受付部門の仕事とは？ わかりやすく仕事内容を紹介
受付とは何か
受付は、企業やショールーム、あるいは病院、フィットネスクラブなどの各種施設において、来訪者をもてなし、案内する仕事です。
具体的な業務内容は勤務先によって異なりますが、代表電話の取り次ぎや担当者の呼び出し、会議室の予約、予約確認、入会手続きなどを担当することが多くなっています。
たいていの場合、来訪者にとっては受付担当者がその場で最初に顔を合わせる存在となるため、よりよい印象を相手に与えるために、明るい笑顔やビジネスマナー、おもてなしの心などが求められます。
また、「アポイント予定の入っていないお客さまが急にやってきた」といったイレギュラーな事態が起こることもよくあるため、いつでも冷静に、臨機応変に対応することが求められます。
まさに「接客のプロフェッショナル」といえるでしょう。
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活躍の場はたくさん
「受付」というと、企業で働く姿をイメージする人が多いかもしれません。
実際、一定以上の規模の企業には、たいてい受付を専門とするスタッフが在籍しており、来訪者の多い大企業になると、複数人の受付担当者が一緒に働くこともあります。
しかし、企業以外にも、百貨店、アミューズメント施設、金融機関、教育施設など、さまざまな場所で受付は活躍しています。
いずれの場合でも、その職場の「顔」としてふるまうことが大切です。
企業の規模による違い
受付は、基本的に一定以上の規模の企業において配置されることが多くなっています。
たとえば、社員がわずか10名といった小さな企業においては、わざわざ専任の受付担当者を置くことはほとんどありません。
無人の受付にて、お客さまが訪問したい担当者に直接内線をかけて呼び出す、ということがよく見られます。
しかし、社員が何千人といったクラスの大企業にもなるとそういうわけにはいきません。
組織の規模が大きくなればなるほど部門も細かく分かれていくため、担当者を呼び出すのも一苦労です。
そういう場面において、受付が活躍します。
受付は企業の窓口となってお客さまの要望を伺い、社内のITシステムなどを利用して担当者を素早く呼び出します。
とくに規模の大きな企業になると、お客さまの数が非常に多くなることから、受付が何人もいることは珍しくありません。
一方、そこまで規模が大きくない企業であれば、一人の受付がすべてのお客さまの対応をすることも一般的です。
組織の種類による違い
ひとくちに受付といっても、どのような業務を担当するかは組織によって異なります。
受付は、あらゆる業界の企業において活躍することができますが、なかでもパソコンの入力作業といった事務作業にも重点が置かれている場合は、「受付事務」という名称がついていることもあります。
また、一般企業のみならず病院などでも受付は活躍しており、その場合も受付事務として活躍する人がたくさんいます。
その場合、患者さんの予約確認や会計などまで担当することも多いです。
そのほか、ショールームでは施設内を案内したり、フィットネスクラブでは入会申し込み手続き等を担当したりするなど、勤務先によってどのような仕事をするかは異なります。
受付部門の社内での位置づけ、役割
企業の「顔」となる
しばしば「受付は企業の顔」といわれるように、企業における受付という職種は、その企業の印象を大きく決定づけることもある非常に重要な役目を担っています。
来訪者にとって、訪問先で一番最初に顔を合わせるのが受付ということは決して珍しくありません。
そこで、受付担当者がどのように対応するかによって、「温かくて丁寧な会社だな」「何だか不親切だな」といったように、相手の感じ方も異なってきます。
「たった一人のお客さまの気持ちなんて」と思うかもしれませんが、そうした細かなことの積み重ねや評判が企業ブランディングにもつながっていくため、気は抜けません。
まずは歓迎の心を持ち、お客さまを適切におもてなしすることが、受付の最も大切な役目だといえます。
事務的な対応もする
受付は、お客さまに明るく、笑顔で、丁寧に対応することは欠かせませんが、単に接客をするだけではなく、さらに事務的なことも任されているケースが多々あります。
たとえば、お客さまが社内の誰宛に訪問したいのかを伺って担当者に取り次いだリ、社員から依頼を受けて会議室を予約したり、外部からかかってくる代表電話の対応をしたりといった具合です。
そのほか、データ入力、来客データ管理など、パソコンを使っての細かな作業も担当することがあります。
このあたりの具体的な業務内容は、勤務先によってだいぶ異なっています。
受付が所属する部門は？
受付は、製造や営業の仕事とは異なり、自分自身がモノをつくったり、お客さまに対して商品やサービスを売るなどして売上を立てたりということはありません。
企業を裏方として支える管理部門の一部とみなされており、実際に「総務部」「管理部」あるいは「人事部」などに受付スタッフが置かれているケースが大半となっています。
少し成果が見えにくい仕事かもしれませんが、陰で従業員たちが働きやすい環境を整えたり、外部からのイメージアップに貢献したりと、責任のある仕事を任されています。
企業によって受付の配属先は異なりますが、基本的な役割はこのようになっています。
