秘書になるには? 秘書検定や資格は必要?

秘書になるまでの道のり

一般企業の秘書の場合

秘書が活躍できる最も代表的なものが一般企業です。

短大や大学を卒業後、就職をし、適正が認められると秘書として働くことができます。

ある程度の規模の企業では「秘書室」や「秘書課」を置き、社長役員などの重役に対して秘書をつけていることが多いですが、新卒の学生を正社員の秘書職として採用することはほとんどありません。

新入社員を秘書として採用しているところは少なく、事務担当として入社し、その中から秘書に適している人が選ばれます。

秘書は会社を代表する重役のそばで働くため、ビジネスマナーなど社会人としてのスキルは必須であること、また会社自体の歴史や業務内容、関係者の名前など、秘書として仕事をするに当たって事前に知っておかなければならないことが多々あることも理由の一つです。

そのため一般企業においては、まず他の部署で数年間の経験を積んでから、本人の希望と適正が認められて秘書室などに配属になるという道が一般的です。

また近年では、秘書業務に必要なスキルのある人を、即戦力の派遣社員として雇うケースも増えていますので、派遣会社に登録し、秘書の仕事を探すのも秘書になる方法の一つです。

一般企業以外の秘書の場合

一般企業以外では、弁護士事務所や法律事務所で働く専門職の秘書、病院の秘書、議員秘書大学教授の秘書などがあります。

必要なスキルは企業の秘書と基本的に変わりませんが、それに加えて業界に関する専門知識や勤務経験を求められるケースもあります。

秘書の資格・難易度

秘書やビジネスマナーに関する資格

秘書になるのに絶対に必要な資格はありません。

しかし、秘書は特別な能力や適性が求められる仕事であるため、秘書業務に関係する資格を持っていたほうが、就職や転職の際に有利になることは間違いありません。

現場では経験者を優遇するケースも多いため、未経験者であればなおさら資格の取得を目指すべきといえるでしょう。

「秘書技能検定」や「CBS(国際秘書)検定」など秘書業務やビジネスマナーに関わる資格は複数あるため、資格ごとの特徴や難易度をよく理解した上で、取得を目指すことが肝心です。

英語が必要になることも

秘書業務では英語を使う場面が発生する可能性があります。

たとえば海外からの来客対応時には英語を使って挨拶や簡単な会話をしなければなりませんし、上司が海外出張をする際には現地ホテルや航空券の手配、また海外との取引が多い企業では日常的に英文レターを読まなければならないことも出てくるでしょう。

一定の英語力を求める企業の場合は、だいたいTOEIC650点程度が基準となっているようです。

近年はグローバル化が進み、それまで海外との関わりがなかった企業でも、急に海外展開をすることは決して珍しくありません。

そのような際には秘書としても柔軟に対応し、英語力を高めるために勉強する必要が出てくるでしょう。

英語力があることで、秘書として活躍できる場が大きく広がり、外国人と接する機会の多い外資系企業の秘書を目指すこともできます。

また、最近ではアジア各国でビジネスを展開する企業も増えているため、英語だけではなく、中国語や韓国語などに堪能な場合も優遇される場合があります。

秘書検定の難易度・合格率
秘書を目指す人におすすめの資格は?

秘書になるための学校の種類

はじめから正社員の秘書職として採用されるケースは多くないものの、秘書にはさまざまなスキルが求められるため、それらを磨いておくことで秘書になれる可能性は高まるといえます。

秘書の講義が行われる四年制大学や、秘書科をもつ短期大学や専門学校では、秘書業務に関連する教育が行われます。

カリキュラムはさまざまですが、学校によって必要単位を取得するなどの要件を満たせば「秘書士」や「上級秘書士」の称号を取得できることもあります。

もちろん、秘書科を卒業しているから、秘書の資格を持っているから、必ず秘書になれるというわけではありませんが、秘書としてのスキルはどのような仕事をする場合でも役立つものが多く、無駄にはならないでしょう。

秘書になるためにはどんな学校に行けばいい?(大学・専門学校・スクール)

秘書に向いている人

秘書の業務は多様であり、さまざまな能力が求められます。

第一に、企業のトップと行動を共にすることになるため、身だしなみやマナーがしっかりしていることが必要になります。

スケジュールや書類のミスが許されないので、慎重で几帳面な性格が向いていると言えます。

また、細かいところに気を配ることができ、緊急事態にも臨機応変に対応できる判断力も求められます。

海外との取引がある企業である場合には、英語力が必要となるときもあります。

秘書に向いている人・適性・必要なスキル

秘書のキャリアプラン・キャリアパス

IT化の進展や経費削減により、秘書の仕事が今後増えていく可能性は低く、秘書としてのスキルが求められるようになるでしょう。

また、海外においての秘書は、日本の秘書よりも高い専門知識を持ち、トップに助言できる立場として確立されている職業です。

今後、日本においても秘書としての役割がより専門的で高度なものになっていくと考えられ、キャリアをかさねていけばよりよい待遇で働けたり、より立場が上の人の元で働けたりする可能性も増えるでしょう。