秘書の仕事内容

上司のサポート役として活躍

秘書とは、社長や役員、医師、政治家、弁護士などにつき、庶務のすべてを管理し、処理する仕事です。上司が本業に集中できるよう裏で支える補佐の役目を担います。

社長をはじめ、企業や団体のトップたちは重要な業務をたくさん担っているほか、外部からの来客対応や出張、接待…と、大変多忙な日々を過ごしています。

そのため、秘書が上司の右腕となってスケジュールの調整や管理を行ったり、外部との連絡を行ったりし、上司の仕事がスムーズに進むようサポートをします。

秘書の仕事内容は多岐にわたり、業界によっても異なりますが、秘書の代表的な仕事としては、以下のようなものがあります。

<電話応対>
役員にかかってきた電話を取次ぎ、必要な電話のみ役員につなぎます。

<メール・手紙の処理>
役員宛てにくるメールや手紙をチェックし、必要なものを報告をします。

<スケジュール管理>
会議や会合などのスケジュールを社内外の担当者と連絡をして調整します。レストランや航空券などの予約業務も行います。

<来客対応>
来客の案内やお茶出しなどを行います。同席を求められることもあります。

<文書作成>
会議や商談などに必要な文書を作成します。

<その他>
慶弔関連、お中元、お歳暮の手配などの交際業務に関わること(情報収集・準備、代理出席)や、掃除、整理整頓などオフィス環境の整備も秘書の仕事です。また、外資系企業などでは、庶務だけでなくブレーンとしての役割を求められることもあります。

事務スキルが求められる

パソコンで文書作成やメール、情報収集をすることが多いため、パソコンを難なく使えることは必須です。また、お客さまに失礼があってはいけないため、ビジネスマナーや接遇能力を高めることも大切です。

外国人のお客さまや取引先が多い場合には、英語など外国語の能力も求められるでしょう。

さらに、秘書は会社のさまざまな部署と関わることが多いため、組織全体のことを知っておく必要もあるなど、秘書に求められるものはとても多いです。

仕事の範囲は広い

これ以外にも、細かく見れば秘書はさまざまな仕事を行っています。企業や団体によって仕事の進め方は異なりますし、つく上司一人ひとりによっても多少変わってきます。

秘書として必須のスキルを高めることは大切ですが、絶対に決まった仕事のやり方はありません。もし秘書として配属されたら、まずは上司がどんなことを望んでいるのかを見極めて、柔軟に行動することが求められます。

個人秘書とグループ秘書

秘書には大きく分けて「グループ秘書」と「個人秘書」の2種類があります。グループ秘書は一般企業で多くとられている形で、秘書のように秘書室などに配属され、その組織の管理者の下で複数人のチームとして働きながら上司たちを支えます。

一方の個人秘書は1対1で直接上司につく形で、法律事務所の秘書や大学教授の秘書などはこのスタイルが多くとられています。外資系企業も個人秘書が一般的です。

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