一般事務の1日・生活スタイル

一般事務の業務スケジュール

一般事務の業務スケジュールは、勤務先によってその流れが大きく異なります。

一般事務の仕事というと「書類作業」「電話応対」などの事務作業をイメージする人が多いのではないでしょうか。

確かにこれらの仕事は一般事務の領域ではあるのですが、勤務先によっては特殊な仕事を必要とする場合があります。

例えば法律事務所の一般事務の場合、依頼内容に則した官公庁や関連機関への訪問が必要になります。

工場の一般事務であれば、材料の仕入れや製品の出荷関連の仕事をこなす必要があります。

自動車関連の職番の一般事務であれば、納車などで顧客の自動車を運転する機械も多くなります。

一般事務の仕事は「組織の縁の下の力持ち」と評される仕事内容であり、メインとなる事業内容が一般事務の仕事内容に与える影響は少なくありません。

ある一般企業で働く一般事務の1日

1日のスケジュール

8:00 出社、朝食

早めに出社し、会社のデスクで朝食をとります。

8:30 スケジュール等確認

朝食後、自分のパソコンをたちあげて1日のスケジュールを確認します。

8:50 朝礼

朝礼に参加し、全体連絡などの事項について確認します。

9:00 電話対応

会社始業後は、得意先等からの電話がかかってきます。

対応し、担当者に取次ぎを行います。

10:00 会議資料の作成

会社で行われる会議等で使う資料を作成します。

基本的に文書作成や表計算、資料作成ソフトなどを駆使して資料作成を進めます。

11:00 伝票整理

業務で発生した伝票の整理を行います。

12:00 昼食と昼休憩

午前中の作業内容にもよりますが、基本的に12時頃から昼食をとります。

昼休憩は他の社員やスタッフとの情報交換の場としても活用しています。

13:00 会議の準備作業

この会社では、14時から会議を行うことが多いです。

会議室や臨時で会議を行う部屋の机や椅子の配置、作成した資料の配布などの作業を行います。

14:00 来客対応

会社の業務内容によっては、取引先などから誰かが来ることもあります。

来客に対応して応接室に案内し、お茶を出して担当者を呼び出します。

15:00 郵便物の仕分け

会社に届けられた郵便物を仕分けし、該当する社員に配布します。

16:00 ファックス業務

商品の仕入れや取引先との連絡など、ファックスで行うこともあります。

基本的に会社の業務に関わる重要事項であるため、送信先を間違えないよう入念なチェックを欠かせません。

17:00 日報報告

1日の仕事が完了したら、最後にその日の業務内容を日報にまとめて上司に報告します。

17:30 退社

日報報告その他必要に応じて引継ぎ作業を行い、すべて完了したら退社となります。

ただし、急ぎで資料作成などの仕事が入ってくることもあり、必要に応じて残業を行います。

ある法律事務所で働く一般事務の1日

1日のスケジュール

9:00 出社、連絡確認

留守電やメールなど、顧客や関係各所からの連絡に対応します。

その中に緊急の内容があれば、所長や所属弁護士に連絡して対応を仰ぎます。

9:30 スケジュール確認

所長や所属弁護士が出社したら、1日のスケジュールを確認します。

10:00 各種事務作業

法律事務所の場合、法律や各種公的手続きに関係する依頼がなされます。

そのため、一般事務の仕事も関係省庁や役所へ出向く機会が多くなります。

もちろん、書類仕事やファイリング、来客対応など、一般企業における一般事務の仕事内容もこなすことになります。

12:00 昼食、昼休憩

昼食を食べて午後からの仕事に備えます。

特に昼から外出の予定が入っている場合には、しっかりと食べて英気を養うそうです。

13:00 来客対応

所属する法律事務所の特性上、この時間からの来客が多いそうです。

16:00 各種書類の作成

法律事務所では、さまざまな書類を必要とします。

一般企業以上に間違いがあってはならない仕事になるため、確認作業はダブルチェックが欠かせません。

17:00 各種確認作業

その日のうちに完了させなければならない仕事をきちんとこなしているか確認します。

また、その日の仕事の進捗具合に応じて翌日以降のスケジュールを組みなおす必要がある場合は、このタイミングでスケジュール調整を行い、関係するスタッフと確認を行います。

17:30 退社

確認作業に問題が無ければ、一般事務の仕事はこれで完了となります。

残業はある?

依頼内容に対する対処に問題が無ければ、一般事務に残業を求められる機会は少ないそうです。

ただし、全く残業が無いわけではなく、緊急の案件やミスがあれば即座に対応し、一般事務も残業の必要が出てきます。

一般事務の仕事の流れは勤務先によって大きく異なる

そもそも一般事務という仕事は、多くの企業や官公庁、団体などの組織において必要とされる重要な仕事の1つです。

仕事の流れやスタイルは仕事内容によって大きく異なるため、そこで必要とされる一般事務の仕事の流れも勤務先によって大きく異なるという点を理解する必要があります。

「常に定時に退社できるかどうか?」についても、勤務先の仕事のスタイルによって大きく異なるということを理解する必要があるのです。

特に「繁忙期」が明確に存在する仕事の場合だと、繁忙期に該当する時期には一般事務も残業をしなければならないケースも多くなってきます。

定時あがりの確保や残業の有無・程度に関しては、口コミなどを参考にするとよいでしょう。

一般事務の勤務時間・休日・残業