総務の仕事内容・社内の役割とミッション

総務の仕事とは

総務は、企業や役所などにおいて、「組織運営そのもの」に関するさまざまな業務を行う職種です。

具体的な仕事内容としては、職場で使用するパソコンやデスクなどの備品・消耗品管理、施設管理、福利厚生制度や就業規程の整備、株主総会の運営・進行、外部組織との渉外などが挙げられます。

仕事内容は非常に幅広いものの、基本的には組織で働く従業員のために、各人が働きやすい環境を整えることが総務の役割です。

決して華やかな仕事ではなく、総務はいわばほかの社員のために日陰となって働く「縁の下の力持ち」といえる地味な職種です。

しかし、業務を円滑に進めるためには総務の働きが不可欠であり、どんな組織にとってもなくてはならないポジションです。

業種や企業規模などに関係なく、オールマイティにあらゆる組織で働ける点が総務のメリットといえるでしょう。

総務の具体的な業務の内容

機器・備品・施設管理業務

総務のおもな仕事として、パソコンやコピー機、電話・FAX、シュレッダーなどのオフィス機器、デスクや椅子などのオフィス家具、名刺や文房具などの消耗品類の管理業務があります。

不足が生じないように在庫を補充したり、故障などの不具合が生じた場合はメンテナンス業者を手配したりします。

また、空調機器や照明、防災設備の維持管理や、清掃業務の選定など、施設管理も総務の仕事です。

オフィスビルに入居している場合は、消防署などと連携し、防災訓練を実施することもあります。

福利厚生業務

有給休暇の日数管理や申請の受理、社内規則や労務規定の作成や見直し、社員名簿の作成・管理などが福利厚生業務にあたります。

社内行事の企画・運営も総務の仕事に含まれるケースが多く、入社式や社員旅行、健康診断、職場運動会、忘年会などのイベントを手掛けることもあります。

社員への告知や日程調整、予算管理、会場の確保、外部業者との打ち合わせ、当日の案内など、業務は多岐にわたります。

株主総会業務

上場・非上場に関係なく、一定以上の規模の株式会社では、年に1回程度、株主総会が実施されます。

株主総会や、それに併せて開催される取締役会も、総務が取り仕切るケースが一般的です。

株主総会に関する業務としては、総会全体の司会進行、想定問答集や当日の配布資料の作成、株主への招待状の送付、議事録の作成などがあります。

渉外業務

渉外は、取引先や消費者、金融機関、公的機関、業界団体など、社外の組織と交渉する業務です。

事業を運営していくうえでは、役所に許認可申請手続きを行ったり、ほかの組織の協力を仰いだりすることが必要になるケースもよくあります。

会社によっては広報部や法務部などが担当することもありますが、外部からの連絡窓口を1本化する目的もあって、総務が請け負うことが多くなっています。

総務の社内での役割・ミッション

総務は、営業や経理とはやや事情が異なり、明確に「これ」とイメージできる仕事がありません。

総務と聞くと、「何でも屋」や「便利屋」のように考えている人も決して少なくはないでしょう。

その印象はあながち間違いでもありません。

総務の仕事は、「ほかの部署では扱わないが、組織運営にとって必要な業務すべて」だからです。

しかし、その何でも屋である総務が、本業とは直接関係のない雑多なさまざまな仕事を引き受けてくれるおかげで、ほかの社員たちは、自身の業務に専念することができます。

ほかの社員が快適に働ける環境をつくり、「縁の下の力持ち」として組織を影からサポートすることが、総務に課せられた役割といえるでしょう。

総務の業界・企業規模による仕事の違い

総務は、業界に関係なくどんな組織でも必要となる職種ですが、業界による仕事の違いはあまりありません。

その一方、企業規模による違いはかなりあります。

規模の小さい会社では、総務担当者が少人数であるため、1人でさまざまな業務を幅広く担当するケースがほとんどです。

なかには専門の部署が設けられておらず、人事部や経理部、法務部などが兼任しているところもよくあり、まさに「何でも屋」のような状況になっていることもよくあります。

これに対し、規模の大きい会社では、総務部はきちんと独立した部署であるうえ、複数の課が設けられ、明確な役割分担がなされています。

とくに上場企業の場合は、株主総会や投資家対応関連の業務量が多くなるため、株主専門の担当者を配置している企業も珍しくありません。

総務と関連した職種

経理

経理は、売掛金や買掛金、各種請求書による経費処理、税金の支払など、企業活動によって生じるお金の動きを勘定科目などに入力し、管理する職種です。

経理と総務は、月々の給与計算や社会保険、厚生年金などの手続き、株主総会に提出するための決算など、さまざまな業務でお互いが関係し合っています。

双方ともに、本業とは直接関係のない、いわゆる「間接部門」に分類される職種であり、上述のとおり、経理部と総務部が一体となっている企業も散見されます。

人事

人事は、従業員の評価査定や昇進・昇格の決定、新規採用・中途採用、研修・教育などをおこなう職種です。

人事も、広くいえば「組織運営そのもの」に関わる仕事であり、その成り立ちや果たすべき役割は総務と共通しています。

このため、経理と同じように、人事・総務部といった名称で業務を兼任していたり、総務部のなかに人事課を配置している企業もよくあります。

労務

労務は、従業員の福利厚生を管理したり、労働環境の安全体制を守ったり、労使交渉(経営者サイドと労働組合サイドの話し合い)を行ったりする職種です。

組織のために従業員が働きやすい環境をつくることがおもな労務の役割であり、総務と労務は非常に似通っている点の多い職種といえます。

組織体制としては、独立しているところもあれば、人事部や総務部のなかに労務課が置かれているケース、労働基準法や労災保険法などの法律知識が必要になることから法務部に置かれているケースなどが見られます。