

簿記の資格

一般事務の仕事は、ときに経理部門に近い仕事を任されることもあります。

経理の仕事に役立つスキルとして「簿記」の資格は役に立ちます。

「日商2級」クラスであれば高校生でも取得は難しくなく、就職の幅も広がるでしょう。

一般事務に向いていないのはどんな人?

効率アップが苦手な人

一般事務の仕事では「効率のよさ」が求められます。

いくら仕事に慣れても一向に効率がアップしないと、一般事務の仕事は難しいと感じてしまうかもしれません。

もちろん、丁寧に仕事を進めることも大切ですが、効率を上げるための方法を自分で考えていくことが大切です。

目に見える成果が欲しい人

一般事務の仕事では、営業職のような「目に見える成果」が出にくい仕事です。

いくら頑張っても数値などによる結果はほとんど出ないため、それを求めてしまうと、やりがいを感じられない可能性があります。

人と接するのが苦手な人

一般事務の仕事は、対面・非対面を問わず、さまざまな手段で人と接することになります。

机に向かうことは得意でも、人と会話するのは大嫌いという人では、一般事務の仕事に向いていないと言わざるを得ません。

細かい作業が苦手な人

一般事務の仕事は資料作成やファイリングなど、細かな作業が多いです。

他の社員の仕事内容にも深く関わる資料を多々扱うため、雑な仕事をしてしまうと、他者に迷惑をかかる可能性があります。

責任をもって、一つひとつの資料や書類に向き合うことが求められます。