一般事務の志望動機と例文・面接で気をつけるべきことは？
一般事務を目指すきっかけで多いものは？
人のサポートができる仕事がしたかった
一般事務を目指す理由としてよく聞かれるのは、「事務」の仕事そのものに興味があったというものです。
一般事務の仕事の基本は「人のサポート」であり、他の社員がスムーズに仕事を進めるためのさまざまな仕事を担います。
営業など最前線に立って仕事をするよりも、人を陰でサポートすることが好きな人、そのような仕事に適性があると考える人が、一般事務になると考えるケースはよくあります。
プライベートの時間を確保したかった
一般事務の仕事の特徴として「残業が少ない」「休日を確保しやすい」というメリットがあります。
そのため、できるだけプライベートの時間をとりたい人や、仕事と子育てや家事などを両立させたい人が、一般事務を選択することもあります。
キャリアアップや大きな収入よりも、自身の理想とするプライベート重視型のライフスタイルを優先させたいといった人にも、一般事務は人気です。
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一般事務の志望動機の考え方
一般事務は、どのような業界・業種の企業でも活躍できる可能性がありますが、有名な大企業になるほど競争倍率は高めです。
そのため、比較的就職しやすいといわれる一般事務とはいえど、志望動機をしっかりと考えて企業にアピールしましょう。
とくに事務職未経験の人は、企業の目にとまるような志望動機で、他の応募者との差別化を図る必要があります。
まずは「一般事務として役立てられそうな、自分の長所」をよく考えてみましょう。
その際、できるだけあいまいな表現は避け、具体的な志望動機にまとめることが重要です。
「一般事務に興味があるから」「御社の事業に関心があるから」ではなく、「私の○○（自分の長所や強み）なところが、御社の事務職として貢献できると考えたから」など、PRポイントを明確にして志望動機をまとめましょう。
一般事務の志望動機の例文
持っている資格をアピール
「私は大学在学中に、通信教育を利用して「MOS」「簿記」「秘書検定」の資格を取得しました。
パソコンに関しては、在学中に必要になったレポートや発表会用の資料作成などでも使用経験が多く、パソコンを使った書類や資料作成、そのためのデータ収集や整理などの作業には自信があります。
事務職としての経験はありませんが、これらの資格を取得するために得た知識やスキルは、御社の一般事務としてお役に立てると考えております。」
事務職ではないが事務職の役に立つバイト経験をアピール
「私は大学在学中に3年間、飲食店のアルバイトで接客を担当してきました。
ビジネス街の店舗だったため、毎日たくさんの接客をする機会に恵まれました。
長く働くなかで、常に明るく前向きな接客・サービスの姿勢を評価されるようになり、接客担当のリーダーを任されていました。
御社の一般事務の仕事でも、このアルバイト経験で得たコミュニケーションスキルを生かし、前向きに働きたいと考えています。
採用いただけましたら、丁寧で細かな心配りのできる事務職として、御社に貢献したいと思います。」
事務職としての経験をアピールする
「私は、前職でも一般事務の仕事に従事しておりました。
おもな仕事内容はパソコンを使っての事務作業で、電話・来客対応などお客さまと関わる仕事も担当しておりました。
最初は慣れない作業ばかりで戸惑いながら仕事をしておりましたが、5年という経験で、事務職としての実力を磨くことができました。
とくにパソコンを使っての丁寧かつ迅速な資料作成においては自信があり、役員から直々に評価していただいたこともあります。
この5年の経験は、御社の一般事務としても必ずお役に立てると考えております。」
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一般事務の面接で聞かれること・注意点
前職の経験
一般事務を募集する企業では、即戦力となれる人材を求めていることも多いです。
その指標として前職の経験、とくに事務職の経験者の場合は突っ込んだ部分まで聞かれることが多いです。
具体的にどのような業務をメインで担当していたのかや、組織内での自分の役割をまとめて、簡潔に応えられるように準備しておきましょう。
一般事務の仕事への熱意
新卒で、まだ前職の経験がない場合は、志望動機や一般事務の仕事に対する熱意などが重点的に聞かれます。
実際、一般事務は「やりがいのなさ」を理由に退職する人も多いため、一般事務として長く、熱意をもって働く心構えをアピールすることは重要です。
採用された場合にどにょうな仕事をしたいのかを聞かれることもあるため、具体的に説明できるようにしておきましょう。
パソコンをどの程度使えるのかについて
一般事務の仕事では、必ずと言ってよいほどパソコンを使って仕事を行います。
現時点でのパソコンスキルを確認されることがあるため、もしパソコン関連の資格を持っていたら、その正式名称や、パソコンを使ってどのような作業ができるのかを、わかりやすく伝えられるように考えておきましょう。
一般事務の自己PRのポイント
一般事務に限ったことではありませんが、採用するうえで「コミュニケーション能力」を重視する企業は少なくありません。
とくに一般事務の場合、社内ではさまざまな部門の社員とやりとりを行い、社外の人とも電話や来客対応の機会が多いです。
コミュニケーション能力が高い人材は、とくに高く評価されやすいと考えられます。
面接時には、単なる意思疎通を心がけるだけでなく、相手の質問に対して誠実に答える姿勢や、丁寧な言葉遣いなどを意識して対応しましょう。
一般事務の履歴書で気をつけるべきことは？
一般事務の履歴書においては、パソコン関連の資格を中心に、取得した資格については忘れずにアピールしておきましょう。
また、前職の経験がある場合も、漏らさず記入しておく必要があります。
職歴に関しては何の仕事をしてきたかだけではなく、その仕事を通じてどのようなスキルを身につけたのかまでわかるように書くとよいでしょう。
ただし、履歴書の基本は「わかりやすく簡潔に」です。
あまりに長々としたアピールは逆効果になる可能性があるため、注意しましょう。
