内定者懇親会案内メールの返信、お礼メールの書き方

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内定者懇親会の案内はほとんどの企業がメールで行います。

出欠確認のための返事も、メールで返信するのが基本です。

多くの人にとって、これが初めてのビジネスメール送信の経験となるはずです。

内定者懇親会案内メールに返信するときのポイントを確認しましょう。

内定者懇親会案内メールの返信は「すぐに」「簡潔に」が基本

内定者懇親会案内のメールを送るのは、たいてい企業の採用担当者です。

採用担当者は他にも仕事を抱えている中、採用業務も担当している多忙な人がほとんどと考えて間違いありません。

ビジネスの世界では、メールの返信は24時間以内に行うのがマナーとされています。

案内を受け取ったらできるだけすみやかに返信しましょう。

長々と挨拶文を送る人がいますが、読む相手の時間を取らせないよう、用件を簡潔な文面にまとめることも重要です。

内定者懇親会案内メールへの返信は「すぐに」「簡潔に」が基本なのです。

ビジネスメールの基本を意識した返信をしよう

出欠確認のメールといえど、きちんとビジネスメールの基本を意識して送ることが大切です。

ひと目で用件が分かるよう、「◯月◯日内定者懇親会出席のご連絡」などの件名を付けましょう。

本文の最初に担当者名または「採用ご担当者様」といった、受け取る相手の名前を忘れずに書きます。

メールの最後には氏名、大学名、学部学科、電話番号、メールアドレスといった署名を付けます。

メールを受け取った相手が連絡を取りたいとき、応募書類をわざわざ探させないためにも署名は重要です。

内定者懇親会案内メールの返信文例と書き方のポイント

書き出しは「お世話になっております。」とビジネスメールの定型句で始めましょう。

「このたびは、内定者懇親会のご案内をいただき、誠にありがとうございます。ぜひとも出席させていただきます。」と、招待していただいたお礼と出欠の旨を伝えます。

最後は「当日を楽しみにしております。何卒よろしくお願い申し上げます。」と結ぶといいでしょう。

欠席の場合、「せっかくご案内いただきながら恐縮ですが、その日は都合がつかず参加することができません。今回は欠席とさせていただきたく存じます。」と、申し訳なく思っていることを伝えるようにします。

また、「別の機会がございましたら、ぜひとも参加させていただきたく存じます。」と書き添えるといいでしょう。

内定者懇親会案内メールへの返信は、出欠の確認が主な目的です。

しかし、相手は社会人ですので、友人に送るメールと明確に区別しなくては失礼にあたります。

ビジネスメールの基本を押さえて、きちんとした返信をすることを心がけましょう。