秘書の1日のスケジュール・勤務時間や休日についても解説

秘書の業務スケジュール

秘書の1日の過ごし方はその日の上司の予定によって変化しますが、上司より早く出社し、上司が帰った後に帰宅するのが基本です。

秘書は上司が外出する間は留守を預かるため、自らが外出することはあまりなく、一日の大半をオフィスで過ごします。

上司が外出している間にたまった仕事を一気に片づけるという人も多いようです。

一般企業の重役の元で働く秘書の1日

7:00 出社

上司が出社する30分から1時間前には会社に到着します。

オフィスの空気の入れ替えやパソコンの立ち上げ、夜中に届いたメールチェック、一日のスケジュールと仕事の段取りなどを確認します。

8:00 上司出社

上司に当日のスケジュールを伝えます。

上司は会議や来客対応、外出など多忙なため、スケジュール管理は大切な仕事です。

9:00 始業

会議に備えて会議室の準備と、前日に完成させた資料の最終確認を行います。

10:00 会議

会議中は、次々にかかってくる電話やメール対応、郵便物の処理、関係各所への連絡事項の伝達などを行います。

11:30 来客対応

お客様の案内、お茶出しをし、来客後は応接室の片づけも行います。

12:30 休憩

13:30 書類作成・手配等

上司が次の出張で使う書類を作成します。

必要なデータを集めてミスのないように作らなければなりません。

また、新幹線やホテルの手配、出張中のスケジュール作成も行います。

15:30 打ち合わせ

上司と業務に関する打ち合わせを行います。

上司は常に膨大な仕事を抱えているため、手早く必要な情報が伝えられるように、事前に話すべきポイントをまとめておきます。

16:30 上司外出

上司が取引先へ外出するため、必要な資料を渡して見送ります。

外出中にやるべき仕事があれば指示を受けます。

18:00 終業

上司が外出先からそのまま帰宅となるため、残務処理をして帰ります。

上司不在の際の電話やメールでも、緊急のものがあればすぐに伝えます。

19:30 帰宅

複数の上司の秘書業務をする秘書の一日

9:00 出社

秘書室に出社し、届いた新聞や手紙を確認、その日のスケジュールをチェックします。

9:30 上司出社

役員が次々と出社するため、お茶やコーヒーを出しながら、今日のスケジュールをつたえます。

外出の予定がある場合は、外出時間と必要な書類や手土産などを渡しておきます。

10:00 事務作業

必要な文書や書類の作成をしながら、電話や来客に対応します。

12:00 休憩

休憩中も緊急の連絡がある場合に備えて、基本的には秘書室を出ることはありません。

役員に昼食の手配を頼まれれば、予約をしたり外出して購入したりする場合もあります。

13:00 スケジュール調整など

午後になると外出する役員が多いため、時間を見てタクシーなど車両を手配したり、社用車を出したりします。

遠方に出張する上司がいる場合は、飛行機や新幹線のチケットを手配し、ホテルの予約をします。

役員が帰社した際には領収書などから使用した経費を計算します。

18:00

役員が会食に出かけるためタクシーを手配し見送ります。

役員が全員帰宅すると、秘書室や役員の席を掃除し、翌日のスケジュールを確認して帰宅します。

秘書の勤務時間・休日

秘書の勤務時間

秘書の勤務時間は、自分が所属する組織によって異なります。

企業に勤務する場合は、各企業の就業規則に従って働きます。

勤務時間の一例を挙げると9:00から18:00、もしくは10:00から19:00などで、1時間の休憩時間を挟み、実働8時間程度である場合が多いです。

フレックスタイム制を導入している企業は、スケジュールに合わせてある程度の融通を利かせられるでしょう。

9:00始業の会社であれば、一般の社員は30分前から15分前くらいに出社する人が多いですが、秘書の場合はその限りではありません。

秘書は上司よりも早く出社し、オフィス環境を整えたり、夜のうちに届いたメールチェックをしたり、一日の予定を確認したりなど、上司が出勤したらすぐに仕事に取り掛かれるよう、スタンバイしている必要があるからです。

日中は会議や外出などで忙しい日であれば、朝7時や8時に来て仕事をする上司もいます。

このような場合は始業時間に関わらず、それより前に出社することが求められます。

秘書の休日

週休2日制が基本で、一般企業であれば土日祝日が休日となるケースが多いようです。

土日を挟んだ出張同行などがあれば休日出勤扱いとなり、特別手当や振替休日がもらえます。

有給休暇に関しても取得は可能ですが、自分が休むことで上司の仕事が滞ってしまわないように努める必要があります。

予定が立て込んでいたり、重要な会議や出張などがあったりする際には、基本的に休めないと考えておいたほうがよいでしょう。

秘書の残業時間

「秘書は上司より早く来て遅く帰る」が基本であるため、退社時間も日によってまちまちです。

上司が退社したら、秘書は整理整頓や翌日の準備を行い、仕事の漏れがないかを確認してから帰宅します。

どうしても勤務時間が不規則になりがちなので、残業分に当たるであろう給料が基本給に上乗せされているケースもあります。

しかし絶対に上司の都合に合わせなければならないかといえば、そこまで厳しくもないようです。

夜遅くに行われる会議などがある場合、先に帰って良いと判断されたり、出張などで不在の際は休みを取ったり早く帰ったりできることも少なくありません。

ただし、どんな場合でも秘書が帰りたいからといって、自分の判断で勝手に帰宅することは許されず、あくまで上司の判断によるものと考えておいた方がよいでしょう。

秘書の休日の過ごし方

秘書という仕事は、常に最新の情報を知っておかなくてはなりません。

特に地域に根差した企業の場合は、地域の人々との結びつきが強いため、イベントやお祭りなどに出て交流を深めたり、見識を広めたりすることも多いようです。

また、話題の映画や雑誌を見たり、近所に出来たお店に足を運んだり、上司の仕事に結びつきそうな情報を手に入れることも大切な仕事です。

身体を休めることももちろん大切ですが、休日でもさまざまな情報に触れることで、仕事に生かそうと考える人が多いようです。