秘書の仕事とは

まずは、秘書の仕事とはどのようなものかを簡単に説明します。

上司を裏で支えるサポート役

秘書とは、社長や役員、医師、政治家、弁護士などの補佐役として、スケジュール管理や事務的な業務、顧客応対などを担当する人のことです。

上司が本業に集中できるよう、裏でさまざまなサポートを行います。

社長をはじめとする企業や団体の重役たちは、日頃から重要な業務を多く背負っており、さらには外部からの来客対応に出張、接待と、多忙な日々を過ごしています。

そのような人々がスムーズに動けるよう、秘書は当人の代わりにスケジュールの調整や管理を行ったり、外部との連絡を行ったりします。

個人秘書とグループ秘書

秘書には、大きく分けて「グループ秘書」と「個人秘書」の2種類があります。

グループ秘書は一般企業で多くとられている形で、「秘書室」などに配属され、その組織の管理者の下で複数人の秘書チームとして働きながら上司たちを支えます。

一方、個人秘書は1対1で直接上司につく形です。

法律事務所の秘書や大学教授の秘書などはこのスタイルが多くとられており、近年増えつつある外資系企業の秘書も、個人秘書が一般的です。

秘書の業務の内容

ここからは、秘書の業務内容について具体的に紹介します。

実際には、自分が付く上司のニーズや状況に応じて多様な業務を任されるため、臨機応変に行動する必要があります。

業務１．社内業務（電話・メールの応対、資料作成など）

社内にて、上司宛てにかかってきた電話を受け、必要な電話のみ本人につなぎます。

自身で対応可能なものについては、秘書がその場で対応します。

また、役員宛てにくるメールや手紙をチェックし、必要なものを報告します。

そのほか、頼まれた調べものや、上司が会議や商談などで使うために必要な文書の作成、資料準備なども行います。

業務２．外部に対しての業務（来客対応、接待の準備、スケジュール管理など）

来客がある場合は、案内やお茶出しなどを行います。また、ときには同席を求められることもあります。

会議や会合などの際には、事前にスケジュールを社内外の担当者と調整し、場合によってはレストランや航空券などの予約業務も行います。

また、企業の重役は、ビジネスを円滑に進めるための接待の機会も多いです。

日程や時間の調整、お店探しや予約の手配のほか、上司や相手の食べ物の好みやその場の雰囲気に合った値段や料理を加味したうえで、接待に適した場をセッティングします。

業務３．出張に関する業務

上司の出張のための準備や各種手配は、秘書の大切な仕事です。

たとえば、新幹線や飛行機のチケットの手配、滞在先のホテルの予約、移動用の車の手配、日程表作成などです。

また、出張先の会議で使用する資料を作ったり、必要な情報を調べたり、スケジュールを調整したりすることも秘書の仕事です。

出発から帰社までを何度もシミュレーションして、漏れのないようにすることが大切です。

場合によっては秘書も出張に同行しますが、基本的には上司が不在中の社内での対応を任されます。

業務４．その他の業務

このほか、オフィスの掃除、整理整頓など環境の整備や、慶弔関連、お中元、お歳暮の手配など上司の交際に関わることにも携わります。

また、外資系企業などでは、庶務だけでなく会議などの代理出席や、ブレーンとしての役割を求められることもあります。

これ以外にも、秘書はさまざまな仕事を担います。上司がどんなことを望んでいるのかを見極めて、柔軟に行動することが求められます。

秘書の役割

ここでは、秘書の役割を紹介します。

上司の仕事を手助けする存在

秘書は、自身が表舞台に立って目立つ存在ではありません。

あくまでも上司のサポート役として、膨大な仕事を抱えて常に時間に追われる上司がスムーズに行動できるよう、先回りしながら行動します。

一見雑用のように思えることでも、それが結果的に上司の力になるのであれば、仕事として取り組む必要があります。

また、秘書は取引先やお客さま、さらには他の部署の人と接する機会も多いため、周りへの細かな気遣いが重要です。

求められることは状況によっても変わる

秘書は、決められた仕事を完璧にこなすのはもちろん、指示しなくても相手が望むことを察知して、行動に移す力が求められます。

一般的に秘書を雇うような仕事に就く人はとても忙しいため、すべてを細かく指示できないこともあります。

そんなとき、秘書は自分から「上司が何を求めているのだろう？」と考え、行動にうつさなくてはなりません。

上司によって仕事のやり方は違い、性格も人それぞれであるため、上司によって求めるものも変わります。

そのため、ひとつのやり方に固執せず、臨機応変に対応することが大切です。

企業のトップたちの近くで働く秘書の責任は大きいですが、それだけ大事な役割を担っています。

秘書の勤務先の種類

秘書の就職先は、一般企業、病院、法律事務所、政治家事務所などがあります。

医療機関で働く「医療秘書」は、病院以外にも製薬会社や医療機器メーカー、調剤薬局などで活躍できます。

法律事務所で働く「弁護士秘書」は、パラリーガル業務や法律関係業務など、専門性が高い業務を担うことになります。

政治家事務所で働く「議員秘書」は、衆議院議員や県議会議員などが直接雇用する「私設秘書」と、国会議員の下で働く「公設秘書」の2つの種類があります。

就職先によって、求められるスキルや専門性が異なるため、キャリアを積めばその分野に特化したスペシャリストとしての活躍に期待できるでしょう。

「秘書の仕事内容」まとめ

秘書は、企業トップなどの補佐役として、事務業務からスケジュール管理、来客対応などの業務を担当します。

実際には、自身が担当する上司のニーズや状況などに応じて、臨機応変かつ気の利いた対応が求められます。

決して簡単な仕事ではありませんが、企業トップに近いところで働くことができる魅力があります。

ビジネスに関心があり、人のサポートをするのが好きな人にとっては、やりがいを感じやすい職業といえるでしょう。