学校事務の1日のスケジュール・生活スタイル

学校事務の業務スケジュール

学校事務として働く人たちは、それぞれ「学校」という場所で働くことは共通していても、人によって、あるいは状況によって、庶務、経理広報など幅広い仕事をこなしています。

地方の小学校や中学校などの小規模な学校では、一人の事務員のみが配置されているところも多く、校内の清掃から許員のサポート、経費の処理まで、1日でこなす業務は多岐に渡ります。

一方、総合大学などの大規模な学校では、教務や設備管理、総務、経理など、担当ごとに部署が分かれていて、業務内容が細分化されているため、1日の業務スケジュールも部署によって大きく異なります。

ここでは、公立中学校で勤務する学校事務、国立大学の学生課で働く事務職員、私立大学の広報課の事務職員を例にとり、それぞれの1日の過ごし方を紹介していきます。

学校事務の1日の流れ

公立中学校で勤務する学校事務の1日

私立の一貫校や複数の学部を持つ大規模な大学でない限り、1校につき一人〜数人の事務員が校務を担っているところがほとんどです。

ここでは、その代表例として、公立の中学校に勤務する学校事務の1日の流れをご紹介します。

08:00 出勤
出勤したら出勤簿に出勤印を押し、机回りを整えて仕事の準備に入ります。
08:30 勤務開始
1日は郵便物やメールの処理から始まります。

学校には毎日たくさんの郵便物が届くため、内容をチェックして必要なものとそうでないものに仕分け、重要な書類は担当の職員に渡していきます。

09:00 打ち合わせ
他の職員とのミーティングをおこないます。
10:00 請求処理
学校の予算で購入した物品の請求書が届いたため、支払いに必要な手続きをおこないます。
11:30 消耗品の在庫確認
コピー用紙や掃除道具など、学校で使う消耗品の在庫状況と使用量を確認します。
12:15 昼食
生徒と同じ給食を食べ、食器回収の手伝いなどのサポートをします。
13:00 給与明細の確認
給与日の前になると給与事務所から教職員の給与明細が配布されるので、事務職員は誤支給がないことを確認し、個人別に分けたうえで封筒に入れます。
14:30 備品の引き渡し
部活動の依頼で注文をしていた備品が届いたため、記録をとったうえで顧問に引き渡します。
15:00 財務業務
学校の予算や支払いなどの財務情報を、パソコンを使ってシステムに入力していきます。

間違いがあってはいけないため慎重に進めます。

16:00 問い合わせ、来客対応
学校の窓口として、電話やメールなどで外部から問い合わせを受けることもあります。

お客さまが訪問された際は応接室に案内をしてお茶を出します。

17:15 勤務終了
仕事にキリがついていない場合は、残業をして終わらせてから帰宅となることもあります。

国立大学の学生課で働く事務職員の1日

次に、国立大学の学生課に勤務する事務職員の1日の流れをご紹介します。

学生課では、学生から授業や学校生活に関する相談を受けたり、サークル運営や立ち上げ、奨学金、就職に関連する申請や手続きをおこなったりと、学生支援全般を担います。

08:30 出勤
業務は9時開始ですが早めに出勤し、学生が少ない時間帯にメールチェックなどの事務をおこないます。
09:00 書類の作成
窓口業務が少ない午前中を使い、奨学金やサークルの運営などに関する書類の作成をおこないます。

学生が提出した書類の内容に不備があれば、電話で直接伝えて再提出を依頼します。

11:00 窓口業務
お昼近くになると学生が増えるため窓口業務が忙しくなります。

履修届や奨学金などの手続きに関する書類を受付けたり、質問や相談に乗ったりするほか、教室の忘れ物の問い合わせを受けることもあります。

12:30 休憩
窓口業務を離れ、自席もしくは休憩室でお弁当を食べます。
13:30 業務再開
午後も学生が多いため、窓口業務がメインとなります。

手続きの締め切り前には学生が殺到することもあり、書類作成などの仕事をしていても中断されることが多々あります。

16:00 打ち合わせ
広報課の事務職員と大学のパンフレット制作に関して打ち合わせをおこないます。
17:40 窓口受付終了
窓口の受付時間が終了したら、学生の受付をストップします。

業務終了時刻のため退勤できますが、学生がいない時間のほうが仕事に集中できるため、1〜2時間ほど残業することも多いです。

19:10 退勤
切りのよいところで事務作業を終え、デスクまわりを整えて退勤します。

私立大学の広報課の事務職員の1日

最後に、私立大学の広報課に勤める事務職員の1日をご紹介します。

大学内の研究や取り組みを学外にアピールしたり、多くの人に入試を受けてもらえるよう高校生へ大学の特長を伝えたりするのが広報の役割です。

08:45 出勤
始業時間の少し前に出勤し、1日の仕事内容を確認します。
09:00 朝礼
課内の朝礼で業務内容の共有をおこない、メールチェックをします。

広報課では学内へ打ち合わせに出ることも多いため、誰がどこにいるか知っておく必要があります。

09:30 資料作成
翌月に参加する進学説明会に向けた資料の作成をおこないます。
12:00 休憩
休憩時間になったら昼食をとり、一休みします。

お弁当を持参する人もいれば、学食を利用する人、学内のコンビニで買って自席で食べる人など、さまざまです。

13:00 打ち合わせ
大学の入試案内作成のため、担当教授と打ち合わせをおこないます。

パンフレットを作る際には、外部の制作会社も打ち合わせに入り、教授や学生から話を聞くこともあります。

15:00 SNS発信
広報課が運営する大学のSNSを使い、最近の取り組みを文章と写真にまとめて発信します。

近年はSNSも大学の特長をアピールするための重要なツールとなっています。

16:30 学生アンケート作成
大学案内のパンフレットに掲載する学生アンケートを作成します。

高校生の関心を引く内容に仕上げ、少しでも多く学生を募るのが目的です。

17:30 退勤
翌日のスケジュールを確認したら勤怠簿に退勤時間を記入し、帰宅します。

学校事務の勤務時間、休日、残業