リクルーターへのお礼メールや返信メールの書き方

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就職活動をする上で、リクルーターとのやりとりをしている就活生はリクルーター面談の連絡や、面談後にリクルーターへ向けてメールを送る場合があると思います。

しかし、就活生という立場ですとビジネスメールをあまり作成したことがないというケースも多くなってきます。

こちらのページではリクルーターへのお礼メールや返信メールの書き方についてまとめてみようと思います。

リクルーターへのお礼メールは必ずしよう

まずそもそものお話ですが、リクルーターとやりとりをした場合は必ずお礼メールをするようにした方が良いです。

ビジネス上ではなにかやりとりをした後には必ずお礼メールを送ることが慣習となっており、それはリクルーターと就活生のやりとりでも同様です。

リクルーターは仕事の合間を縫って就活生にコンタクトを取っているので、就活生側としてはお礼メールを送ることが常識とも言えますので必ずお礼メールはするべきです。

リクルーターへのお礼メールは選考に関わるかも

リクルーターへお礼メールを送ることは、そもそも常識だからというのは先ほど書いた通りですが、それ以外にも理由があります。

リクルーターが就活生と接触する理由。それは「選考」のためです。

就職活動が本格化する前に、リクルーター面談などの形で優秀な就活生を確保したいという狙いのもと、就活生と接触します。

ですから、それに対して就活生も誠心誠意答えることが大切になってくるのです。

そしてそのうちの一つがお礼メールです。

リクルーターから連絡をとったのにお礼メールや返信メールが送られてこなかったのでは、リクルーターに「失礼な就活生だな」と思われてしまうかもしれません。

そうなるとリクルーターとしてはその就活生をその先の選考に進ませるのをためらうかもしれません。

よって、リクルーターから連絡をもらった就活生は必ずお礼メールや返信メールをするべきだといえるでしょう。

リクルーターへのお礼メールや返信メールいつ送るか

リクルーターからなんらかの連絡やアクションを受けて、それに対するお礼や返信をするためのメールはいつ送ればいいのか。

結論から言えば、必ず「その日中」にメールを送るようにした方が良いでしょう。

夜に連絡が来たのであれば、24時間以内にメールをするようにします。

ビジネス上のやりとりでは、メールへの返信はその日中か遅くとも24時間以内というのが通例になっています。

リクルーターと就活生のやりとりもその例にもれません。

リクルーターへお礼メールや返信メールを送る場合は必ず24時間以内には送るようにした方がよいでしょう。

リクルーターへのメールの送り先

リクルーターとやりとりをしても、例えば電話や面談のみのやりとりだった場合リクルーターの連絡先がわからないかもしれません。

そういった場合リクルーターの直接の連絡先を知るのは難しいでしょうから企業の人事部宛てにメールを出すのも一つの手段です。

または企業のホームページなどに採用担当への連絡先などが載っている場合は採用担当宛てにメールを出すようにしましょう。

お礼メールのポイント

それでは実際にメールを送る際のポイントを見てみましょう。

まずはお礼メールのポイントについて見ていきます。

件名はわかりやすく

まずもっとも気をつけたいのが「件名」です。

企業で社員として働いている人のもとには、毎日さまざまなメールが届きます。

その中で、例えば「ありがとうございます」とだけ書かれたメールでは件名を見ただけでなんのメールなのかよくわかりませんよね。

場合によってはそのまま読まれずにスルーされてしまうかもしれません。

そうならないためにも必ず件名はわかりやすいものにしましょう。

たとえば「リクルーター面談のお礼 名前」といった件名であればなんのメールか一目瞭然でわかります。

わかりやすい件名について考えてつけてみるようにしましょう。

会社名、役職、名前を間違えない

ビジネスメールで最もやってはいけないこと、それは宛先の記述について間違えることです。

会社名は当然ですが、部署や役職名などは間違えやすいので注意しましょう。

もし手元に名刺がある場合は名刺を見ながら入力するのが確実です。

また気をつけたいこととしてリクルーターの名前の漢字などを間違えないことです。

名前を間違われるのは誰でもあまり気持ちのいいものではありません。

ですから、名前を間違えないように、名刺で把握したり口頭できちんと漢字について聞いておくことが大事です。

自己紹介を最初にする

リクルーターへのメールにはまずはじめに自己紹介の一文を入れましょう。

「○○大学の●●です」

といった形で、送り主が誰かをわかるようにしておきます。

そうしておかないとリクルーターがメールの送り主がわからず読まずにメールを閉じてしまう可能性がありますので必ず入れるようにしましょう。

お礼を述べる

自己紹介まで終わったら、メールの趣旨であるお礼を述べましょう。

リクルーターは仕事の合間を縫って就活生に会っているので「お忙しい中お時間をいただきありがとうございました」といった相手の立場になってお礼を述べるようにしましょう。

具体的なエピソードを入れる

テンプレートやコピー&ペーストだと思われないようにリクルーターと実際に話した具体的なエピソードなどを本文に入れるようにしましょう。

どんな人にでも意味が通じる文章だと、誰にでも同じ文章を送っているのではないかと思われる可能性がありますので、一工夫するようにしましょう。

今後の関係につながるような一文を

メールの締めには、今後に伝わるような一文を入れるようにしましょう。

「ぜひまたお話できればと思います」
「●●様のお仕事について興味が湧きました。私の中で貴社の志望度がまた一段と高くなって気がします」

といったように、意欲をにじませて終わることが大事です。

誤字脱字のチェック

最後の一文まで書き終わったら、必ず最初から確認して、誤字脱字がないかのチェックを行いましょう。

故意に行ってものではなくても。誤字や脱字だらけのメールをもらった方は気分を害する可能性がありますので、落ち着いて確認をするようにしましょう。

返信メールの書き方

返信メールの書き方は、お礼メールの書き方とさほど違いはありません。

・会社名、役職、名前を間違えない
・自己紹介を最初にする
・お礼を述べる

ここまでのポイントはほとんど同じですが、返信メールならではの注意点もあります。

件名を変えない

メールに対して返信をするときは、件名を変えないことが鉄則です。

件名を変えてしまうと誰からのなんのメールか送り主が分からなくなってしまうので、件名は変えずにそのまま「Re:」をつけて返信をしましょう。

元のメール内容を消さない

リクルーターから受け取った本文内容を「引用返信」といった形でそのままにして返信をすることも大事なポイントです。

リクルーターは複数人の就活生とやりとりをしている可能性が高いので、就活生一人一人にどのような内容のメールを送ったか正確に把握していない可能性があります。

そういった場合にメールの本文をそのまま残しておくのは嬉しい配慮になるでしょう。

リクルーターへのお礼メールや返信メールは忘れずに送るようにしましょう。

できれはリクルーターと接触した24時間以内にはメールを送れると良いでしょう。

メールはただ送ればいいというものではありません。

きちんと守るべきポイントを守ってメールを送るようにしましょう。