医療秘書の1日・生活スタイル

医療秘書の業務スケジュール

医療秘書の職場は病院や薬局などの医療機関です。

医療秘書の一日は、基本的にミーティングや情報の共有・収集から始まります。

秘書としての業務を中心に午前中は対応し、午後からはカンファレンスや会議などに出席することもあれば、時期やタイミングなどによって医師の学会や研究発表の補佐に時間を使うこともあります。

大学や大学病院などに勤務する場合、医師の研究の手伝いをすることも少なくなく、自分が研究してきたデータを入力する作業や論文執筆に必要な資料を集める作業を積極的に医療秘書に任せている医師もいます。

このような作業は時間がかかるものも多く、ときには通常の仕事が終わってから夜遅くまで残業をすることもあります。

また、実際に学会に出張する際に同行して、宿や交通手段の手配をしたり資料の準備を手伝ったりすることもあるので、事務職とはいっても残業や出張をすることもあります。

大学病院医局で働く医療秘書の1日

医療秘書は、勤務する先や規模によって、業務の内容やそれぞれの割合などが異なってきます。

ひとくちに病院で勤務する医療秘書といっても、大きくはクリニックの院長や看護部長など医療機関の中で責任ある立場の人を個人的にサポートする個人医療秘書と、診療科や医局全体をサポートする医局秘書に分かれます。

内勤での業務が大部分を占めますが、日によっては銀行に出かけたり消耗品や備品などを調達しに買い物に出かけたりといった日々発生する業務にも対応することがあります。

まずは大学病院医局勤務の医療秘書を例に挙げて見てみましょう。

大きな組織で医局全体の秘書をしている医療秘書を例にとると、一日の流れはこのようになります。

8:30
出勤して白衣に着替える
8:45
医局内を軽く清掃し、大学のメールコーナーに郵便物を取りに行く
9:00
週に一度の病院職員の朝会に出席、試験期間の学内スケジュールを共有する
10:00
来客や電話の応対をしたり医師のスケジュールを更新したりする
11:00
海外の研究者から教授に来た問合せメールの返信を頼まれ英語で対応する
12:30
午前の外来診察時間が終了、昼食休憩をとっていると、医師らが医局に戻ってくる
14:00
来週取材で訪れる報道関係者のアポイントメント対応をする
15:00
返却を頼まれていた文献を大学図書館に返却しに行く
17:00
医師に頼まれていた研究データの入力をエクセルにする
17:15
発送する郵便物と、大学に提出する申請書一式を医局のメールボックスから回収し総務課へ持っていく
17:45
明日の業務の確認、申し送りなどをして退勤

クリニックで働く医療秘書の1日

次に、街のクリニックなどに勤務する医療秘書の1日を見てみましょう。

クリニック勤務の医療秘書のスケジュール

クリニックに勤務する医療秘書の代表的な働き方のパターンを例にとって紹介します。

診療科が少ないクリニックでは、医療秘書と医療クラークを兼務することが少なくありません。

医師や看護師と連携する業務に加えて、診察室に入り患者さんと接する業務も増えてきます。

9:00
出勤して制服に着替える
9:30
今日の担当医師の予定や患者さんの予約リストを確認する
10:00
明日は休診日なので、診察の待合室には患者さんが絶えない
13:00
電話の応対をしたり来週の医師のスケジュールを作成したりする
14:00
午前の診察時間が修了、長めの昼食休憩をとる
17:00
夜診が始まり、受付の手伝いに入る
18:00
医師に頼まれていた学会参加の登録手続きを行う
20:00
明日の業務の確認などをして、医療事務担当者と共有し、退勤

決まったルーチンワークと柔軟な対応が必要な業務が混在する

特に医療秘書・医療クラークを兼ねて業務にあたることが多いスタッフの数が少ない診療科やクリニックで勤務する医療秘書は、一般企業のような日々の秘書業務に加え、カルテの管理や患者への対応、診療報酬請求明細書(レセプト)作成などの医療機関特有の業務などに柔軟に対応することが求められます。

また、医療機関では医師をはじめ、様々な職種の医療従事者とチームで仕事をするため、チーム全体の補佐も医療秘書の業務といって差し支えありません。

医療事務担当者、患者さん、医師、看護師、臨床検査技師ソーシャルワーカーなど、医療スタッフ間の橋渡しなども医療秘書の仕事です。

医療秘書は医療スタッフが医療行為に集中できる環境作りを行うことが求められるため、医学や医療の現場に接しながら知識を吸収しスムーズに進行できるよう調整することが期待されます。

医療秘書の勤務時間・休日