秘書の仕事内容

秘書の仕事とは

上司を裏で支えるサポート役

秘書とは、社長役員医師政治家弁護士などにつき、庶務のすべてを管理し、処理する仕事で、上司が本業に集中できるよう裏で支える補佐の役目を担います。

社長をはじめ、企業や団体のトップたちは重要な業務を多く担っているほか、外部からの来客対応や出張や接待と、大変多忙な日々を過ごしています。

そのため、秘書が上司の右腕となってスケジュールの調整や管理を行ったり、外部との連絡を行ったりし、上司の仕事がスムーズに進むようサポートをします。

個人秘書とグループ秘書

秘書には大きく分けて「グループ秘書」と「個人秘書」の2種類があります。

グループ秘書は一般企業で多くとられている形で、秘書のように秘書室などに配属され、その組織の管理者の下で複数人のチームとして働きながら上司たちを支えます。

一方の個人秘書は1対1で直接上司につく形で、法律事務所の秘書や大学教授の秘書などはこのスタイルが多くとられ、近年増えつつある外資系企業の秘書も個人秘書が一般的です。

秘書の業務の内容

電話・メール・手紙の応対

役員にかかってきた電話を取次ぎ、必要な電話のみ役員につなぎます。

また役員宛てにくるメールや手紙をチェックし、必要なものを報告します。

来客対応・スケジュール管理

来客がある場合は案内やお茶出しなどを行い、ときには同席を求められることもあります。

また会議や会合などのスケジュールを社内外の担当者と連絡をして調整し、場合によってはレストランや航空券などの予約業務も行います。

文書作成

会議や商談などに必要な文書を作成したり、必要な資料を用意したりします。

出張に関する仕事

上司の出張のための準備や各種手配は秘書の大切な仕事です。

たとえば、新幹線や飛行機のチケットの手配、滞在先のホテルの予約、移動用の車の手配、日程表作成などです。

また、出張先の会議で使用する資料を作ったり、必要な情報を調べたり、スケジュールを調整したりすることも秘書の仕事です。

出発から帰社までを何度もシミュレーションして、漏れのないようにすることが大切です。

時には秘書も同行することもありますが、上司が不在中の社内での対応を任されるのが一般的です。

接待に関する仕事

接待は大切なビジネスの場の一つであり、接待を無事に終えるためには、準備段階から秘書の力が欠かせません。

日程や時間の調整、お店探しや予約の手配はもちろんですが、上司や相手の食べ物の好みやその場の雰囲気に合った値段や料理を加味したうえで接待内容に適したお店を選ばなくてはいけません。

その他の仕事

オフィスの掃除、整理整頓など環境の整備や、慶弔関連、お中元、お歳暮の手配など上司の交際業務に関わることにも携わります。

また、外資系企業などでは、庶務だけでなく会議などの代理出席や、ブレーンとしての役割を求められることもあります。

これ以外にも、秘書はさまざまな仕事を行っており、上司がどんなことを望んでいるのかを見極めて、柔軟に行動することが求められます。

秘書の役割

上司の仕事を手助けする存在

秘書は表舞台に立って目立つ存在ではありません。

上司のサポート役として、常に時間に追われ膨大な仕事を抱える上司の仕事をいかにスムーズに進めるかを一番に考える必要があります。

一見雑用のようにと思えることでも、それが結果的に上司の力になるのであれば、仕事として取り組まなければなりません。

また取引先やお客さま、さらには他の部署の人と接する機会も多いため、周りへの細かな気遣いが欠かせません。

求められることはそれぞれ違う

秘書は決められた仕事を完璧にこなすのはもちろん、指示しなくても相手が望むことを察知して、行動に移す力が求められます。

一般的に秘書を雇うような仕事に就く人はとても忙しいため、すべてを指示できないこともあります。

そんな時、秘書は自分から「上司が何を求めているのだろう?」と考え行動にうつさなくてはなりません。

上司によって仕事のやり方は違い、性格も人それぞれなので、上司によって求めるものも変わります。

そのためひとつのやり方に固執せず、臨機応変に対応することも大切です。

企業のトップたちの近くで働くため責任は大きいですが、人のサポートすることが好きな人にはピッタリの仕事といえます。

秘書の勤務先の種類

秘書の就職先は、一般企業、病院、法律事務所、政治家事務所などがあります。

医療機関で働く「医療秘書」は、病院以外にも製薬会社医療機器メーカー、調剤薬局などで活躍できます。

法律事務所で働く「弁護士秘書」は、パラリーガル業務や法律関係業務など、専門性が高い業務を担うことになります。

政治家事務所で働く「議員秘書」は、衆議院議員や県議会議員などが直接雇用する「私設秘書」と、国会議員の下で働く「公設秘書」の2つの種類があります。

就職先によって、求められるスキルや専門性が異なるため、キャリアを積めばその分野に特化したスペシャリストとしての活躍に期待できるでしょう。