面接の辞退 、キャンセルメールの書き方

(読了時間:1分33秒)

就活中は複数の企業の選考が並行して進みます。

本来なら面接がバッティングしないように十分注意すべきですが、やむを得ず面接をキャンセルしなくてはならないこともあるかもしれません。

また、志望度の高い企業から内定をもらい、選考中の企業の面接を辞退することもあるはずです。

面接を辞退・キャンセルする場合のメールの書き方を確認しておきましょう。

面接を辞退・キャンセルする場合の連絡方法とは?

予定していた面接を辞退またはキャンセルする場合、辞退することが決まった時点ですみやかに連絡しましょう。

面接前日など急な場合は電話で伝え、先方に伝わったことを確認するべきですが、日にちに余裕があればメールで問題ありません。

採用担当者にメールを送るとき念頭に置くべきことは、採用業務は非常に忙しく、大勢の学生とのやりとりが発生するということです。

届いたメールの用件がひと目で分かるよう、件名は「面接選考辞退のご連絡・氏名」など分かりやすく簡潔なものにしましょう。

また、文面は長々と書かず、辞退する旨とお詫びの気持ちを簡潔に書くのがポイントです。

面接の辞退・キャンセルのメール文例

まず、先方の企業名と担当者の所属・氏名を書きます。

本文は「お忙しいところ失礼いたします」など、短くていいので挨拶で始めましょう。

そして、誰から届いたメールかすぐに分かるよう、「〇月〇日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇と申します」と書きます。

続けて、本題である辞退の旨を書きましょう。

たとえば、「大変恐れ入りますが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」といった書き方をします。

「貴重なお時間を割いていただきながら、このようなお願いをすることとなり、大変申し訳ございません」と、お詫びの気持ちも書き添えましょう。

最後に、「末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております」と定型句で結びましょう。

面接の辞退やキャンセルメールを送る際の注意点

当然のことですが、面接は一度キャンセルや辞退をしてしまうと、「やっぱり受けさせてください」というわけにはいきません。

辞退・キャンセルする前に、よく考えてから連絡を入れるようにしましょう。

また、メールを送る際の時間帯にも注意が必要です。

早朝や深夜、昼時は避け、会社の営業時間内に送るのが基本です。

送信前にもう一度よく読み返し、誤字脱字がないか、とくに先方の企業名や担当者名を間違えていないか、よく確認することが重要です。

面接の辞退やキャンセルが一定数出ることは、企業は織り込み済みで新卒採用を行っています。

必要以上に恐縮することはありませんが、面接の約束をしていたにも関わらず、行かないという連絡をするわけですから、申し訳ない気持ちをメールの文面にも表すことが大切です。

辞退する会社だからこそ、ていねいな対応を心がけましょう。

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