大学職員の仕事内容

大学職員の仕事とは

大学職員とは、国公立および私立大学において、事務、広報などの業務を通じて、大学の運営をサポートする学校職員です。

大学職員は、その業務内容から「事務系職員」と「技術系職員」に大きく分けられます。

「事務系職員」は庶務、会計、人事などの事務を担当し、そのなかには図書職員として司書的職務に就いている人もいます。

「技術系職員」は機器の運転操作など技術・技能に関する業務を担当し、学内施設の工事や維持管理、実験装置の開発などを行います。

日本の教育現場を支えるというやりがいの大きさ、給料・待遇面の安定感、突発的な残業が少なく休日も取りやすいという労働環境のよさなどから人気の職業となっています。

大学職員の業務の内容

事務系職員の業務

学生支援

学生の入学から卒業までを学業・生活の両面からサポートします。

具体的には、カリキュラムの編成、成績の管理、退学・休学の手続きなど教務に関する業務、さらには奨学金の申請受付、就職サポート、学生からの相談対応など学生生活全般の支援を行います。

研究支援・社会連携

教員の研究活動や産官学連携の推進を支援します。

具体的には、研究に関わる外部資金調達の支援、特許取得の手続き、民間企業などとの共同研究や受託研究の契約手続き、一般向け公開講座の企画・運営などを行います。

入試・広報

大学入試センター試験や個別学力試験の実施、また高校や予備校に向けてのPR活動、オープンキャンパスの企画・運営など学生募集に関する広報業務を行います。

さらに大学のウェブサイトやSNSの管理・運営、広報誌の編集・発行、メディアへの取材対応なども行います。

国際交流

海外との学術交流や留学生交流の推進を支援します。

外国人留学生の受け入れや生活サポート、日本人学生の海外留学派遣など留学に関する事務手続きがおもな業務です。

また海外の大学等と国際交流協定などの締結、国際交流に関する教育プログラムの運営なども行います。

総務・企画・人事

大学の組織全体を円滑に運営し、勤務する教職員を支えるための幅広い業務を行います。

具体的には、入学式・卒業式などの式典運営、教授会など学内会議の運営、学内規則の制定や改廃、将来構想等の企画立案などを行います。

また教職員の採用、昇任、異動などに関する手続き、給料や諸手当の決定、福利厚生に関する手続きなどの人事業務も行います。

財務・会計

組織を運営するために必要な財務上の管理を行います。

年間の予算・決算をまとめることがおもな業務です。

具体的には、研究に必要な物品の購入・管理、授業料の出納、教職員の給与支払い、資産の管理・運用などを行います。

医療支援

高度先進医療を担う大学附属病院の管理運営業務を行います。

具体的には、外来患者の受付や入退院手続き、診療費の計算・徴収などの医療事務業務、さらには地域連携医療計画の作成や病院経営に関わる業務も行います。

図書館業務

大学に付属する図書館などを管理・運営し、その資料や情報を提供することで教育・研究活動を支援することがおもな業務です。

図書館で扱う資料の選定・発注、図書館システムの管理など管理系の業務、また資料の貸し出し、問い合わせ応対など利用者に対するサービス系の業務があります。

技術系職員の業務

施設系業務

大学内のさまざまな施設の企画、整備、維持管理をする仕事です。

キャンパス全体の整備計画を立て、予算要求を行う「企画部門」、新築工事や改修工事の発注や監督を行う「整備部門」、整備後の建物をメンテナンスし、維持管理を行う「管理部門」があります。

研究支援系業務

大学などの研究施設で、専門知識を生かして技術面から教育・研究のサポートをします。

実験装置の開発からデータ解析、学生の実験・実習における指導や助言などを行います。

大学職員の役割

大学の管理運営に携わる

小学校から高校までは、文部科学省の学習指導要領があり、学校によって進み方に差はあるものの、勉強する教科や学習範囲はほぼ共通です。

一方、大学においては、それぞれの大学が自ら掲げる教育理念に基づき、自由にカリキュラムを編成することができます。

大学を運営するには、どんな学生を集めたいのか、そのためにはどんな選考をするのか、入学後、何を学ばせるのか、どのように単位を認定するのか、留学やインターンシップはどう認めるのかなど、考えなければならないことは数多くあります。

とくに学部や学科が新設されるような場合は、特色を打ち出し、学生にとって魅力のある大学をつくるべく、学生の入学から卒業までのシナリオをしっかりと組み立てます。

既存の学部や学科の編成についても絶えず見直し、より時代のニーズに合わせたカリキュラムにしていくことが求められます。

理事会や教授会が方針を立て、教授陣が意見を出しますが、具体的な取り組みを考え、実際に新しいカリキュラムを作り上げていくのは大学職員の仕事となります。

このように大学職員には、教員等と連携・協力し、大学全体の管理運営に携わる役割があります。

裏方としての環境づくり

大学で勤務する教員は、教育者であると同時に研究者でもあります。

学生に授業を行い、専門分野の研究をすることが教員の本来の仕事ですが、実験準備や事務作業、その他学内業務などが多忙で、実際には十分に専念できないことが多いのが実情です。

大学職員には、教育研究活動の支援を行い、教員が本来の目的を達成できるように環境づくりをする役割があります。

具体的には、実験機器の保守・管理、研究費の申請や管理、知的財産権の事務処理、ホームページ作成などの広報活動、シンポジウムの企画・運営などが挙げられます。

また学生の進路や休学に関する相談に乗ったり、経済的に困難を抱え授業料が未納になっている学生をサポートしたりと、学生が快適な大学生活を送ることができるように環境を整えることも大学職員の役割です。

「営業」のような役割も

近年、私立の大学が乱立するなかで少子化が進み、大学によっては定員割れを起こすなどの厳しい状況に立たされているところもあります。

このため、学生を獲得するための大学同士の争いが激化しています。

大学において、各学科が定員割れしないようにすることはもちろん、自校をPRし、たくさんの受験者を集め、優秀な学生を入学させることができるかどうかが、大学を発展させていくカギとなります。

この学生募集の中心的な役割を担うのが大学職員です。

大学職員のなかでも、とくに学生募集を担当する入試広報課などの職員は、全国を飛び回り、高校生向けの大学説明会を開催する仕事をしています。

これは会社において売上に責任をもつ「営業」と同じような役割といえます。

大学職員の勤務先の種類

大学職員のおもな勤務先となる大学には、大きく分けて「国立大学」「公立大学」「私立大学」の3つがあります。

国立大学は、国(国立大学法人)が運営している大学です。

2019年時点で日本全国に86校あり、各都道府県に最低1校は存在します。

公立大学は、都道府県や市などの地方公共団体(公立大学法人)が運営しており、2019年時点で日本全国に93校あります。

私立大学は、民間の学校法人によって運営されており、2019年時点で607校と、全大学の約8割を占めています。

一般的な大学以外の勤務先には、大学院、短期大学、高等専門学校があります。

具体的な配属先としては、学生課・人事課など大学内の各部署、大学に併設されている研究所、図書館、スポーツセンター、大学病院などの附属施設が挙げられます。

なお、国公立大学や中規模以上の私立大学では、ジェネラリストの育成のため、複数の業務分野に携わるよう数年ごとに異動が行われます。

その一環として、大学によって海外赴任や大学が設立した関連会社等へ出向することもあります。

大学職員の仕事の流れ

ここでは例として、国際交流センターなどの部署で、外国人留学生の受け入れに関わる業務を行う場合の流れを紹介します。

1.留学決定から入学まで

海外の交流協定校からの交換留学生の場合は、協定校からの申請を受けて、受入部局や教授会などで受け入れの審議をします。

受け入れ決定後は、ビザの申請や在留資格の取得など入国手続きの補助も行います。

国費留学生の場合は、航空券の手配や奨学金支給用の口座開設手続きの補助なども行うため、文部科学省や旅行会社、銀行などとも調整しながら業務を進めます。

2.来日後オリエンテーションと諸手続き

留学生が来日する際は空港で出迎え、来日後は学生証の発行、役所での住民登録や国民健康保険への加入、宿舎や学生寮など住居の手配、携帯電話の契約などの諸手続きをサポートします。

先輩学生から学業・生活面のアドバイスをする「チューター」をつける手続きをし、
また日本語教育プログラムや大学での日常生活についてのオリエンテーションも行います。

3.在学中のケア

在学中に学習面や生活面で困ったことがあれば相談に乗ります。

留学生は、母国とは言葉や生活習慣に違いがあるので、精神的なケアも大切になります。

また学生同士の異文化交流イベントのサポートも行います。

4.帰国時・帰国後支援

銀行口座や宿舎の解約、ごみ等の処分など帰国時に留学生本人が行う手続きをサポートします。

また帰国後の動向を把握し、同窓会の加入手続きなどフォローアップも行います。

大学職員と関連した職業

大学職員と同じ職場に勤務する職業として「大学教員」があります。

大学教員とは、専門分野の研究や学生への講義・指導を行う、いわゆる「大学の先生」で、おもな職位には教授、准教授、講師、助教、助手などがあります。

大学教員の仕事は、「教育」「研究」「大学運営」と大きく3つの分野に分けられます。

学生に対し、講義や演習を通して専門知識を伝え、ゼミなどで卒業論文の作成方法やまとめ方などを指導します。

研究の成果を論文にまとめ、所属学会や学会誌などで定期的に発表することも大きな仕事です。

また、教授会などの会議に参加して、大学の運営に関わる業務にも携わります。

そのほかにも、テレビやラジオ、雑誌などに登場して専門分野の解説をしたり、講演活動を行ったり、企業や地域と共同で研究を進めたりすることもあります。

大学職員は、大学教員のさまざまな活動をサポートすることが仕事となり、両者の関係は、しばしば「車の両輪」に例えられます。

教員によっては、大学職員を単なる黒子的な事務員として取り扱う風潮もありますが、近年では大学職員も大学の事業に対してより積極的な役割を果たすことが期待され、大学の組織全体として学生を育てていく「教職協働体制」が求められています。

大学職員と大学教員の違いとは?