総務に向いている人・適性・必要なスキル

総務に向いている性格・適性

頼まれごとに応えるのが好きな人

総務に向いているのは、人からの頼まれごとに嫌な顔ひとつせず、親身になって一生懸命に取り組める人です。

総務の仕事は多岐にわたりますが、そのどれもが、基本的には同じ組織で働く従業員のための業務です。

その大半は、備品の在庫管理や申請書類の事務チェックなどの地味な作業です。

ときには、よくわからないまま、「とりあえず総務に聞いてみよう」と仕事を丸投げしてくる人もいます。

だからこそ、総務は性格的適性が非常に重要であり、人から頼まれると嫌といえない、困っている人を見ると放っておけない、むしろ喜んで助けてあげたいというタイプの人が向いています。

世話好きで、人からおせっかいといわれるくらいの人が、総務にはちょうどいいかもしれません。

「マニュアルがなくても平気」な人

総務の仕事は実に多種多様で、ほかの部署からさまざまなことを依頼されます。

ときには前例がなく、誰も手掛けたことがない仕事に出くわすこともあります。

したがって、総務には、先輩や上司から教えを受けなくても、作業手順を記したマニュアルなどがなくても、自力で仕事のやり方を編み出せる実務遂行能力の高い人が向いています。

こうした能力は、「臨機応変さ」や「思考の柔軟性」という言葉に置き換えてみてもよいかもしれません。

総務の仕事は、決まったことだけをこなせばいいというルーティンワークとは対極にあるといえるでしょう。

日常生活のなかで、新しい機械や道具、ゲームなどを購入したとき、説明書を見なくても「なんとなく」で使い方や遊び方がわかるという人は、総務の適性があります。

人付き合いが好きな人

総務にとって、人付き合いのよさは非常に大切です。

たとえば入社式などの社内行事を企画するとき、ほかの部署の社員に当日の仕事を手伝ってもらわないといけないこともあります。

そこで常日頃からフットワーク軽くいろいろな会合に顔を出し、知り合いを増やしておけば、「面倒だけど、〇〇さんの頼みだから仕方がないか」と引き受けてもらいやすくなります。

反対に、あまり仲がよくないと、「ちょっと忙しいのでほかを当たってください」と断られる可能性が高まります。

イベントごとに限らず、どんな仕事でも基本的に同じで、業務をスムーズに進めるためには人間関係が大切です。

プライベートで友人が多く、人付き合いが得意な人は、総務として活躍やすいでしょう。

総務部門で働くには

総務に必要なスキル・能力

マルチタスク能力

マルチタスク能力とは、種類の異なる複数の仕事を同時並行でこなすスキルのことです。

いろいろな部署から頻繁に相談ごとや依頼を持ち掛けられる総務には、マルチタスク能力が求められます。

マルチタスク能力が高ければ、たくさんの案件を抱えても戸惑うことなく、優先順位をつけ、冷静かつスピーディに仕事を片付けていくことができます。

ひとつのことに取り組むとほかが見えなくなってしまうという人の場合、日常生活のなかから意識して、複数のことに注意を向ける訓練を積んだほうがよいでしょう。

法令知識

あまりイメージはないかもしれませんが、総務には法令関係の知識も必要です。

覚えないといけない法律は業界によって多少異なりますが、労働基準法や労働組合法、労働関係調整法、個人情報保護法などについては、まず間違いなくどこの企業でも必要になるでしょう。

これらの法律は社会情勢や政策を反映して頻繁に改正されていきますので、継続的な勉強が欠かせません。

ただし、法務部のように法律全部に詳しいことが求められるわけではありませんので、業務後の自学自習などでカバーできるレベルです。

総務に向いていないのはどんな人?

目立ちたい人

総務は、一般的には裏方に属する職種であり、決して目立つような存在ではありません。

組織を円滑化するために不可欠であるものの、あらためて注目されることはほとんどなく、その役割の広さ、曖昧さもあって、社内からも「何をしているかよくわからない」と思われがちです。

このため、脚光を浴びるような仕事がしたい、会社の主役になりたいという人については、総務は向かないでしょう。

どれだけ仕事が地味でも、誰も見ていなくても、人のためになる仕事にやりがいや喜びを感じるという人でないと、総務は「ただつらいだけ」の仕事になってしまうかもしれません。

自分のペースで働きたい人

総務は、自分で仕事を生み出すというよりも、ほかの人から依頼された仕事をこなすタイプの職種です。

仕事の内容も、仕事量も、自分でコントロールすることはほとんど不可能です。

関わる人の数も社内外含めて非常に多く、部署をまたいで数十人単位で協力しながら仕事に取り組むこともあります。

他人に惑わされず、1人で自分のペースで淡々と働きたい、自分のやり方でないと実力が発揮できないという人は、総務には向かないでしょう。