一般事務の１日・生活スタイル

キャリアガーデン編集部

一般事務の業務スケジュール

一般事務の業務スケジュールは、勤務先によってその流れが大きく異なります。

業務内容としては「書類作業」「電話応対」などの事務作業がメインになることは多いですが、勤務先によっては特殊な仕事を任されることがあります。

たとえば、法律事務所に勤務する一般事務の場合、顧客の依頼内容に則した官公庁や関連機関への訪問が必要になります。

工場勤務の一般事務であれば、材料の仕入れや製品の出荷関連の仕事を担当するケースも多いです。

一般事務は、ありとあらゆる業界・業種の企業で活躍する可能性のある職種であり、だからこそ、勤務先によって異なる業務スケジュールになると考えておいたほうがよいでしょう。

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ある一般企業で働く一般事務の1日

1日のスケジュール

8:00 出社
早めに出社し、会社のデスクで朝食をとります。
8:30 スケジュール等確認
朝食後、自分のパソコンを立ち上げて1日のスケジュールを確認。
8:50 朝礼
朝礼に参加し、全体連絡などの事項について理解します。
9:00 電話対応
会社始業後は、得意先等からの電話が次々とかかってきます。テキパキと丁寧に対応し、担当者に取次ぎを行います。
10:00 会議資料の作成
会社で行われる会議等で使う資料を作成。文書作成や表計算、資料作成ソフトなどを駆使して資料作成を進めます。
11:00 伝票整理
業務で発生した伝票の整理を行います。
12:00 昼休憩
午前中の作業内容にもよりますが、基本的に12時頃から昼食をとります。他の社員やスタッフとも交流しながらリフレッシュします。
13:00 会議の準備作業
現在の職場では、14時から会議を行うことが多いです。時間通りに会議をスタートされられるよう、会議室や臨時で会議を行う部屋の机や椅子の配置、作成した資料の配布などの作業を行います。
14:00 来客対応
お客さまを応接室に案内し、お茶を出して担当者を呼び出します。
15:00 郵便物の仕分け
会社に届けられた郵便物を仕分けし、該当する社員に配布します。
16:00 ファックス業務
商品の仕入れや取引先との連絡など、ファックスで行うこともあります。

基本的に会社の業務に関わる重要事項であるため、送信先を間違えないよう入念なチェックが欠かせません。

17:00 日報報告
1日の仕事が完了したら、最後にその日の業務内容を日報にまとめて上司に報告します。
17:30 退社
日報報告その他必要に応じて引継ぎ作業を行い、すべて完了したら退社となります。急ぎで資料作成などの仕事が入ってきたときは、必要に応じて残業もします。

ある法律事務所で働く一般事務の1日

1日のスケジュール

9:00 出社、連絡確認
留守電やメールなど、顧客や関係各所からの連絡に対応。その中に緊急の内容があれば、所長や所属弁護士に連絡して対応を仰ぎます。
9:30 スケジュール確認
所長や所属弁護士が出社したら、1日のスケジュールを確認します。
10:00 各種事務作業
法律事務所の場合、法律や各種公的手続きに関係する依頼が多いため、一般事務の仕事も関係省庁や役所へ出向く機会が多くなります。

それ以外に、書類仕事やファイリング、来客対応など、一般企業の一般事務と同じような仕事もこなします。

12:00　昼休憩
昼食を食べて午後からの仕事に備えます。とくに昼から外出の予定が入っている場合には、しっかりと食べて英気を養います。
13:00 来客対応
16:00 各種書類の作成
法律事務所では、さまざまな書類を必要とします。確認作業はダブルチェックが欠かせません。
17:00 各種確認作業
その日のうちに完了させなければならない仕事をきちんと済ませたか再確認。
その日の仕事の進捗具合に応じて翌日以降のスケジュールを組みなおす必要がある場合は、スケジュール調整を行い、関係するスタッフと確認を行います。
17:30 退社
確認作業に問題が無ければ退社します。

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一般事務の仕事の流れは勤務先によって大きく異なる

一般事務は、多くの企業や官公庁、団体などの組織において必要とされる重要な職種です。

ただ、仕事の流れやスタイルは勤務先によってまったく異なります。

一般事務は残業をしなくてよいと思われることもありますが、それも職場次第です。

とくに繁忙期が明確に存在する職場で働いていると、職場全体が忙しい時期には、一般事務も残業をしなければならないことがあるかもしれません。

一般事務の勤務時間・休日・残業