貿易事務の仕事内容

貿易事務の仕事とは

 
貿易事務は、海外取引先との輸出入取引の際に発生する事務手続きを担当する職業です。

輸出入に関わる法律、通関、船積みや外国為替といった専門知識をベースに、輸出入取引がスムーズに行われるよう、迅速で正確な事務処理を行うことでサポートする役割を担います。

輸出入取引を行うには、国をまたいで物を移動させるため、さまざまな事務処理や調整が必要となります。

貿易事務の種類は大きく「輸出業務」と「輸入業務」に分けられますが、具体的な業務内容や業務の幅についてはさまざまで、企業によって異なります。

大企業では、貿易事務の一種として専任の営業アシスタント業務を採用するところもあります。

輸出入に関わるペーパーワークではなく、取引先とのコレポン(コレスポンデンス:連絡調整)がメインの仕事になります。

貿易事務は、貿易取引における「商品(モノ)」、「代金(カネ)」、「書類(カミ)」の流れを把握するエキスパートです。

経験を積めば、プロの実務者として認められ、身につけたスキルによって再就職や転職に有利になることが多いです。

貿易事務の業務の内容

貿易書類の作成・確認

貿易には国内取引と比べリスクがあるといわれます。

たとえば、文化や商習慣の違いから、商品の納入や代金の支払いがうまくいかない、長距離の輸送が必要となるため、輸送中の事故の危険性が高まるなどが考えられます。

そのため取引をする商品・サービスの数量、価格、取引の条件などを書類という形で証拠に残し、その書類を正確な手順でやり取りすることが欠かせません。

輸出・輸入に関連する書類は一般的に「貿易書類」と呼ばれます。

たとえば、輸出する品物の品名や種類、数量、価格、代金支払い方法などが明記された「インボイス(Invoice・商業送り状)」、貨物の引渡しに必要となる「船荷証券(B/L・Bill of Lading)」などがあります。

ほかにも、「信用状(L/C・Letter of Credit)」「為替手形(Bill of Exchange)」といった代金の支払い・回収に関連するものなど、さまざまな書類が存在します。

これらの数多くの書類の作成や内容確認、送付などを行うのが貿易事務です。

正確に書類を作成し、関係者とやり取りするためには、内容をきちんと理解できるだけの専門知識、英語力が必要になります。

出荷・輸送・通関業務

輸出・輸入に伴う品物の輸送業務を貿易事務が担うこともあります。

たとえば工業製品を輸出しているメーカーでは、工場への出荷依頼、工場から海外まで貨物を運ぶためのトラック、船、飛行機などの手配、貨物を海外に持ち出す許可を得るための輸出通関の手配などの業務が発生します。

一方、輸入をしている会社で働く場合は、海外の輸出業者や生産者への発注手続き、貨物を国内に持ち込む許可を得るための輸入通関の手配、港や空港から品物をお客様に届けるための、倉庫や輸送手段の手配といった業務が発生します。

なお海外の取引先と外国語でメールや電話のやり取りをすることを「コレポン」「コレポン業務」と呼びます。

品物の輸送には、とても多くの会社や人が関わるため、スムーズな取引を行うためには高い調整能力とコミュニケーション能力が必要になります。

出荷・納入管理

注文を受けた品物の量や納期のデータをパソコンに入力し、自社の工場や倉庫にある在庫量を確認するなどモノの管理も貿易事務の業務としてあげられます。

天候の影響などによって、輸送が遅れたりした場合は、スケジュールの調整なども行います。

貿易事務の役割

グローバル社会となった現代では、海外との貿易取引を行っている会社は珍しくありません。

企業によっては売上の大半を海外向け輸出が占めることもあれば、原材料を海外からの輸入に大きく依存していることもあります。

これらの企業では貿易取引がスムーズにいくかどうかは、企業の経済活動・利益に直結してきます。

商慣習や文化の違いから、国内取引に比べリスクが大きく、書類や手続きが煩雑になりがちな書類・税関手続きを担う貿易事務は、企業を下から支える存在といえます。

また世界的な流通を支える役割を果たしています。

貿易事務の勤務先の種類

商社

メーカーでの貿易事務はどちらかといえば輸出業務がメインとなるのに対し、商社の場合は輸出と輸入の双方に関わることが多くなります。

海外との交渉、受発注、船積み手配がメイン業務で、担当業務により輸出用書類の作成や船の予約なども行います。

業務内容は企業によりさまざまですが、大手の商社の場合は輸出、輸入、通関と業務を細分化されているケースがほとんどです。

一方、小規模な商社の場合は貿易事務を1人でまわすこともあります。

商社の場合は取り扱う商品の種類や数も多く、為替の変動などを考えつつ、自社の利益を上げるために相手側の担当者と価格交渉を任される場合もあります。

貿易事務だけでなく、自社で輸出入している製品知識を抑えておく必要があります。

幅広い貿易事務を実務で学べるチャンスがあり、コレポン業務が発生することもあります。

通関業者

輸出入には関税という税金がかかります。

通関業務とは、輸出入に対し、どれくらいの関税が発生するかを正確に計算し、関税支払を申告する業務です。

この手続きを正しく行うことで、国から許可が与えられ、ようやくそれらを貨物として動かすことができます。

逆に、この関税の計算が間違っていたり、手続きに不備があったりすると、これらの物資が保税倉庫で足止めされてしまったり、後から追加で関税を強いられたりすることもあります。

通関業者とは、商社やメーカー、あるいは船会社や航空会社などから、こうした通関業務の代行を請け負う業者です。

業務内容は、通関書類を作ることをメインとして、荷主・航空会社・船会社・倉庫会社などと折衝しながら、輸送の予約や運送の手続きを代理代行しています。

通関業者で貿易事務として勤務する場合、輸出入に関する書類作成をすることはほぼなく、通関業務に特化することになります。

通関士の取得を目指す方などにはおすすめの勤務先です。

NVOCCやフォワーダー

NVOCC・フォワーダーというのは、荷主と輸送業者の間をとりもつコーディネーター、あるいは仲介業者のことです。

通関手続きや書類作成の代行、荷物の保管などの付帯サービスも請け負う業者が多いです。

出発地から到着地まで、貨物の保管や配送、通関手続きなど輸送に関するすべてを依頼でき、業務やコストの効率化や時間短縮といったメリットがあるため、商社やメーカーがアウトソーシングするため利用しています。

NVOCCやフォワーダー業者で貿易事務として働く場合、通関業者で働くより、広範囲の貿易事務能力が必要になります。

またイレギュラーな事態が起こった際、各関連会社の調整を行う必要があり、高い調整能力が求められます。

船会社・航空会社

船や飛行機など自社が保有する運搬手段をつかい、貨物を輸出、輸入する役割を担っています。

NVOCCやフォワーダーが通関や書類の作成、荷主との調整を行うため、船会社・航空会社での貿易事務は、こうした外部の協力会社との窓口業務が中心となります。

積み込みや荷下ろし、輸送スケジュールの調整、運賃の見積もり、入金、入港する港との交渉、荷主との対応などが、ここでのおもな貿易事務の仕事になります。

輸出入、通関に関する業務はなく、輸送に関する限定的なものになります。

貿易事務の仕事の流れ

貿易事務といっても、勤務する会社の規模や業種によって、仕事の内容も大きく異なります。

一般的に大企業の場合は業務が細分化されており、貿易取引の一連の流れの中でも、たとえば商品の受注・発注業務のみを担当するということがあります。

一方、小規模企業の場合は、商品の受注・発注だけでなく、倉庫の手配、通関手続き・船積み手続き、代金の回収、クレーム処理など取引に関わるいくつかの業務を担当するケースも見られます。

今回は商社で輸入に関する貿易事務を例に見てみましょう。

売買契約締結

輸出者と商品の売買に関して結ばれた売買契約を確認します。

信用状(L/C)の開設

決済手段はL/C以外もあり、売買契約に基づき準備する必要があります。

決済手段がL/Cの場合は、輸出者の商品発送を引き換えに銀行が代金支払いを確約する信用状を開設する依頼を銀行にします。

なおL/Cは取引銀行との間で上限枠が決まっているため、その残高管理も貿易事務の仕事の1つとなります。

船積み書類の確認

インボイス、パッキングリスト、B/Lなど輸出者が作成した書類をチェックします。

商品代金支払い

船積み書類確認と同時に銀行に商品代金を支払います。

貨物引き取り

船積み書類をNVOCCやフォワーダーに交付し、通関の手配を行います。

納入管理

通関を通って輸入許可のおりた輸入品を国内の倉庫に搬入するほか、小売業者などに配送手配します。

貿易事務と関連した職業

貿易事務と一般事務の違い

資料・契約書の作成、来客応対や電話応対、メール応対、郵便物の仕分け、ファイリング、データ収集などを行うのが一般事務です。

一般事務は全ての業種・企業において必要な職種であり、汎用性が高いといえます。

一方、貿易事務は輸出入に関する業務を担当し、商社やメーカーなど海外との取引がある企業で活躍します。

規模の小さい会社では貿易事務が一般事務を兼ねることもあります。

一般的には貿易事務のほうが給料などの待遇もよいとされ、その高い専門性から転職のときも有利になることが多いです。

一般事務の仕事

貿易事務と営業事務の違い

企業には様々な営業部署があり、その営業部署、もしくはひとつの営業グループの営業職の人々を1名から複数人でサポートする存在が営業事務です。

商品の受発注・管理、在庫や納期管理、請求書や社内会議及び顧客へのプレゼンテーション資料作成、顧客からの電話応対などを行います。

一方、貿易事務は、輸出入に関わる法律、通関、船積みや外国為替といった専門知識をベースに、輸出入取引がスムーズに行われるように、迅速で正確な事務処理を行います。

なお大企業では、貿易事務の一種として専任の営業アシスタント業務を採用するところもあります。

輸出入に関わるペーパーワークではなく、取引先とのコレポン(連絡調整)がメインの仕事です。

外出が多い営業担当のサポートとして、オフィスで取引先とのスケジュール管理など、迅速なコミュニケーションをこなす役割です。

営業アシスタント業務としては、メールや電話での取引先とのコレポン業務、受発注・出荷に関するスケジュール調整、納期等のスケジュール調整があります。

営業アシスタントとしての仕事が認められると、海外の取引先との打ち合わせ・交渉のため、営業担当に随行して海外出張に赴くこともあります。

コレポン業務では営業事務の仕事と重なることもありますが、貿易事務には英語力などが必要になります。

営業事務の仕事