【2021年版】一般事務の仕事内容・なり方・年収・資格などを解説

「一般事務」とは

企業や団体などの組織で、資料作成、電話・来客応対、データ収集といった事務作業を行う。

一般事務とは、民間企業や官公庁、団体といったさまざまな組織で事務作業全般を担当する職種です。

具体的な業務内容は、資料や契約書の作成、郵便物の仕分け、ファイリング、メールやFAX送信、電話・来客応対など多岐にわたります。

正社員のほか、派遣社員や契約社員、パート・アルバイトなど多様な雇用形態で働く人がいます。

平均年収は300万円前後がボリュームゾーンとされ、やや低めの水準です。

しかし、語学力など高度なスキルがあったり専門性が求められる職場で働いたりする場合には、よい待遇で働けることがあります。

一般事務は大企業から小規模の組織まで、さまざまな場で活躍しており、勤務先の選択肢は非常に多いものの、ルーティンワークが中心になりがちです。

一般事務としてキャリアアップや収入アップを目指すのであれば、自身のライフプランやキャリアパスに関して、よく考えておく必要があるでしょう。

「一般事務」の仕事紹介

一般事務の仕事内容

事務作業全般から来客応対まで幅広い業務を担当

一般事務とは、民間企業や官公庁、団体などのさまざまな組織に所属し、デスクワークを中心とした事務作業全般を担当する職種です。

具体的な仕事の内容は、パソコンによる資料や契約書の作成、データ入力やファイリング、郵便物の発送や仕分け、消耗品や備品の管理、メール・電話応対、来客応対など多岐に渡ります。

企業によっては、一般事務のことを「一般職」と呼ぶケースもあります。

また、営業部、経理部といった特定の部門で働く事務職は「営業事務」「経理事務」などと呼ばれることがあります。

基本的にはルーティンワークが中心ですが、職場によっては語学力を生かして海外とのやり取りを行ったり、各業界に関連する専門知識が求められたりすることもあります。

一般事務は各職場を支える重要な存在

一般事務の仕事は、パソコンを用いたオフィスワークを主とするものの、手掛ける業務の範囲が幅広いため、上司の指示や各職場での担当業務に応じて、臨機応変に仕事を進める必要があります。

仕事の特性上、他の社員やスタッフと関わる機会が多いため、上手に人間関係を築いていくことも重要とされます。

さまざまな事務業務を効率よくこなせる一般事務は、円滑な組織運営のために不可欠な存在です。

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一般事務になるには

特別な資格やスキルがなくても就職は目指せる

一般事務は、日本各地の多くの企業で募集されています。

「一般事務」「事務職」「一般職」などの名称で求人が出ることが多く、いずれも事務を中心としたオフィスワークを中心に手掛ける職種です。

一般事務は、未経験からでもやる気さえあれば就職できるケースが多いですし、学歴もあまり重視されません。

ただし、一部の企業は「短大卒・専門学校卒以上」の学歴を採用条件とし、超有名企業になると「大卒以上」の学歴が必要な場合があります。

可能であれば大学に進学しておくほうが、就職先の選択肢は広がるでしょう。

パソコンや簿記のスキルがあると評価されやすい

一般事務には、就職時点で特別な資格やスキルが求められないことが多いですが、パソコンのスキルは歓迎されます。

学生時代のうちにパソコンに慣れ親しんでおき、マイクロソフト社のオフィスソフトを使いこなせるようになっていれば、実務でも役立つでしょう。

また、簿記を理解していれば経理関連の事務も担当できるため、優遇されることがあります。

一般事務は多様な業界・業種の企業で募集されているため、どのような職場で働きたいのかをよくイメージして、就職先を探すとよいでしょう。

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一般事務の学校・学費

パソコンや簿記のスキルを習得してから就職する人も

一般事務は、さまざまな学校から就職を目指せる職種です。

高卒者を採用する企業は決して少なくありませんし、学生時代の学部や専攻などもほとんど問われません。

ただし、一部の有名企業は一般事務にも高学歴を求めるため、できるだけ大きな企業で働きたいと考えるのなら、大学に進学しておくほうがよいでしょう。

パソコンスキルや簿記、語学力、ビジネスマナーなど、事務職に役立つアピールポイントがあると就職時には有利です。

一般事務職としてバリバリと活躍したいと考えるのであれば、高校卒業後に、ビジネス系専門学校や一般事務コースなどがあるビジネススクールで学んだり、大学や短大で簿記のスキルを身につけたりするのもおすすめです。

関連記事一般事務になるためにはどんな学校にいけばいい?(大学・専門学校・短大)

一般事務の資格・試験の難易度

一般事務の仕事に役立つ資格

一般事務になるために、必須の資格はありません。

ただし、オフィスワークを効率よくこなすためには、パソコンのスキルを身につけておくと有利です。

ここでは、一般事務を目指すうえでおすすめの資格を一部紹介します。

MOS資格

一般事務の仕事では、パソコンを使って資料作成やデータ入力などをおこなうことが非常に多いです。

「マイクロソフトオフィススペシャリスト(MOS)資格」は、ワードやエクセルといったオフィスソフトのスキルを証明するために役立ちます。

就職活動のアピール材料にするのはもちろん、資格取得の勉強を通して、実務でも使えるスキルが身につくでしょう。

日商簿記検定試験

企業の経営成績と財政状態を把握するためには、簿記の知識を身につけることが必要です。

簿記の有名な資格である「日商簿記検定試験」は、取得を推奨する企業も多く、持っておいて損はありません。

試験種目は簿記初級・3級・2級・1級に分かれ、2級以上を取得していれば高く評価されることがあります。

その他の資格

このほか、ビジネスの基礎スキルを証明できる「秘書検定」や、語学力を証明できる「TOEIC」の高いスコアなどは、一般事務としても評価されやすくなっています。

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一般事務の給料・年収

企業の規模や雇用形態による差が出やすい

さまざまな調査データをもとに見ていくと、一般事務の平均年収は300万円前後がボリュームゾーンと考えられます。

ただし、一般事務の勤務先は多岐にわたり、勤務先の地域や規模、雇用形態、ボーナスの支給状況、残業時間などによっても収入は異なります。

基本的には、そこまで高度な専門性が求められないオフィスワーク系の職種であるため、あまり高年収は期待できません。

とはいえ、正社員として大手企業で働く場合には、手厚い手当が用意されていたり、福利厚生も充実していたりするため、安定した働き方が実現できるでしょう。

一方、パートや派遣社員などの非正規雇用で働く場合には、年収200万円程度にとどまるケースもあります。

専門的なスキルがあれば高年収も望める

一般事務は、他の職種と比較した場合の給与水準はやや低めとなっています。

この仕事で収入アップを目指すのであれば、いかに専門的なスキルを身につけて、現場で重宝される存在になれるかがポイントになってきます。

たとえば経理や貿易関係の知識、語学力などを有し、他の人と差をつけることができれば有利です。

スキルアップのために資格取得を目指したり、豊富な事務の経験を生かして、より待遇のよい企業への転職を目指したりする人もいます。

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一般事務の現状と将来性・今後の見通し

活躍の場は多いが、キャリアアップが難しい場合も

一般事務は日本全国、あらゆる組織において必要とされる職種であり、今後も需要が大きく減ることは考えにくい職種です。

勤務先の選択肢が豊富で、雇用形態や待遇など、個々の希望に沿った職場で働けるチャンスが豊富にあります。

しかしながら、他の専門的な職種と比べてみると、一般事務は特別なスキルが求められにくいこともあって年齢や実績に応じた昇給の幅が小さく、キャリアに限界を感じやすい職種ともいえます。

また、近年では人件費の削減などの目的で、派遣社員や契約社員といった非正規雇用の採用率が高まっています。

できるだけよい待遇で一般事務として働きながらキャリアアップを目指すには、ビジネスに対する意識を高くもち、専門的なスキルを習得することが必要になってくるでしょう。

たとえば簿記や経理、IT関係のスキルは実務で役立ちますし、転職の際も評価されやすいです。

スキルが高く、仕事ができる一般事務は重宝され、多くの職場で必要とされる人材を目指せます。

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一般事務の就職先・活躍の場

あらゆる業界で求められる職種

一般事務は、ありとあらゆる業界で活躍できるといっても過言ではありません。

日本各地の大手企業から中小企業まで、さまざまな企業が一般事務を募集しています。

ただし、ひとことで一般事務といっても、勤務先によって任される業務内容や仕事の進め方には違いが出ます。

多くの場合、一般事務は書類作成やデータ入力、電話応対といったデスクワークを担当しますが、たとえば製造業の企業では、それに加えて製品の梱包作業や発送といった業務まで任されることがあります。

また、海外との取引が多い企業では、英語力がある一般事務が積極的に採用されるなどのケースがあります。

具体的な業務や期待される役割については、よく確認してから就職先を決めていくとよいでしょう。

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一般事務の1日

臨機応変な対応を求められることもある

一般事務の仕事は事務作業が中心ですが、1日の流れは勤務先によって大きく異なります。

職場によっては突発的に仕事が発生することもあり、スケジュール調整を臨機応変におこなう必要があります。

ルーティンワーク中心で担当する場合、基本的に定時近くで退社できることが多いですが、急ぎの仕事が舞い込んできた場合は残業しなくてはならない場合もあります。

ここでは、大手企業で働く一般事務の1日を紹介します。

8:30 出社
メールチェックと業務スケジュールを確認します。
9:00 始業
電話応対や書類作成など。
12:00 昼休み
午後からの仕事のためにリフレッシュ。
13:00 デスクワーク
郵便物の仕分けや商品の発注などを速やかに進めます。
16:00 来客対応
18:00 業務報告・退社
日報を作成し、チームリーダーに業務報告をして退社します。

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一般事務のやりがい、楽しさ

周囲の人々を陰で支えることがやりがい

一般事務は、普段あまり表に出ることがなく、目立ちづらい職種ではありますが、多くの企業で重要な役割を担っています。

一般事務が担当する資料作成やデータ入力、来客応対などの業務は、どれも各セクションの業務を円滑に回すために不可欠なことです。

営業職のように目に見える成果は出にくくても、テキパキと業務を片付ける一般事務のスタッフがいることで仕事がうまく回り、職場全体がよい雰囲気になることもめずらしくありません。

経験豊富になると「困ったときは〇〇さんに聞けばよい」など頼られることも増え、それをやりがいと感じる人もいます。

どの企業でも役立つスキルが身につく

一般事務は、日々パソコンを使ったオフィスワークをこなしていきます。

一つの職場で身につけた事務的なスキル、ビジネスのノウハウは、また別の職場でも生かせるものであり、積極的に学び、どんどんスキルアップしていく人もいます。

一般事務を募集する企業は日本全国に数多くあるため、転職先の選択肢も豊富で、自分に合う場所で働ける場を見つけやすいのも一般事務の魅力です。

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一般事務のつらいこと、大変なこと

職場環境や労働条件に不満を抱く人も

一般事務は、パソコンを使った基本的な事務作業から来客応対、会議の準備など多様な業務を任されるため、どの職場でも仕事に慣れるまでが大変だと感じる人が多いです。

とくに小規模な組織では事務が一人しかいないこともあり、総務や経理的な業務、ときに社長や役員の秘書的な業務まで担当するケースもあります。

あまりに雑多な仕事を振られると「雑用ばかり」と感じてしまうかもしれません。

事務職に対して、楽で働きやすいといったイメージを抱く人もいますが、職場環境や労働条件も左右されるのが実情です。

人間関係に悩む人もいる

一般事務は異動が少ない職種であるうえに、女性が多いため、勤務年数の長い先輩女性からの厳しい目や、女性同士の確執に悩む人もいます。

また、総合職など他の職場・立場の社員とコミュニケーションがうまくとれない場合も、仕事がつらくなってしまいます。

人間関係は、いざ職場に入ってみなければわからない面もあるため、どうしても耐えられない場合には職場を移ることも考えてみるとよいでしょう。

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一般事務に向いている人・適性

デスクワークを苦にせず人のサポートが好きな人

一般事務としての適性は、いくつも挙げられます。

すべてを兼ね備えている必要はありませんが、ここでは、身につけていると一般事務として活躍しやすいスキルや向いている人の例を紹介します。

人をサポートするのが好き

一般事務は、各職場で他の社員を支える、裏方の役割に立つことが多いです。

人をサポートする仕事にやりがいを感じることができる人に向いているといえます。

コミュニケーション能力

一般事務は、社内外のさまざまな人と関わります。

上司や顧客のニーズを正しくとらえ、円滑に仕事を進めるためにも、人間関係を上手に構築していく力が求められます。

単調な作業も丁寧にできる人

事務業務では、書類を間違えずに作成したり、決められた通りにファイリングをしたりと、正確性が求められることが多いです。

パソコンに向かってのルーティンワークも多いため、単調な事務作業を苦痛と感じない人、細かな作業も丁寧にこなせる人に向いています。

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一般事務志望動機・目指すきっかけ

人のサポートをするのが好きな人が多い

一般事務として働く人の数は非常に多いため、志望動機も人によってさまざまです。

この職に就く人の傾向としては、営業職などのように前面に立って交渉や折衝をするような仕事よりも、陰で人をサポートするのが好きだったり、細かな作業をするのが得意だったりする人が多いです。

デスクワークを苦にせず、決められた仕事を効率よくこなしていくのが得意な人も、一般事務を目指すことがあります。

また、家庭の事情やプライベートを重視したいなどの思いから、残業が少なめの一般事務を志望する人もいます。

志望動機を考える際のポイント

一般事務は、一人でコツコツとパソコンに向かう仕事だと思われがちですが、実は社内の人と関わることも多い職種です。

このため、企業によっては一般事務に対して、パソコンスキルや事務能力以上に、人柄やコミュニケーション能力を重要視する場合があります。

「一般事務はこういう仕事」と決めつけ過ぎず、志望先がどのような事務を求めているのかをよく調べてみましょう。

そのうえで、一般事務としてどのように企業に貢献できるかをアピールすると、好印象を与えやすいです。

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一般事務の雇用形態・働き方

自分のライフスタイルやキャリアプランに合う働き方を選択可能

一般事務の雇用形態は、正社員をはじめ、契約社員や派遣社員、パートアルバイトなど多様です。

日本全国の多くの企業で一般事務が募集されており、自分が理想とするライフスタイルやキャリアプランに合う働き方を選択することができます。

正社員は最も待遇がよく、とくに大手企業は福利厚生も充実しているため、人気があります。

ただし、勤務先によっては残業が多かったり、転勤を命じられたりすることもあるため、プライベートを重視するためにあえて非正規雇用を選択する人もいます。

また、一般事務は派遣社員の需要も大きいことが特徴です。

派遣は決められた期間で働くスタイルが一般的で、やや不安定ではあるものの、経験豊富で高いスキルをもつ人は高時給で働けます。

このほか、近年は在宅で一般事務の仕事をするフリーランスの働き方をする人も、徐々に増えてきています。

関連記事一般事務の働き方の種類とその特徴

一般事務の勤務時間・休日・生活

ワークライフバランスはとりやすい

一般事務の勤務体系は勤務先によって異なりますが、正社員として働く場合、9時から18時前後の「日勤」で働くことが多いです。

休日は土日祝日の「完全週休2日制」が一般的ですが、業種によっては週末は営業日とし、その代わりに平日を休みとするところもあります。

有給休暇は比較的とりやすく、休日出勤もめったにないため、ライフワークバランスを重視したい人には適しています。

ただし、残業については勤務先によってまちまちです。

定時退社が基本の企業が多くある一方、職場の体制や担当業務によっては、普段から残業量が多めのこともあります。

繁忙期の有無などによっても忙しさは変わってくるため、必ずしも定時退社ができるわけではないことは頭に置いておいたほうがよいでしょう。

関連記事一般事務の勤務時間・休日・残業

一般事務の求人・就職状況・需要

需要は大きいが大手企業の競争は厳しめ

正社員に派遣社員やアルバイト・パートを含めれば、一般事務の求人数は非常に多いです。

また、多様な業界・業種の企業が一般事務を募集しているため、雇用形態や勤務条件など、自分に合う勤務先を探すことができます。

ただし、企業によっては一般事務にも豊富な経験や特別なスキルを求めることがあるため、簡単に就職できるとは限りません。

事務系の資格を取得していたり、ビジネスに対する高い意欲がある人が優先的に採用されることもあります。

とくに大手企業は知名度の高さや、待遇面がよいことから人気が高く、高倍率になりがちです。

企業が求める人物像をよく研究して、就職試験に臨むように心がけましょう。

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一般事務の転職状況・未経験採用

「未経験可」でもパソコンスキルは必須

ハローワークや大手転職エージェントが公開する一般事務の求人では「未経験可」とするものが目立ちます。

一般事務は、他の職種と比べると、未経験でも採用される可能性が高い職種です。

しかし、応募条件には「Excel、Wordの基本操作ができる人」と記載する企業が非常に多くなっており、パソコンの基本スキルは、一般事務を目指すうえではもはや必須スキルといえます。

また、ビジネスマナーを身につけている人は歓迎されやすいです。

とくに人気がある大手企業を志望する場合、前職の経験をどう生かせるかや、特別な資格やスキルがないと採用されないことも多いため、きちんと準備しておきましょう。

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