秘書の志望動機と例文・面接で気をつけるべきことは?

秘書を目指すきっかけで多いものは?

人をサポートすることが好き

志望動機として最も代表的なものは、「人をサポートしたい」という気持ちです。

秘書が絶対に忘れてはならないのは、自分はあくまでも上司を助ける存在であるということです。

自分自身が表舞台に立って目立ちたいと考えるのではなく、陰でそっと支えることにやりがいを見出せたり、コツコツと地道な作業をすることが好きだったりする人が秘書を目指しています。

重役の近くで働く秘書は一見華やかに見えますが、実際は不規則な勤務時間であったり、常に人に気を遣わなければならなかったりと、決して楽な仕事ではありません。

人を助けることに喜びを感じられるかが、仕事を続けていく上でのポイントとなるでしょう。

幅広い業務をこなすことが得意

秘書は一般事務のようなメールチェックや文書作成、資料のファイリングなどに始まり、接遇スキルが問われる来客対応、また毎日次々と入ってくる予定を上手に調整・管理することなど、さまざまな業務を滞りなくこなさなければなりません。

ですから、一つのことにこだわらず幅広く仕事をしたい人、機転を利かせて臨機応変に対応することが好きな人にはピッタリの仕事です。

求められるものが多い分大変なことは多々ありますが、さまざまなスキルを身につけたい人も、この仕事を通じて大きく成長することができるでしょう。

責任の重い仕事がしたい

責任の重い仕事をしたいと考える人もいます。

秘書がつく上司たちは、組織にとって大きな影響力のある人物であることがほとんどですから、秘書も業務の中で組織の経営に関わるような情報に触れたり、重役と接したりする機会が多くなり、それだけ責任の重い仕事に携わることができるのは、秘書ならではといえます。

自分の仕事が、組織の存続に直結していると感じられる場面もあるでしょう。

秘書の志望動機の例文×3

人をサポートするのが好きな人の志望動機

「私が秘書を志望する理由は、誰かを助けて人の役に立てる仕事がしたいと思ったからです。

高校時代、学校祭で実行委員を引き受けましたが、自分が表に立って仕事をするよりも、裏方としてコツコツ仕事をすることの方が合っているなと感じ、誰かをサポートする仕事をしたいと考えるようになりました。

大学では本格的に秘書を目指すようになり、秘書検定にも挑戦しました。

縁の下の力持ちとして、御社を支えていきたいと思います。」

幅広い仕事にチャレンジしたい人の志望動機

「私は秘書という仕事には幅があり、さまざまな業務を体験できると思い志望しました。

学生時代は演劇をしていましたが、役者ではなく主に制作の仕事をしていました。

会場に企画を通すための文書作成から関係各所への電話対応、会場とのやり取りやスケジュール管理など裏方の仕事を多く経験しました。

こうした幅広い業務を通して得たことを、秘書として生かせるのではないかと考えています。」

秘書に興味を持ったきっかけを盛り込んだ志望動機

「高校時代、ビジネスマナーの授業で言葉遣いや身のこなし方を習ううちに、秘書という仕事に興味を持ちました。

ビジネスマナーはあくまで相手から信頼されるための手段であり、その場に応じた適切な判断が求められるところに、面白さとやりがいを感じています。

学生時代に身につけた知識とスキルを生かして、誰からも信頼され仕事をまかされるような秘書になりたいと思っています。」

秘書の面接で聞かれること・注意点

秘書の面接は、基本的に秘書としての適正をチェックされるものと考えておけばよいでしょう。

秘書に求められるものをしっかりと理解し、自分自身に備えておくことが肝心です。

チェックされるポイントは、大きく「人間性」と「スキル」の2つに分けることができます。

人間性の面は、マナーや礼儀作法、言葉遣い、身だしなみがきちんとしているかということや、明るく朗らかな性格であるかがチェックされます。

また、細かなことに気付くか、気が利くか、判断力に優れているかという点も、合否に関わる重要なポイントとなります。

スキル面では、情報処理能力や語学力、コミュニケーション力などが問われますが、これらは過去の仕事経験や資格などでアピールすることになるでしょう。

秘書の自己PRのポイント

志望動機やどんな秘書になりたいか、趣味・特技、過去の経験で学んだことなど、一般的な就職面接の質問内容とさほど変わりません。

特別な資格やスキルを持っている場合には、それについて詳しく聞かれることもあるためしっかりと自己PRできるようにしておきましょう。

面接ではさまざまな質問がなされますが、秘書の面接の場合は答えの内容以上に、きちんとした言葉遣いで明るくハキハキと答えられるかどうかなど、何よりも人間性を重視して見られることが多いようです。

話し方の癖や悪い姿勢などは一朝一夕で直るものではありませんので、日ごろから気をつけておく必要があります。