一般事務の仕事とは？ わかりやすく仕事内容を紹介

一般事務の仕事とは

一般事務とは、企業や官公庁、その他の団体において、あらゆる事務業務に従事する人のことです。

基本的には「オフィスワーク」がメインで、書類作成やデータ入力、電話対応をはじめとする事務全般を担当します。

同じ組織で働く社員・スタッフがスムーズに仕事を進められるよう、裏方としてサポートする役割も担います。

一般事務は、多岐にわたる業界・業種の企業や団体などで活躍できる、需要の大きな職種です。

コツコツと丁寧に業務を進めることはもちろんですが、他部署の社員・スタッフとの関わり、また顧客対応をする機会もあるため、コミュニケーション能力や臨機応変さも必要な仕事でもあります。

一般事務の業務の内容

ひとくちに一般事務といっても、具体的な業務内容は、勤務する企業・団体によって異なる場合があります。

ここでは、一般事務の代表的な業務内容を紹介します。

書類作成

一般事務の仕事はオフィスワークがメインです。

日常業務の中心となるのが、パソコンやオフィスソフトを用いた、会議用の資料や議事録といった各種資料の作成です。

ときには見積書や請求書の作成など、細かな数字が入った重要書類の作成を頼まれることもあり、ミスのない丁寧な仕事が求められます。

業務に必要な資料の作成から書類のファイリング、郵便物の仕分けや電話対応など、どのような組織においても、このような業務を任されることは多いです。

データ入力

データ入力の仕事では、日常的な営業の数字や、売上情報といったデータをパソコンに入力していきます。

小さな数字でも間違えると大きなトラブルにつながる可能性があるため、集中力を保ち、慎重に作業を進めなくてはなりません。

電話・メール対応

外部の顧客や取引先などからかかってくる電話に出て、担当者へ取り次ぎます。

メールの対応まで任されることもあります。

来客対応

オフィスにお客さまが訪問した際には、受付での内線対応や応接室への案内、お茶を出すといった業務を担当します。

来客予定の時間に合わせて、事前に会議室の予約を行うこともあります。

ファイリング

ファイリングとは、組織で使う書類を、決められたルールに沿って整理・管理する業務です。

最近は電子化が進んでいるため、パソコンで作った書類を共有フォルダに適切に保管したり、紙の書類をデジタル化したりといった業務も担います。

その他

部署宛に届いた郵便物の仕分けや、発送する郵便物の手配などを行います。

また、日常的に利用する消耗品・文房具などを発注したり、コピー機やパソコンといった備品に不具合があった際にはメンテナンス依頼をかけたりもします。

一般事務の役割

一般事務は、基本的には定型的な事務作業を中心に任され、そこまで高度で複雑な業務に携わることはありません。

しかし、一般事務は多くの企業や団体にとって、組織のさまざまな仕事を円滑に動かすうえで不可欠な存在です。

組織においては、資料の準備、データ入力、書類の整理など、多様な事務業務が次々と発生するものです。

そういった細かな事務業務を一手に引き受け、効率よくテキパキと片付けていく一般事務がいることで、他職種のメンバーたちは、スムーズに自分の仕事を進められるようになります。

一般事務は、陰で組織を支えるとともに縦横のつながりを維持する役割も担っており、組織に大きく貢献できる職種です。

【業種・企業の特徴別】一般事務の仕事内容の違い

一般事務は、さまざまな業界・業種において必要とされています。

業務範囲は実に幅広いですが、働く企業によっては、一般的なオフィスワーク以外の仕事まで任されることもあります。

一般的なオフィスワークを任される職場での一般事務

一般的な企業でオフィスワークを担当する一般事務の仕事内容は、おもに以下の内容です。

• 資料の作成やそのためのデータ収集
• 書類や契約書の作成やファイリング
• 郵便物の仕分けおよび配送
• 会議の準備
• 電話応対
• 来客応対
• メールやファックスの送信
• 伝票処理
• 備品管理
• 人事や労務部門の仕事

なお、大規模な組織と小規模な組織では、個々の一般事務が担う業務範囲が異なる場合があります。

たとえば大企業で社員数の多い組織では、部門ごとに一般事務が何人も配置され、分業して自分の担当業務の範囲に特化した仕事をすることが多いです。

組織全体の動きを見て動くというよりは、指示された範囲の業務をしっかりと遂行することが求められます。

一方、従業員数が数十人程度の小さな組織であれば、一般事務として働く人は組織全体でも数人、あるいは一人ということも珍しくはありません。

この場合、組織全体に関わる事務業務を広く任されることがあります。

また、小規模な組織では、一般事務が経理担当者として給与計算も行うなど、管理系の仕事まで兼任することもよくあります。

製造業で働く一般事務

製造業界の一般事務は、上記で挙げたような事務業務に加えて、以下の仕事を任される可能性があります。

• 発注書の作成
• 製品や製造スケジュールの管理
• 製品の梱包作業
• 工場で使用する機械の管理　など

とくに「発注書の作成」は、工場で消費する材料を欠品させてしまうと業務に大きな支障が出るため、責任の大きな仕事です。

また、機械にトラブルが発生した際にはその対応に追われるため、残業や時間外勤務をするケースが一般企業よりも多くなりやすいことが特徴です。

一方、製造業は、ほかの業種企業と比較して来客は少ないため、来客応対の仕事は少ない傾向にあります。

自動車関連業界で働く一般事務

自動車関連業界とは「自動車販売店」や「自動車修理工場」など、自動車に関するサービスを提供する業界のことです。

ここでも事務作業を任される機会が多い一方で、自動車業界ならではの仕事も任されることがあります。

たとえば、顧客の自動車を引き取りに行ったり、販売した自動車を納車したりなど、車を運転する仕事です。

また、接客や電話応対に際しては自動車に関する専門用語が使われることも多いため、自動車関連の知識が要求される業界でもあります。

一般事務の仕事の流れ

一般事務の仕事の流れは、勤務する企業・配属先によって大きく異なります。

毎日ほとんど同じ定型的な業務を担当することもあれば、その時の状況に応じてさまざまな仕事を次々とこなしていくことが求められる職場もあります。

また、一般事務の仕事は他部署との関わりも強いため、他部署での業務の動きや状況が、一般事務にも少なからず影響することがしばしばあります。

したがって、一般事務は各職場において、都度、臨機応変な対応を求められることが多いといえます。

一般事務と営業事務の違い

一般事務と似ている仕事に「営業事務」が挙げられます。

営業事務とは「営業担当者のサポートする仕事」のことをいいます。

一般事務が、組織内の事務作業全般を広く扱うのに対して、営業事務は、営業活動に付随する事務作業を扱うことが特徴です。

さらに、営業事務は、一般事務と比較して提供する商品・サービスに関する知識が求められるなど、やや専門的な業務を任されることが多くなります。

また職場によっては、営業担当者に代わっての見積書・請求書の作成や、受発注処理や伝票管理など「営業アシスタント」のような役割まで兼務することがあります。

一方、一般事務は営業部門以外で働く可能性もあり、配属先によって幅広く事務的な業務を担当します。

「一般事務の仕事」まとめ

一般事務は、多くの企業や官公庁、団体などに置かれる職種のひとつで、オフィスワークを中心とした事務業務を担当する人のことです。

業務内容はパソコンを使ったものが中心ですが、ときに顧客や取引先とのコミュニケーションをとることもあり、臨機応変かつ柔軟な対応が求められます。

勤務先の選択肢は多岐にわたり、同じ一般事務という呼び名であっても、各職場における具体的な業務内容は異なる場合があります。