医療秘書の仕事内容

医療秘書の仕事とは

医療秘書は、医療機関における事務職のスペシャリストともいえる職業であり、事務職の技能に長けているだけでなく、医療分野における幅広い知識も持ち備えた職種です。

病院や薬局、製薬会社などで働いており、来客があった際のおもてなしや電話応対、郵便物の整理など一般企業の秘書と同じような業務もあれば、医師が参加する学会の資料作成の手伝いといった医療現場ならではの業務もあります。

勤務先によっては、患者さんと医師、看護師ソーシャルワーカーなど、スタッフの間の連絡やスケジュール調整などの業務を担当することもあります。

この職業に就く上で国家資格や免許は必要ありませんが、医療秘書の技能検定に合格してから採用試験を受ける人も近年増えているようです。

給料は月収15万~25万円ほどで、正規雇用だけではなく非正規雇用も多いという現状があります。

医療秘書の業務の内容

医療機関で働く秘書

「医療秘書」という職業名そのものは聞いたことがないという人でも、一般的な企業で働いている「秘書」という職業については知っている人が多いのではないでしょうか。

秘書というのは、担当する役職者や上司などの来客の応対やスケジュールの管理、出張の手配など、さまざまな裏方業務を行う役割を担っています。

こうした業務を医療機関で行っているのが「医療秘書」という職業です。

病院や薬局に通院している患者と接する仕事ではないので世間の人々にとって身近な職業ではないかも知れませんが、医療機関で働く人たちにとっては非常に身近な存在であり、なくてはならない存在となっています。

学会の手伝いをすることもある

医療秘書が行う秘書業務には、「電話応対」や「出張の手配」「郵便物の整理」など一般の企業の秘書と同じような業務も多いのですが、なかには医療秘書ならではの業務というものもあります。

たとえば、「学会への同行や資料作成の手伝い」です。

医療の第一線で働く医師たちにとって、学会で最新の研究結果を報告する機会は非常に重要です。

一年を通して頻繁に学会や勉強会が行われることも珍しくなく、学会は日本全国各地が会場になるため、宿泊や交通の手配をすることも重要な業務です。

こうした学会参加の際に同行することもあり、またタクシーや宿を手配したり資料を準備するのを手伝ったりなど、状況や学会の重要さに応じて色々なサポートが求められます。

また、医師の手術の予定表を作成したり、診療の予約表を作成したりすることもあります。

秘書という立場から医学や医療の現場に接することになるので、このような分野に興味や関心がある人のほうが適任といってもよいでしょう。

医療秘書の役割

医療秘書が仕事でサポートする相手はさまざまです。

たとえば、病院の院長や看護部長など責任のある立場の人の個人秘書として働くこともあれば、医局秘書として全体的なサポートにまわることもあります。

このように、チームや個人を徹底的にサポートすることが医療秘書の役割です。

病院というのは患者の命を預かっている場所であり、医療スタッフは朝から晩まで時間に追われながら非常に忙しく働いています。

こうしたなかで、医療秘書が裏方の業務をスムーズにこなすことで、スタッフの負担が減り医療行為に集中できる環境を作ることが求められています。

一般企業の秘書などと同様、業務の内容が明確に区切られている職種というよりは、あらゆることに関して広くサポートすることが重要な業務だということができます。

医療秘書の勤務先の種類

医療秘書の勤務先は多岐にわたります。

医療秘書は医療機関だけではなく、大学、健康保険組合、製薬会社、医療機器メーカー、調剤薬局などでも勤務しています。

「秘書」と聞くと、大きな病院や大学、企業などをイメージしてしまいがちですが、最近では、個人で運営されているクリニックなどでも求人募集を行っています。

特に、クリニックなどの街の医療機関では、医療秘書と医療事務の業務わけが明確になされていないことも少なくありません。

医療秘書の仕事の範囲は幅広く、病院やクリニックによって求められる業務内容が変わってきます。

医療秘書・医療事務などといった募集のしかたで求人が出ている場合は、大きな病院では分業されていて医療事務担当者が行っている事務手続き・保険請求業務に加えて、秘書業務や情報管理業務などを担うこともあります。

また、医療秘書が置かれる診療科に関しても、内科、産婦人科、眼科と就職先の幅は広く、多くの医療機関で必要とされる職種です。

医療秘書の仕事の流れ

大学や病院の医局で勤務する医療秘書の主な仕事は、来客や電話に応対したりスケジュールを管理したりして、医療スタッフが医療行為に専念できる環境を作ることです。

まずは朝出勤し、職場の環境を整えることから仕事が始まります。

各部署から上がってくるスケジュールや医局員への郵便物や届きものなどをまとめたり振り分けたりすることが午前中の最も重要な仕事のひとつです。

ほかにも、患者さんの診療情報や診察予定、検査予定・結果などを共有する予定表に落とし込んだり、カレンダーに反映させたりといった業務も午前中に行うことが多くあります。

また、重要な学会や論文投稿の締切などのチェックも欠かせません。

それぞれの医局員がミスなく、期限までに決められた申込みや投稿をこなせるように注意を促します。

このためには、医師の手術や学会、取材などの日程を詳しく把握していることが大切です。

また、勤務先によっては幹部によるミーティングや職員の朝会、また提携している病院との合同カンファレンスなどに参加することが求められる場合もあります。

医療の現場は非常に忙しく、緊急の手術が入ったり入院患者を新たに受け入れたりすると医師や看護師のスケジュールはどんどん変わっていきます。

最新の情報が共有されないと思いがけないミスが起きてしまうので、医療秘書も常に最新の注意を払いながら事務仕事を担当しています。

医療秘書と関連した職業

医療秘書と関連した職業として、医療クラーク(医療事務作業補助者)が挙げられます。

病院やクリニックで事務作業を行う職種に、医療事務の他に「医療クラーク(医療事務作業補助者)」があります。

医療クラークの主な仕事は、医師や看護師の業務負担を減らすために、書類作成や事務業務を補助することです。

医療事務担当者よりもより医療現場に近く、医師や看護師と連携を取って業務に携わる医療現場側の秘書ともいえる役割を持ち、具体的には、医師の指示のもと、診断書や処方箋の作成、カルテ入力、行政上の届け出などを行います。

また、患者さんの入院時の病室手配、各種の検査科やリハビリテーション科などへの情報伝達が、業務に含まれる場合もあります。

医療秘書は医療事務担当者よりもこの医療クラークと多く連携して業務に対応します。
近年、病院やクリニックで働く医師・看護師の人手不足、業務量の多さが問題視されています。

医師や看護師の業務量が多くなればなるほど、患者さんの診察や治療における十分なケアが行いづらくなります。

そのような課題を背景として、医師や看護師の仕事を補助する医療クラークが現場のサポートをするようになってきました。

大きな病院などでは医療クラークは分業されていることが多いですが、クリニックやスタッフが多くない診療科などでは医療秘書は、医療事務の仕事や秘書業務に加えて、前述した医療クラークとしての診察・治療補助まで行うこともあります。

医療事務の仕事