秘書に向いている人とは？ 適性や必要な能力を紹介
秘書に向いている性格・適性
気が利く人
口に出して言われなくても、相手が望むことを察知して動けるような人は秘書に向いています。
先回りして行動することは、秘書として大切なスキルの一つです。
ただし、上司によって「秘書にはこんな風に行動してほしい」という要求は異なります。
相手の求めることを正確に見極めて、どんな場合でも気を利かせた行動ができるような人は、秘書の適性があるといえます。
几帳面かつ柔軟性がある人
日々上司のスケジュール管理をしたり、時には機密事項を扱ったりする秘書には、几帳面かつまめな性格であることが望まれます。
メールチェックや郵便物の確認など、毎日決まった仕事を正確にこなすことも大切です。
しかし、急に重要な会議が入って予定していたスケジュールをすべて変更・キャンセルするなど、状況が変わったりイレギュラーな事態が発生したりすることも日常茶飯事です。
そのため、いつでも臨機応変に立ち回れる柔軟性を持っている人のほうが、秘書としては向いているといえます。
サポート役に徹することができる人
秘書はあくまでも上司のサポートをする存在です。
特に気を付けるべきとされているのは、どれだけ偉い上司の下についても謙虚さを忘れないことです。
重役の秘書になると取引先やお客さまからも丁寧な対応をされることが多いため、ついつい自分まで偉くなったと勘違いしやすいからです。
自分の仕事はあくまでも上司の仕事を手助けすることで、それを常に忘れることなくサポート役に徹することができる人、自分優先ではなく、相手が喜ぶことにやりがいを見出せる人は、秘書に向いているでしょう。
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秘書に必要なスキル・能力
記憶力
秘書はいくつもの仕事を同時にこなし、あちこち飛び回る多忙な上司のスケジュールを正確に把握しておかなければならないため、記憶力はあればあるほど業務の上では役立ちます。
判断力・行動力
秘書の仕事では想定外のことが起こることも多々あるため、いつでも臨機応変な対応が求められます。
その時、その場に応じて適切な対応をとるためには、とっさの判断力が欠かせません。
忙しい上司に何もかも確認するわけにはいきませんので、それまでの経験を活かしながら、どう対応するのがベストなのかを常に考えて行動しなければなりません。
また、上司に指示されるのを待つだけでなく、自分から上司が必要としていることを考えて、積極的に行動に移すことも大切です。
情報収集力
忙しい上司に変わって、上司が必要なさまざまな情報を集めることも秘書の大切な仕事です。
上司から指示を受けることもあれば、自分で上司に必要だと思われることを考えて情報を集め、いざという時にすぐ提供できるように準備することもあります。
インターネットをはじめ、新聞や書籍・雑誌、関係者との会話などを通じ、日ごろから役立つ情報を仕入れようとする積極性が求められます。
豊かな人間性
テキパキと仕事ができる秘書になることは大切ですが、絶対に忘れてはならないのは、上司や周囲の人から信頼される人間であり続けることです。
たとえば、言われたことは絶対に守る、時間に遅れない、自分の失敗を人のせいにしない、人には思いやりをもって接することができるなどが挙げられます。
どれも簡単で当たり前のことように思えますが、日常の忙しさに追われるとつい忘れてしまいがちです。
また、マナーや言葉遣い、身だしなみも重要です。
どんな人にも好感を持たれる人間になることが、「あの人になら安心して仕事を任せられる」という信頼に繋がります。
秘書に向いていないのはどんな人？
口の軽い人
重役の近くで働く秘書は、たとえば「社外秘」や「機密事項」といわれるような、会社の経営に関わる重要な情報に触れる機会が多くなります。
しかし、それらを他の社員や外部の人に漏らしてはいけません。
「これくらいならいいだろう」と軽い気持ちで喋ったことが、結果的に会社の信用を大きく失ってしまう可能性もあり「秘書は口が堅くあるべし」とはよくいわれるところです。
気持ちの切り替えができない人
秘書はときとしてお叱りの言葉を受けることもあります。
仕事をする上ではあちらを立てればこちらが立たず、といったように人と人の板挟みになったり、多忙な上司がピリピリしていて八つ当たりされたりということも少なくないでしょう。
いちいち落ち込んで悲しくなったり、反論したりしていては秘書は務まらないため、ちょっとしたことは受け流せるくらいの余裕を持って、すぐに気分の切り替えをすることが大事です。
