総務の仕事とは？ わかりやすく仕事内容を紹介

総務の仕事は「縁の下の力持ち」

総務は組織運営そのものに関わるさまざまな業務を担当する職種です。

パソコンや備品の管理、施設管理、福利厚生制度の整備、株主総会の運営など、組織内の各部署や従業員の働きやすさや環境整備等に係る仕事を担います。

総務の仕事は、目立たない部分で働く「縁の下の力持ち」と表現されることもありますが、その重要性は極めて高いです。

組織の円滑な運営や、従業員の効率的な業務遂行には、総務の役割が欠かせません。

また、総務のメリットとして、業種や企業規模に関係なく、あらゆる組織で働ける点が挙げられます。

総務のスキルや知識は、組織運営に関わる基本的な業務に通じており、幅広い業界で求められるものです。

総務の具体的な業務の内容

機器・備品・施設管理業務

総務の仕事には、オフィス機器や家具、消耗品などの管理業務があり、オフィス環境や設備の整備・管理に関する知識や調整能力が必要です。

地味ではありますが、これらは組織内のスムーズな業務遂行を支えるために重要な仕事であり、従業員が快適で安全な環境で業務に取り組めるようサポートします。

オフィス機器や家具の管理

パソコン、コピー機、電話・FAX、シュレッダーなどのオフィス機器やデスク、椅子などの家具の在庫管理、補充、故障や不具合時のメンテナンス手配などを行います。

消耗品の管理

名刺、文房具、トイレットペーパーやティッシュなどの消耗品の在庫管理や補充を担当します。

施設管理

オフィスビルに入居している場合は、空調機器や照明、防災設備の維持管理、清掃業務の選定などを行います。

また、消防署との連携で防災訓練を実施することもあります。

福利厚生業務

総務部は、社内の福利厚生やイベントの運営において、社員の満足度や働きやすさを向上させる役割を果たしています。

これらの業務には、円滑なコミュニケーションや調整能力、イベント企画のスキルが求められます。

有給休暇管理と申請の受理

社員の有給休暇の日数管理や申請手続きの受け付け、承認、記録などを行います。

適切な休暇制度の運用や社員の休暇計画のサポートも行います。

社内規則や労務規定の作成・見直し

組織の労働環境に関わる規則や規定の作成、改訂、見直しを行います。

労働法や労働基準に基づいた規則作りや変更に伴う周知活動も担当します。

社員名簿の作成・管理

社員の情報をまとめた名簿の作成や管理を行います。

入社・退社手続きに伴う情報の更新や、必要なデータの提供も行います。

社内行事の企画・運営

入社式や社員旅行、健康診断、職場運動会、忘年会などの社内イベントの企画・運営を担当します。

予算管理、会場の手配、日程調整、外部業者との連絡調整、案内や参加者への連絡などを行います。

株主総会業務

株主総会に関する業務も一般的に総務が担当することが多いです。

総会全体の司会進行

株主総会の司会進行を担当します。

総会の進行スケジュールの作成や進行に必要な手続き、議事の進行管理を行います。

想定問答集や配布資料の作成

株主総会でよく寄せられる質問や回答をまとめた想定問答集の作成や、総会で配布する資料（報告書、議案書、決議文など）の作成を行います。

株主への招待状の送付

株主総会への招集通知や参加登録に関する招待状の作成・送付を行います。

招集通知の内容や参加手続きの案内、会場やオンライン参加方法に関する情報を提供します。

議事録の作成

株主総会や取締役会の議事の内容を正確に記録するため、議事録を作成します。

議事の要旨や決議結果、出席者の記録などをまとめ、公正かつ正確な文書として作成します。

渉外業務

渉外業務は、社外の組織との連絡や交渉を担当する業務であり、総務がその役割を果たすことがあります。

取引先との交渉

価格交渉、契約条件の調整、納期の確認など、ビジネス上の課題や要望に対応するために、取引先との円滑なコミュニケーションを図ります。

消費者との連絡

総務は、多くの場合、消費者との最初の接点となります。

受付の専門スタッフがいない場合、総務が来客への対応を担当します。

例えば、担当者への連絡や入館手続きの案内などです。

さらに、応接室や会議室への案内、お茶出しの準備も、来客対応の重要な一環として総務の仕事に含まれます。

また、顧客からの問い合わせや苦情に対応し、適切な対応策を提供することも仕事です。

商品やサービスに関する情報提供やクレーム処理など、顧客満足度の向上を図るために関係部署と連携します。

外部機関とのやり取り

役所や政府機関、金融機関、業界団体や関連組織などの外部団体と連絡調整を行ったり、連携を図り、情報交換や共同プロジェクトの推進などを行います。

総務は社内での「何でも屋」

総務の仕事が何でも屋や便利屋のように思われる事も珍しくありません。

総務は組織運営に必要な多種多様な業務を担当するため、さまざまな業務内容があります。

総務の役割は、組織内の他の部署では取り扱わない、組織運営に必要な業務を全般的に担当することです。

総務が雑多な業務を引き受けることで、他の社員は専門業務に集中することができます。

そのため、目立たない存在ですが、その貢献度は非常に高いです。

組織全体をサポートし、業務を円滑に進めるために必要不可欠な存在として、総務の役割は重要だといえます。

総務の業界・企業規模による仕事の違い

総務の業務は企業の組織運営において非常に重要な役割を果たしていますが、業界や企業規模によってその内容や重要性が異なる場合があります。

業界による違い

たとえば製造業では、生産ラインの管理や工場の運営に対して総務部門がサポートを提供します。

労働者の安全や健康に関する規制遵守、労務管理、労働組合との折衝などが重要な業務となります。

一方、サービス業では、顧客サポート、人材採用、トレーニング・研修、施設管理などの面で総務が重要な役割を果たします。

特に、顧客との接点を持つ部門のサポートが求められることがあります。

企業規模による違い

中小企業では、総務部門は多岐にわたる業務を担当することがよくあります。

従業員の採用、給与計算、人事管理、法務、庶務などの業務を一つの部門でまかなうことが一般的です。

大企業では、総務部門は複数のチームやセクションに分かれ、専門化や分業化が進んでいます。

人事部門、法務部門、労務部門、庶務部門などが独立して機能し、各部門が専門知識を持って業務を遂行します。

規模が大きいため、スケールメリットを活かした効率的な運営が求められます。

総務と関連した職種

経理

企業のお金の動きを管理し、売掛金や買掛金の管理や請求書の処理、経費の計上、税金の支払いなどが経理の主な業務です。

一方、総務の仕事は、組織全体の運営に関わるさまざまな業務を担当します。

給与計算や社会保険、厚生年金の手続き、株主総会の準備など、総務もお金に関わる業務を担当することがあります。

総務部と経理部は、給与データや社会保険料などの情報を共有し、正確な給与計算や社会保険の手続きを行うことが重要です。

一部の企業では、経理部と総務部が一体となっている場合もあります。

人事

人事の主な業務には、従業員の評価や昇進・昇格の決定、新規採用や中途採用の手続き、研修や教育の計画・実施などがあります。

組織内で人材の配置や成長を担当し、従業員の働きやすい環境を整えることに貢献します。

人事部と総務部は企業の人材管理や労務に関連する業務を担当することが多く、そのために一体となって業務を遂行することもあります。

一部の企業では、人事・総務部という組織の中で両方の業務を兼任する場合もあります。

労務

労務の主な業務には、労働法や労働基準法に基づいた労働契約や就業規則の作成・運用、給与・労働時間の管理などがあります。

総務と労務は、組織内の従業員に関わる業務を担当する点で共通しています。

一部の企業では人事部や総務部に労務課が設けられ、労務業務を統括しています。

また、労務には法的な知識が必要なため、法務部に労務業務が組み込まれることもあります。

総務部の仕事のまとめ

オフィス環境の整備や資産管理、労務管理、安全衛生対策、社員の福利厚生施策など、総務の範囲は広く多岐にわたります。

また、法務関連業務や契約書の作成・管理、コンプライアンスの遵守など、法的な視点からも重要な役割を果たします。

総務の仕事は組織全体を支える役割であり、円滑な業務運営や従業員の働きやすさを追求するために欠かせない存在といえます。