総務の仕事、業務内容

組織を整備し、社員が働きやすい環境を整える

総務は、企業などの組織において、従業員が働きやすい環境を整え、業務を円滑に進められる職場づくりに中心となって取り組む職種です。

具体的な業務内容としては、組織で使用する備品・機器の調達やオフィス建物の管理、福利厚生制度の整備、社内制度の改善・推進、来客対応、会社のイベント企画・運営など多岐にわたります。

「便利屋」としての活躍が求められることが多く、決して目立つポジションとはいえませんが、どの組織にとってもなくてはならない存在です。

具体的な業務内容

総務の仕事は、おもに以下のようにわけられます。

備品・機器等の調達

文房具やオフィス用机・椅子、PCなど、社内で利用する消耗品や機器等の調達手配と管理を行います。

オフィス建物の管理

オフィス賃貸・売買契約や清掃業者の手配のほか、オフィス移転にともなうスケジュール管理や運搬業者とのやりとりなどを行います。

福利厚生の整備

厚生年金や健康保険をはじめとする福利厚生施策の設計や運営を行います。

企業によっては、人事・労務や経理の仕事を兼ねて、従業員の勤怠管理などの労務管理、給与計算などの手続きを担当することもあります。

社内制度の改善・推進

社員の働きやすさを重視した社内制度を考えたり、適宜その内容を見直したりしながら、社内全体への浸透を図ります。

来客対応

外部からお客さまが来社された際のご案内、お茶出しなどを行います。

社内イベントの企画・運営

株主総会や社員総会など、多様な社内イベントの企画と運営を行います。

総務に求められるもの

総務は、社外のさまざまな業者とやりとりをする機会が多いため、コミュニケーション能力が必要とされます。

また、あらゆる部門の社員と関わりながら組織全体に関わる業務をこなすことから、常に広い視野を持つことが大切です。

たとえば「消耗品が切れている」「最近、残業時間が増えているようだ」など、周囲の動きや変化にすぐ気付ける人は総務としても活躍しやすいです。

総務の仕事は細々としたことも多く、決して表舞台に立つ華やかな存在ではありません。だからこそ、他人のために「縁の下の力持ち」になることに喜びを見出せる人がこの仕事には適しています。