面接の辞退 、キャンセルメールの書き方

面接を辞退・キャンセルする場合の連絡方法とは？

予定していた面接を辞退またはキャンセルする場合、辞退することが決まった時点ですみやかに連絡しましょう。

面接前日など急な場合は電話で伝え、先方に伝わったことを確認するべきですが、日にちに余裕があればメールで問題ありません。

採用担当者にメールを送るとき念頭に置くべきことは、採用業務は非常に忙しく、大勢の学生とのやりとりが発生するということです。

届いたメールの用件がひと目で分かるよう、件名は「面接選考辞退のご連絡・氏名」など分かりやすく簡潔なものにしましょう。

また、文面は長々と書かず、辞退する旨とお詫びの気持ちを簡潔に書くのがポイントです。

面接の辞退・キャンセルのメール文例

まず、先方の企業名と担当者の所属・氏名を書きます。

本文は「お忙しいところ失礼いたします」など、短くていいので挨拶で始めましょう。

そして、誰から届いたメールかすぐに分かるよう、「〇月〇日〇時より面接のお時間をいただいております、〇〇と申します」と書きます。

続けて、本題である辞退の旨を書きましょう。

たとえば、「大変恐れ入りますが、一身上の都合により選考を辞退させていただきたく、ご連絡いたしました」といった書き方をします。

「貴重なお時間を割いていただきながら、このようなお願いをすることとなり、大変申し訳ございません」と、お詫びの気持ちも書き添えましょう。

最後に、「末筆ながら、貴社の益々のご発展とご活躍を祈念しております」と定型句で結びましょう。

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面接の辞退やキャンセルメールを送る際の注意点

当然のことですが、面接は一度キャンセルや辞退をしてしまうと、「やっぱり受けさせてください」というわけにはいきません。

辞退・キャンセルする前に、よく考えてから連絡を入れるようにしましょう。

また、メールを送る際の時間帯にも注意が必要です。

早朝や深夜、昼時は避け、会社の営業時間内に送るのが基本です。

送信前にもう一度よく読み返し、誤字脱字がないか、とくに先方の企業名や担当者名を間違えていないか、よく確認することが重要です。

この記事のまとめ

面接の辞退やキャンセルが一定数出ることは、企業は織り込み済みで新卒採用を行っています。

必要以上に恐縮することはありませんが、面接の約束をしていたにも関わらず、行かないという連絡をするわけですから、申し訳ない気持ちをメールの文面にも表すことが大切です。

辞退する会社だからこそ、ていねいな対応を心がけましょう。