学校事務の仕事内容

学校事務の仕事とは

学校のあらゆる事務手続きに携わる

学校事務は、小学校、中学校、高校、短大、大学、専門学校など、さまざまな種類の学校に勤務し、事務や管理業務を担う職種です。

細かな仕事内容は勤務先の学校によって異なりますが、たとえば職員の給与計算、各種証明書の発行、施設管理、備品調達、福利厚生、奨学金手続きなど、その業務内容は多岐にわたります。

そのほか、学校説明会や入学試験の準備、新入生の入学手続き等に携わるなど、同じ職場に勤務する教職員たちと連携を図りながら仕事を進めていきます。

担当業務が細かく分かれている場合も

通常、学校事務の職場となる各学校では、複数の事務職員が勤務しています。

学校の規模が大きくなればなるほど職員数も増え、給与担当、人事担当といったように、業務窓口も細かく分けられています。

しかし、小さな学校であれば学校事務として一人のみが配置され、幅広く業務を担当することも珍しくありません。

また、大学で事務に携わる職員の場合、上記に挙げたような管理系の業務のほか、学生の就職をサポートする業務に携わることもあります。

学校事務の業務の内容

学生・職員・保護者に関連する業務

学校事務の業務は非常に幅広いですが、大きく分けると「人・物・事」に関連する3つの業務があります。

1つめの「人に関連する業務」として、学生や職員、保護者にかかわる仕事が挙げられます。

学生の入学・卒業、転校などの手続きや、授業料の納入、奨学金の申請、在学証明書などの発行や、進路相談、就職活動、さらには教職員の勤怠管理など、学校に関連する人たちをサポートする役割を担います。

大学や専門学校では、住居やアルバイトの紹介といった学生生活全般の支援をおこなうこともあります。

施設・設備に関連する業務

2つめに、学校の施設や設備などの「物」に関する業務が挙げられます。

教室や体育館、校庭、講義室、研究室など、生徒・学生が学校生活を送るのに不可欠な設備に不備がないかチェックし、故障があれば修理を依頼します。

施設内に足りない備品や、教科書などの教材を事前に準備するのも学校事務の仕事です。

また、学内に何台ものパソコンがあり、Webでの履修登録や成績確認、学内メールシステムの活用などが一般的となっている大学・専門学校においては、情報システムに関する専門知識を持った人が事務系職員として働いています。

学校行事に関連する業務

最後に、学校行事やイベントなどの「事」に関連する業務も、学校事務が担います。

学校では授業や講義だけでなく、入学式や卒業式、文化祭や運動会など、さまざまな行事が行われます。

入学試験の時期はとくに忙しくなり、入試当日の準備はもちろん、入学説明会やオープンキャンパス、学校訪問などに関する行事にも携わります。

学校事務は、これらの行事がスムーズに催されるよう、教員や学生の要望を聞きながら必要な備品を発注して用意し、環境を整える役割があります。

学校事務の役割

学校運営に裏方として携わる学校事務は、学生や教職員とコミュニケーションをとる機会が多くあります。

そのため、コツコツと確実に仕事をこなす能力に加え、人と上手に接しながら物事を進めていく力が求められます。

また、学校事務は学校の窓口としての役割も担っており、来客者へのマナーや気配りなども身につけておく必要があります。

この仕事では特別な資格等は求められないケースが大半ですが、経験によってスキルアップできる部分が大きく、ベテランになれば予算配当など学校の支出に関わる重要な仕事を任されるようにもなります。

「事務」という名称がついている職業ではありますが、単純なオフィスワークとも異なります。

教育現場で働く一員であるという責任感を持ち、学校をしっかりと運営していく姿勢が求められます。

学校事務の勤務先の種類

学校事務は、学校法人もしくは教育機関において勤務しています。

ひとことで学校といっても幅広く、小学校から中学校、高等学校、短期大学、4年制大学、専門学校などが挙げられます。

さらに、それらの学校は大きく国公立と私立に分けられますが、いずれの運営形態においても学校事務が勤務しています。

入学などの手続きや施設の管理、学校行事の準備といった基本的な業務内容は、どの学校に勤務する事務職員にも共通しています。

しかし、たとえば地方の小学校と都心部にある総合大学では規模も教育内容も大きく異なるように、学校の規模や対象年齢、運営体制によって、学校事務に求められる役割や仕事内容は大きく変わってきます。

学校事務を目指す人は自分のしたい仕事ができるよう、各学校の特徴について事前によく調べ、見極める必要があるでしょう。

学校事務の仕事の流れ

学校事務の仕事の流れは、勤務先の規模や運営体制、配属される部署によって大きく異なります。

ここでは、公立中学校に勤務する学校事務の仕事の流れをご紹介します。

  1. 1.出勤

    授業が始まる1時間前には出勤し、仕事がスムーズに始められるように準備。職員室内の設備を整えます。
  2. 2.勤務開始

    保護者や業者からの電話応対、来客者の案内、学校宛メールの確認、給与・旅費の処理などの事務業務を進めていきます。

    空いている時間には校内の清掃、花壇の水やりなどを行うこともあります。

  3. 3.給食の準備・片付け

    給食の時間にはエレベーターの上げ下げや食器回収など、補助作業を担当します。
  4. 4.備品発注など

    午後も午前と同じ業務に加え、空いた時間にPTAの予算・決算業務を行ったり、来訪のない授業時間後に備品の発注依頼などを済ませたりします。
  5. 5.退勤

    規模の小さい学校では一人あたりの事務職員に任される業務範囲が広く、残業が発生することもあります。

学校事務と関連した職業

学校には、教員と事務職員以外に「学校用務員」と呼ばれる人が働いています。

学校用務員の業務内容は学校によって異なりますが、備品の調達や設備の修理、校内の見回り、清掃など、学校を管理・運営するにあたって必要な校務全般を担います。

小学校や中学校のころ、教室の蛍光灯を交換してくれたり、校内の落ち葉をほうきで掃いたりしていた用務員さんを覚えている人もいるでしょう。

基本的にはそうした雑務を担うのが用務員ですが、現在では文書作成や配布物のコピーなど、事務的な仕事をともなう場合もあります。

学校用務員になる方法は学校によってさまざまで、公立学校の場合、地方自治体が各市町村の職員として採用を実施するケースが一般的です。

私立学校の用務員は、学校が直接採用をおこない、正規職員もしくはパートなどの非正規職員として勤務します。

近年では、公立か私立かにかかわらず、民間の人材派遣会社から派遣されて職務にあたる学校用務員も増えています。