会社説明会の出席メール、キャンセルメールの書き方

(読了時間:2分41秒)

会社説明会への参加を申し込むと、企業から日時や場所の確認を兼ねた参加受付のメッセージが届きます。

このメッセージには返信したほうがいいのでしょうか。また、やむを得ず会社説明会をキャンセルする場合、どのように企業へ知らせたらいいのでしょうか。

出席メールやキャンセルメールの書き方について見ていきましょう。

会社説明会の出席メール、キャンセルメールは送るべき?

会社説明会への申込は、たいていリクナビやマイナビといった転職サイトから行います。

申込の確認メッセージが企業から届くのも、こうした転職サイト内のメッセージの場合がほとんどでしょう。

大企業や人気企業の場合、何千人という就活生が会社説明会に申し込みます。

企業側も一人ひとりに案内を返信するよりも、転職サイトの一括返信機能を使うなどして、確認メッセージを一斉送信していると考えられます。

では、こうした確認メッセージに対して出席させていただく旨のメールを返信したほうがいいのでしょうか。

結論から言うと、出席確認に対しては必ず返信しなくてはいけないわけではありません。

返信すればよりていねいな印象になりますので、志望度の高い企業に対しては送っておくといいでしょう。

申込済の会社説明会にどうしても都合がつかず参加できなくなった場合、やむを得ずキャンセルするケースもあるでしょう。

会社説明会のキャンセル連絡は、必ずするのがマナーです。

転職サイトから参加取消が可能であれば、取消ボタンを押すことでキャンセルしたことが企業に伝わりますので問題ありません。

キャンセルの期限が過ぎてしまい取消ボタンが押せない場合は、転職サイトのメッセージ機能かメールで出席できないことを伝えましょう。無断欠席は厳禁です。

会社説明会の出席メールの書き方

会社説明会の出席メールで伝えたいのは、「たしかに出席することの確認」と「案内をいただいたお礼」です。

注意しておきたいのは、相手はビジネスの世界で日々働いている社会人だということです。

友達にメールを送るときのような軽い気持ちで送ってしまうことのないよう、書き方のマナーを覚えておきましょう。

まず、件名は企業から届いたメールに「Re:」が付いたままにするか、または「会社説明会日時のご連絡のお礼」とします。

メール本文の1行目には、企業の正式名称(株式会社〇〇)と、採用担当者名(分からない場合は「採用ご担当者様」など)を必ず書きます。

本文は「このたびは会社説明会についてのご連絡をいただき、誠にありがとうございます。〇月〇日、×××へ伺いますので、当日はどうぞよろしくお願い申し上げます。」といった文面にしましょう。

メールは読みやすいよう、適度に改行を入れるようにしましょう。

採用担当者はとても忙しいので、長々と志望理由を書いたりせず、簡潔に必要な連絡事項だけを書くようにすることも大切です。

会社説明会のキャンセルメールの書き方

申込済の会社説明会の参加キャンセル期限が過ぎてから参加を見合わせたい場合は、必ずキャンセルの連絡を入れるようにしましょう。

件名は「◯月〇日会社説明会キャンセルのお願い」とします。件名に大学名と氏名も書いておくと、よりていねいです。

本文の1行目には、企業の正式名称と採用担当者名を必ず書きます。

文面の例を下記にあげておきます。
−−−
◯◯株式会社
◯◯様

〇〇大学〇〇学部の〇〇〇〇と申します。

〇月〇日〇時より、貴社説明会へ参加させていただく申込をいたしましたが、事情によりお伺いできなくなってしまいました。
席をご用意いただいておりましたにも関わらず、大変申し訳ございません。

別の日程で説明会を開催いただける際は、ぜひ出席させていただきたく存じます。
お忙しいところ誠に申し訳ございませんが、ご了承のほどお願い申し上げます。

−−−

会社説明会に申し込んでいる以上、企業はあなたのための席を準備して待っていますので、こちらの都合で参加できなくなったことのお詫びの気持ちを伝えることが大切です。

就活生のほとんどが、企業に対してメールを送るのは初めての経験でしょう。

就職が決まり入社すると、こうしたビジネスメールを毎日のようにやりとりすることになりますので、失礼のないメールを書けるように練習していきましょう。

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