内定承諾書とは

企業はなぜ内定承諾書を学生に提出させるのか

まず、内定承諾書とはどのような意味を持つ書類なのかを確認しておきましょう。

内定承諾書とは「内定通知をたしかに承諾しました」という意味を持つ書類です。

これを提出すると、学生側が正式に内定を承諾したことになり、法律上は企業と労働契約を締結したことになります。

企業の立場からすると、「内定承諾書を提出したのだから、うちに入社するものと見なします」という意味合いになります。

つまり内定承諾書とは、提出後に学生が気軽に辞退することがないようにするための措置なのです。

第一志望の企業から内定承諾書が送られてきた場合、特に悩む必要はないでしょう。

問題なのは、第一志望の企業がまだ選考中の場合で、内定承諾書の提出を求められている企業に「入社する可能性がないわけではない」というケースです。

内定承諾書の提出後に辞退できる？

内定承諾書を提出することで労働契約を締結したことになりますので、原則としては内定承諾書を提出した企業に入社すべきです。

しかし、内定承諾書の提出を求められる企業が必ずしも第一志望の会社とは限りません。

他社の選考結果しだいでは辞退する可能性がある場合、内定承諾書の提出後に内定辞退することはできるのでしょうか。

結論から言えば、内定承諾書そのものに法的拘束力はなく、提出後でも内定辞退することは可能です。

つまり、「あなたはこの承諾書に署名・捺印して提出したにも関わらず、辞退するとは約束違反ですよ」という理由で、企業から訴えられたりすることはありません。

ただ、企業は採用計画に基づいて内定を出しているため、内定者の辞退が相次げば採用計画を立て直さなくてはならない可能性があります。

ぜひ入社してもらいたいという企業からの期待に背いてしまうことになりますので、誠実な対応をする必要があることは覚えておきましょう。

内定承諾書の提出前に注意すべきこと

内定承諾書は「署名・捺印のうえ返信」するよう指定されているはずです。

ただし、提出するにあたっていくつか気をつけておくべきマナーがあります。

捺印はシャチハタではなく、三文判でいいので朱肉を使うタイプのものを押します。

承諾書を入れる返信用封筒が同封されていれば利用して構いません。

自分で封筒を用意する場合は、書類を折らずに入れられるサイズの白いしっかりとした封筒を用意しましょう。

封筒には承諾書だけでなく「添え状」を同封するのがマナーです。

添え状には、発送日、宛先の会社名・部署・担当者名、「書類送付のお知らせ」などのタイトルを冒頭に記載します。

本文は時候の挨拶で始め、内定へのお礼の言葉とともに書類送付の旨を書きましょう。

末尾に入社後の抱負や意気込みを書き添えると好印象です。

なお、郵送方法は普通郵便ではなく、紛失を避けるため書留を利用しましょう。

内定承諾書は重要な書類ですので、細心の注意を払って扱うことが大切です。

内定承諾書はいつまでに返信すればいい？

内定承諾書の提出期日については、多くのケースで「〇月〇日までに提出」と指定されているはずです。

しかし、期日までに間に合えばよいというものではなく、できるだけ早く返信するのがマナーです。

提出期日が指定されていない場合でも、入社日までに間に合えばよいものではありません。

入社すると決めているのであれば、即座に提出の準備をし、すみやかに返信しましょう。

ここで問題になるのが、他社の選考結果を待って内定承諾書を提出したい場合です。

もし他社の選考が進んでおり、近日中に採用可否が判明するようであれば、その結果を待って提出すればいいでしょう。

他社の選考結果がはっきりするまでにまだ期間が必要なようであれば、内定承諾書の提出を求めている企業に対して連絡し、事情を説明しておく必要があります。

とくに、内定承諾書の提出期日までに他社の選考状況が判明しない可能性がある場合、どのように対応したらいいか相談するべきです。

ずるずると内定承諾書の提出が遅れ、企業側に何の連絡もしていない、といった対応は非常に失礼にあたりますので、絶対にそのようなことがないようにしましょう。

内定承諾書の提出後に辞退の連絡をする場合

内定承諾書の提出後、やむを得ず内定を辞退しなくてはならない場合、どのように対応すればいいのでしょうか。

内定承諾書を提出しておきながら辞退すると、企業に多大な迷惑をかけることになります。

内定を出してもらえたことへの感謝の気持ちと、期待に背いて辞退することとなったことへの申し訳ない気持ちを誠実に伝えることが大切です。

辞退の連絡はメールではなく、まず直接電話で伝えるようにしましょう。

その後、確認のためメールで連絡を入れるとよりていねいです。

ノウハウによっては直接訪問して辞退の旨を伝えるべきとしているものもありますが、企業の規模によっては100名単位で内定者の対応をしなくてはならないため、必ずしも訪問する必要はありません。

内定者が明らかにあなた1人の場合や、あなたを含め数名しかいないことが分かっている場合は、訪問してお詫びしたほうがいいでしょう。

なお、大学の教授からの推薦により内定を獲得している場合、事情は異なります。

教授の信用に関わる問題に発展する可能性があり、次年度からの推薦枠がなくなってしまうリスクがあるからです。

推薦で内定を獲得した場合、原則として辞退するのは良くないと考えましょう。

どうしても辞退しなくてはならない場合、まずは推薦してくれた相手に相談するようにしましょう。

内定承諾書を提出すると何が変わる？

内定承諾書が届くと、受け取った企業はあなたが来春入社するものとして準備を始めます。

内定者懇親会や入社後の研修スケジュール策定、社員証の発行や名刺の発注など、あなたを社員として受け入れるための具体的な準備に入ります。

つまり、内定者の1人から入社予定者の1人となり、春から一緒に働く仲間として受け入れる準備が始まるのです。

そのような企業側の動きがイメージできると、内定承諾書を提出してから内定を辞退することの意味がよりよく分かるはずです。

入社してくれるものとして準備を進めていた人が、「やはり入社しません、辞退します」と申し出てくるわけですから、少なからずショックな出来事のはずです。

前に述べた通り、内定承諾書そのものに法的拘束力はなく、提出したからといって内定辞退できないわけではありません。

しかし、企業・学生双方にとって、この書類は「入社します」という約束であり、大切な意味を持つものという認識を持っておくべきなのです。

この記事のまとめ

内定承諾書は、企業・学生双方にとって大きな意味を持つ重要な書類です。

この書類をいい加減に扱うようでは、社会人としての常識を疑われても仕方がありません。

提出する際には失礼のないよう、細心の注意を払って返信するようにしましょう。

他社の選考状況によって提出のタイミングに迷う場合、うやむやにせず企業の担当者に相談することが大切です。