内定辞退のメールの書き方、例文

内定辞退メールの書き方のポイント3つ

内定辞退メールを送る際には、次の3つのポイントに気をつけましょう。

1つ目のポイントは、結論を最初に述べることです。

メールを読む相手は企業の採用担当者ですから、多忙な業務の合間にメールを読むことになります。

何を伝えたいメールなのかすぐに分かるよう、まず辞退の旨を書くことが大切です。

2つ目のポイントは、内定辞退の理由です。

辞退の理由を詳しく書く必要はなく、「自身の適性を鑑みた結果」「希望職種について改めて考えた結果」といった程度で十分です。

3つ目のポイントは、内定を辞退することへのお詫びの気持ちを伝えることです。

期待してもらいながら断るわけですから、誠実にお詫びの気持ちを述べることが非常に重要です。

内定辞退メールの例文

◯◯株式会社　人事部◯◯課　採用担当　◯◯様

〇〇大学〇〇学部の（　名前　）です。

このたびは採用内定の通知をいただき、誠にありがとうございました。

誠に恐縮ではございますが、貴社の内定を辞退させていただきたく、ご連絡差し上げます。

自身の適性を改めて考えた結果、別の企業とご縁を感じましたため、誠に申し訳ございませんが内定を辞退させていただきたく存じます。

説明会や面接に貴重なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事となりましたことを心よりお詫び申し上げます。

本来なら、直接お会いしてお詫び申し上げなければならないところを、メールでのご連絡となりますことを何卒ご了承いただきたくお願い申し上げます。

〇〇様をはじめ、採用に関わってくださった関係者の皆さまには、心より感謝しております。

末筆となりますが、貴社の今後のご発展とご活躍をお祈り申し上げます。

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よくある内定辞退メールの間違い

内定辞退のメールを送る際、よくある間違いを2つ挙げておきます。

まず、内定辞退の理由ですが、正直に詳しく書いたことでかえって失礼にあたる場合があります。

とくに、「より魅力的な仕事内容の会社が見つかったため」などと、辞退する企業と入社予定の企業を比べているような書き方は好ましくありません。

また、申し訳ない気持ちをていねいに述べるあまり、長文のメールを送るのもやめましょう。

あくまでも読む相手の立場になって、余計な時間を取らせないよう配慮することが大切です。

この記事のまとめ

内定辞退メールは、ほとんど文面がパターン化されていると考えて問題ありません。

ポイントを押さえて、失礼のないメールとなるよう十分注意しましょう。

辞退する会社だからこそ、ていねいな対応を心がけることが重要です。