総務の志望動機と例文・面接で気をつけるべきことは？

総務を目指すきっかけで多いものは？

総務を目指す理由として多いのは、「組織を支える仕事がしたい」というものです。

自分自身が主役として前面に出るよりも、周囲をサポートするほうが好きという人が、総務の職種を希望する傾向にあります。

このような考えに行きつくまでには、具体的な過去の経験が背景にある人が大半です。

学校のクラスや部活動で、地域のスポーツクラブで、あるいは友人関係や家族関係のなかで、自分の向き・不向きを知る機会は多数あります。

グイグイ前に出て皆を引っ張っていくよりも、裏方に回るほうが自分の性格に合っている、喜びを感じると自覚したことが、総務を目指すきっかけになるようです。

総務の志望動機の考え方

総務は、ありとあらゆる組織で必要になる職種です。

メーカーや商社、インフラ、IT、金融、病院、介護など、どんな業界の企業にも総務担当者はいますし、民間企業に限らず、市役所や官公庁などの公的機関でも、総務は働いています。

それはつまり、「ただ総務業務に携わりたい」というだけでは、志望動機としてはまったく不十分だということです。

総務の志望動機については、「なぜ総務になりたいのか」の前に、「なぜその組織で働きたいのか」を明確にすることが必要になります。

たとえ総務の仕事に直接関係しているわけではなくても、しっかりと業界研究や個別の企業研究を行い、事業内容や企業理念、社風などを十分に把握したうえで、志望動機の作成に取り掛かりましょう。

とくに、人事や労務など、総務を含む本部系統の組織図については、企業ごとにかなり違いがありますので、役割分担などをきちんと理解しておくべきです。

総務の志望動機の例文

学生時代の経験を理由とする場合の例文

「私は中学時代と高校時代の計6年間、サッカー部のマネージャーを務めてきました。

その経験で知ったのは、選手各人の実力を100パーセント発揮させるためには、のびのびとプレーできる環境を整えることが非常に大事だということです。

企業においても、それは同じことだと考えています。

御社は、これから新規事業を立ち上げ、社員を増員する予定であると伺いました。

御社の総務として、働きやすい環境づくりに貢献していきたいです。」

アルバイト経験を理由とする場合の例文

「私は大学時代の4年間、ずっと配送センターで荷物を仕分けるアルバイトに従事してきました。

私は決して手際がよかったり、機転が効くタイプではありませんが、ミスをしないことにかけては自信があります。

社員さんからも「〇〇さんに任せておけば安心」と信頼してもらえるようになり、やりがいを感じていました。

お客さまから「ありがとう」と言われる仕事も素敵ですが、私はそのような体験から、同じ組織で働く社員の皆さんに感謝されるような仕事がしたいと思い、総務を志しました。

アルバイトしていたのは別の企業ですが、同じ物流業界のなかでも、社員同士のチームワークが固いと評判の御社が第一志望です。」

自身の性格を理由とする場合の例文

「私は、自分が暮らすコミュニティを大切にしたいという思いが強く、町内会活動やボランティア活動などに参加してきました。

家族や友人が何よりも大事であり、わかりやすくいえば「仲間意識」の強い性格です。

普段はどちらかというと控えめで声も小さく、目立つようなタイプではないのですが、こと自分が所属する集団のことになると、自分でも驚くほど前向きで情熱的になります。

このような性格なので、ほかの社員さんをサポートする役回りの総務が自分にピッタリではないかと思い、志望しました。

御社は私が生まれ育った町で地域密着で事業を営んでおられる老舗であり、その一員になりたいと強く願っています。」

総務の面接で聞かれること・注意点

総務の面接で聞かれるのは、総務になりたい理由やその企業を志望した理由、自己分析、将来のキャリアビジョンなど、ごく一般的な内容ばかりです。

上で述べた志望動機のポイントさえ押さえていれば、それ以上特別な対策は必要ないでしょう。

それよりも注意したいのは、総務は「組織運営を円滑化する」という役割を負った職種であるため、それにふさわしいコミュニケーション能力や人柄が求められるという点です。

面接においては、できるだけナチュラルな会話になることを心掛け、誰とでも打ち解けられる親しみやすい人物であることを証明しなければなりません。

グループ面接においては、協調性を意識して、場の「和」を尊重するように立ち回りましょう。

どうしても緊張していつもの自分らしさが出せないという場合は、リラックスした状態で臨めるようになるまで、模擬面接を繰り返すことをおすすめします。

総務の自己PRのポイント

総務の面接では、実務遂行能力の高さをアピールするとよいでしょう。

総務は、毎日さまざまな部署から投げかけられる多種多様な依頼を、手際よく片付けていくことが求められます。

いちいちマニュアルを確認しないといけない人や、段取りの悪い人では仕事がまわりません。

学級委員や文化祭などのクラス活動、部活動、サークル、アルバイトなど、組織のなかで自分が果たした役割と仕事内容を簡潔に述べられるようまとめておきましょう。

そのときに自分が効率よく仕事をこなすために考えた「工夫」があれば、より高評価を得やすいでしょう。

社交性豊かで人付き合いが得意なことをアピールすることも非常に有効です。

総務の履歴書で気をつけるべきことは？

総務には、officeソフト関連をはじめとした高いPCスキルが求められます。

総務の履歴書には、wordやexcelなどをどの程度扱えるか、レベルを具体的に記載しておくとよいでしょう。

もしもスキルに自信がなければ、「マイクロソフトoffice検定」を勉強してみるという方法もあります。

参考：参考：MOS公式サイト

総務に必要な実務能力を高められるうえ、履歴書に書ける資格としてアピール材料にもなります。

また、新卒以外の人については、どの程度の実務能力があるかを示すために、履歴書に添えて「職務経歴書」を提出することをおすすめします。

総務は、企業によってはかなり人気の高い職種となっているケースもよくありますので、履歴書についてもクオリティの高いものが求められるでしょう。