貿易事務に向いている人とは？ 適性や必要な能力を紹介
貿易事務に向いている性格・適性
グローバルな仕事に面白みを感じる人
貿易事務を行うなかでは、営業職のように直接、お客さまと商談を行うといったことはほとんどありません。
しかし、メールや電話を通して取引先の外国人やフォワーダーなどの関係会社と連絡をとり、物事を調整する機会は多いため、貿易がスムーズに行われるようにさまざまな点に配慮しながら調整する必要があります。
ですから、海外にある程度の興味があり、英語を使った仕事へのモチベーションが高い人に向いている職業といえます
海外企業と日本企業では文化的な背景やビジネス慣習が異なることから、予期せぬトラブルになるケースもあります。
そのため、貿易事務としても、日本企業との違いを認識しながら、認識にズレが生じていないか確認しながら進めるなど、国際的なビジネスコミュニケーション力が求められます。
また予期せぬ悪天候のため、急遽船便が遅れるなど、突然のトラブルに対応しなければならないことがあります。
それらグローバルビジネスならではの業務に面白味を感じ、柔軟に対応することのできる人が向いています。
ルーティンワークが苦にならない人
貿易事務は、突発的なトラブルに対応することも多いですが、毎日決まった作業をきちんと行うことが基本です。
見積書、請求書、受発注書類のデータ作成、伝票処理などの定型事務が仕事の中心です。
変化が少ない仕事にも手を抜かずに、しっかりと行うことができる性格の人に向いています。
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貿易事務に必要なスキル・能力
英語を中心とする語学力
貿易事務は英語で記載された書類を取り扱ったり、取引先や関係先と英語でやりとりを行うことが多い職種です。
そのため、求人においても語学力が必須スキルのひとつとなっていることも多いです。
英語力はどのような企業でも役立ちますが、最近では、アジア各国とのビジネスも増加しているため、中国語など多言語スキルをもっていると優遇されるケースも増えています。
事務処理能力とマルチタスク能力
貿易事務の仕事は、ルーティーンに沿って各所とコミュニケーションをとり、書類を作成し、輸出入に関わる手続きを進めていきます。
複数の取引先をひとりで担当する場合は、企業ごとに異なる手続きを同時に行う場面も出てくるかもしれません。
また、見積書や伝票の作成など、大きな金額が動く書類の作成ではミスは許されませんし、税関手続きで少しでも記載に誤りがあると、スケジュールに影響が出て取引先に迷惑がかかります。
正確性とスピードを両立できる高い事務処理能力が求められます。
また、こういったマルチタスクをミスなく正確にこなせる慎重さを持った人が、貿易事務の仕事には向いています。
書類に間違いがないように細心の注意を払って行う必要がありますが、非常にストレスのかかる作業であるため、そういった細やかな作業が得意な人に向いています
調整能力
貿易事務には、以下のような定型業務があります。
- 見積書や請求書の作成
- 受発注書類の作成
- データ入力
- 伝票処理
など
このほか、働く職場や経験年数によっては、国内の輸送業者の手配や倉庫の確保、国内工場や販売代理店との出荷・納期調整など、関係先との調整業務を任される場合があります。
これらの調整業務を滞りなく進めるためには、関係各所に状況を明確に伝えられる説明能力が不可欠です。
また、必要であれば何かを頼み込んだり、自分が悪くなくても謝ったりと、柔軟なコミュニケーション能力が求められます。
貿易事務に向いていないのはどんな人？
不特定多数の人との関わりが苦手
貿易事務は書類作成、伝票処理など一人で黙々とこなす仕事もありますが、一般事務に比べ、調整を必要とする業務が多いという特徴があります。
そのため、社内だけではなく、社外の多くの人とも関わる必要があります。
ときにムリなお願いを聞いてもらうために交渉したり、自分のせいでなくても謝らなければならなかったりすることもあります。
不特定多数の人とのやりとりにストレスを感じる人は、貿易事務の仕事をやりにくく感じるかもしれません。
慣れてくれば、業者や交渉相手ごとに話し方の癖、上手な依頼の仕方などを把握できるため、苦手意識をもたず相手との距離をつめていける人であれば克服できるでしょう。
細かい事務作業が苦手
貿易事務は事務職のひとつであり、書類作成がおもな仕事になります。
貿易に関する書類は金額、数量、納期などをミスなく記載していかなければいけません。
間違うと会社に莫大な損害を与える可能性もあるほか、取引先からの信用を失うこともあります。
慣れてきても確認を怠らない姿勢が必要になります。
細かな事務作業が苦手と感じる人は、ミスを多くしてしまうかもしれません。
最初は誰しもミスをすることはありますが、それを真摯に反省し、自分なりのチェックリストを作るなどの工夫をしていく必要があります。
