秘書に向いている人、適正

気が利く人

口に出して言われなくても、相手が望むことを察知して動けるような人は秘書に向いています。先回りして行動することは、秘書として大切なスキルの一つです。

ただし、人の性格は十人十色なのが当たり前。上司によって「秘書にはこんな風に行動してほしい」という要求は異なります。相手の求めることを正確に見極めて、どんな場合でも気を利かせた行動ができるような人は、秘書の適正があるといえます。

几帳面かつ柔軟性がある人

日々上司のスケジュール管理をしたり、時には機密事項を扱ったりする秘書には、几帳面かつマメであることが望まれます。メールチェックや郵便物の確認など、毎日決まった仕事を正確にこなすことも大切です。

しかし、急に重要な会議が入って予定していたスケジュールをすべて変更・キャンセルするなど、状況が変わったりイレギュラーな事態が発生することも日常茶飯事です。

そのため、融通が利かない人や頑固な人よりも、いつでも臨機応変に立ち回れる柔軟性を持っている人のほうが、秘書としては向いているといえます。

サポート役に徹することができる人

秘書はあくまでも上司のサポートをする存在です。特に気を付けるべきとされているのは、どれだけ偉い上司の下についても謙虚さを忘れないことです。

重役の秘書になると取引先やお客さまからも丁寧な対応をされることが多いため、ついつい自分まで偉くなったと勘違いしやすいからです。

自分の仕事はあくまでも上司の仕事を手助けすること。それを常に忘れることなくサポート役に徹することができる人、自分優先ではなく、相手が喜ぶことにやりがいを見出せる人は、秘書に向いています。

明るく健康である人

どんなに事務処理能力や語学力に優れた秘書であっても、毎日暗い表情でボソボソと話すような人であれば、上司はその秘書と一緒に仕事をしたいとは思わないでしょう。

秘書をつけるような上司たちはとても大きな責任を抱えているため、疲労困憊することもあります。そんな時、秘書がいつも明るく元気でいれば、上司も気分良く仕事に打ち込めます。

また、健康でなければ元気に働くことはできませんし、人のサポートをする余裕も生まれません。秘書の仕事は秘書にしかできない部分も大きいため、自分の体調管理がきちんとできることがとても大切です。

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