貿易事務の仕事とは

　
貿易事務は、海外取引先との輸出入取引の際に発生する事務手続きを担当する職業です。

輸出入取引の際には、国をまたいで「モノ」を移動させるため、さまざまな事務処理や調整が必要となります。

そこで貿易事務は、輸出入に関わる法律、通関、船積みや外国為替といった専門知識をベースに、輸出入取引がスムーズに行われるよう、迅速で正確な事務処理を行っていきます。

貿易事務の種類は大きく「輸出業務」と「輸入業務」に分けられますが、具体的な業務内容についてはさまざまで、企業によっても異なります。

貿易事務は、貿易取引における「商品（モノ）」「代金（カネ）」「書類（カミ）」の流れを把握するエキスパートです。

事務職のなかでも専門性が高めで、経験を積めばプロの実務者として認められ、身につけたスキルによって再就職や転職にも有利になります。

貿易事務の業務の内容

貿易書類の作成・確認

貿易は、国内取引と比べリスクがあるといわれます。

貿易で起こりうる問題の一例として、相手国との文化や商習慣の違いから、商品の納入や代金の支払いがうまくいかないかったり、長距離の輸送が必要となるために、輸送中の事故の危険性が高まったりすることなどが考えられます。

そのため、取引をする商品・サービスの数量、価格、取引の条件などを書類という形で証拠に残し、その書類を正確な手順でやり取りすることが欠かせません。

輸出・輸入に関連する書類は、一般的に「貿易書類」と呼ばれます。

貿易書類には、以下のようなものがあります。

これらの数多くの専門的な書類の作成・内容確認、送付などを行うのが貿易事務です。

正確に書類を作成し、関係者とやり取りするためには、その内容をきちんと理解できるだけの専門知識や英語力が必要になります。

出荷・輸送・通関業務

輸出・輸入に伴う品物の輸送業務を貿易事務が担うこともあります。

たとえば、工業製品を輸出しているメーカーでは、以下のような業務が発生します。

一方、輸入をしている会社で働く場合は、以下のような業務が発生します。

なお、海外の取引先と外国語でメールや電話のやり取りをすることを「コレポン」や「コレポン業務」と呼びます。

品物の輸送には、とても多くの会社や人が関わるため、スムーズな取引を行うためには高い調整能力とコミュニケーション能力が必要になります。

出荷・納入管理

注文を受けた品物の量や納期のデータをパソコンに入力し、自社の工場や倉庫にある在庫量を確認するなど「モノ」の管理も、貿易事務の業務として挙げられます。

天候の影響などによって輸送が遅れる場合には、スケジュールの調整なども行います。

貿易事務の役割

グローバル社会となった現代では、海外との貿易取引を行っている会社は珍しくありません。

企業によっては売上の大半を海外向け輸出が占めることもあれば、原材料を海外からの輸入に大きく依存していることもあります。

これらの企業では、スムーズな貿易取引を行うことは、企業の経済活動・利益に直結してきます。

商慣習や文化の違いから国内取引に比べリスクが大きく、書類や手続きが煩雑になりがちな書類・税関手続きを担う貿易事務は、企業を下からしっかりと支える存在といえます。

また、世界的な流通を支える役割をも果たしています。

貿易事務の勤務先の種類

商社

メーカーでの貿易事務はどちらかといえば輸出業務がメインとなるのに対し、商社の場合は輸出と輸入の双方に関わることが多くなります。

海外との交渉、受発注、船積み手配がメイン業務で、担当業務により輸出用書類の作成や船の予約なども行います。

業務内容は企業によりさまざまですが、大手の商社の場合は輸出、輸入、通関と業務を細分化されているケースがほとんどです。

一方、小規模な商社の場合は貿易事務を1人でまわすこともあります。

商社の場合は取り扱う商品の種類や数も多く、為替の変動などを考えつつ自社の利益を上げるために、相手側の担当者と価格交渉を任される場合もあります。

貿易事務だけでなく、自社で輸出入している製品知識を抑えておく必要があります。

幅広い貿易事務を実務で学べるチャンスがあり、コレポン業務が発生することもあります。

通関業者

通関業者とは、商社やメーカー、あるいは船会社や航空会社などから、通関業務の代行を請け負う業者です。

輸出入には「関税」という税金がかかります。

通関業務とは、輸出入に対し、どれくらいの関税が発生するかを正確に計算し、関税支払を申告する業務です。

この手続きを正しく行うことで、国から許可が与えられ、ようやくそれらを貨物として動かすことができます。

逆に、関税の計算が間違っていたり手続きに不備があったりすると、物資が保税倉庫で足止めされてしまったり、後から追加で関税を強いられたりすることもあります。

正しい通関業務を行うことは、モノの輸出入をする上で非常に大事なことです。

通関業者では、通関書類を作ることをメインとして、荷主・航空会社・船会社・倉庫会社などと折衝しながら、輸送の予約や運送の手続きを代理代行しています。

通関業者で貿易事務として勤務する場合、輸出入に関する書類作成をすることはほぼなく、通関業務に特化することになります。

「通関士」の取得を目指す方などにはおすすめの勤務先です。

NVOCCやフォワーダー

NVOCC・フォワーダーとは、荷主と輸送業者の間をとりもつコーディネーター、あるいは仲介業者のことです。

通関手続きや書類作成の代行、荷物の保管などの付帯サービスも請け負う業者が多いです。

出発地から到着地まで、貨物の保管や配送、通関手続きなど輸送に関するすべてを依頼でき、業務やコストの効率化や時間短縮といったメリットがあるため、商社やメーカーがアウトソーシングするため利用しています。

NVOCCやフォワーダー業者で貿易事務として働く場合、通関業者で働くより、広範囲の貿易事務能力が必要になります。

またイレギュラーな事態が起こった際、各関連会社の調整を行う必要があり、高い調整能力が求められます。

船会社・航空会社

船会社・航空会社では、船や飛行機など自社が保有する運搬手段を使い、貨物を輸出、輸入する役割を担っています。

NVOCCやフォワーダーが通関や書類の作成、荷主との調整を行うため、船会社・航空会社での貿易事務は、こうした外部の協力会社との窓口業務が中心となります。

積み込みや荷下ろし、輸送スケジュールの調整、運賃の見積もり、入金、入港する港との交渉、荷主との対応などが、ここでのおもな貿易事務の仕事になります。

輸出入、通関に関する業務はなく、輸送に関する限定的なものになります。

貿易事務の仕事の流れ

貿易事務といっても、勤務する会社の規模や業種によって、仕事の内容も大きく異なります。

一般的に大企業の場合は業務が細分化されており、貿易取引の一連の流れの中でも、たとえば商品の受注・発注業務のみを担当することが多いです。

一方、小規模企業の場合は、商品の受注・発注だけでなく、倉庫の手配、通関手続き・船積み手続き、代金の回収、クレーム処理など取引に関わるいくつかの業務を担当するケースも見られます。

今回は商社で輸入に関する貿易事務を例に見てみましょう。

売買契約締結

輸出者と商品の売買に関して結ばれた売買契約を確認します。

信用状（L/C）の開設

決済手段はL/C以外もあり、売買契約に基づき準備する必要があります。

決済手段がL/Cの場合は、輸出者の商品発送を引き換えに銀行が代金支払いを確約する信用状を開設する依頼を銀行にします。

なおL/Cは取引銀行との間で上限枠が決まっているため、その残高管理も貿易事務の仕事の1つとなります。

船積み書類の確認

インボイス、パッキングリスト、B/Lなど輸出者が作成した書類をチェックします。

商品代金支払い

船積み書類確認と同時に銀行に商品代金を支払います。

貨物引き取り

船積み書類をNVOCCやフォワーダーに交付し、通関の手配を行います。

納入管理

通関を通って輸入許可のおりた輸入品を国内の倉庫に搬入するほか、小売業者などに配送手配します。

貿易事務と関連した職業

貿易事務と一般事務の違い

「一般事務」は、オフィスにおいて資料・契約書の作成、来客応対や電話応対、メール応対、郵便物の仕分け、ファイリング、データ収集などを担当します。

一般事務は、ほぼすべての業種・企業において必要な職種であり、汎用性が高いといえます。

一方、貿易事務は輸出入に関する業務を担当し、商社やメーカーなど海外との取引がある企業で活躍します。

規模の小さな会社では、貿易事務が一般事務を兼ねることもあります。

一般的には貿易事務のほうが給料などの待遇もよいとされ、その高い専門性から、転職のときも有利な条件で採用されることが多いです。

一般事務の仕事

貿易事務と営業事務の違い

貿易事務と似た職業に、企業の営業部署、もしくは営業グループの営業職の人々をサポートする「営業事務」があります。

営業事務は、外回りの多い営業職がスムーズに仕事を進められるよう、商品の受発注・管理、在庫や納期管理、請求書や社内会議及び顧客へのプレゼンテーション資料作成、顧客からの電話応対などを担当します。

一般事務と同じように、さまざまな業界の企業に置かれる職種であり、通常は貿易に関する業務には携わりません。

ただし、貿易を行う会社によっては、貿易事務と営業事務を兼務するような役割を担う人材を採用することがあります。

その場合の営業事務的な業務としては、取引先との「コレポン（連絡調整）」が挙げられ、メールや電話での取引先とのコレポン業務、受発注・出荷に関するスケジュール調整、納期等のスケジュール調整などに携わります。

経験を積むと、海外の取引先との打ち合わせ・交渉のため、営業担当に随行して海外出張に赴くこともあります。

コレポン業務では営業事務の仕事と重なることもありますが、貿易事務には、一般的な営業事務よりも高度な英語力が必要になります。

営業事務の仕事