会社説明会のお礼メール、返信メールの書き方

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会社説明会への参加前に企業から届く案内への返信や、参加後のお礼をメールで送ると、ていねいな人という印象を持ってもらえる可能性が高まります。

ところが、送り方を間違えるとかえって失礼にあたるかもしれないのです。

会社説明会の返信メールやお礼メールの書き方について確認していきましょう。

そもそも返信メールやお礼メールを送ったほうがいいの?

会社説明会に申し込むと、日時や持ち物についての確認メッセージが届きます。

多くの場合、リクナビやマイナビといった就活サイトを通じてメッセージを送るはずですが、返信は必ずしたほうがいいのでしょうか。

大企業や人気企業になると、会社説明会に参加する就活生は膨大な人数になります。

説明会の案内は同日参加者に一斉送信されている可能性が高くなりますので、返信してもじっくり読んでもらえるとは限りません。

ただし、裏を返せば「どうせ読まれないだろうから」と、返信しない人がほとんどなのです。

そうした中、ていねいな返信を送ったとしたら、もしかしたら好印象を持ってもらえるかもしれないのです。

説明会参加後のお礼メールについても同様です。志望順位の高い企業であれば、「ぜひ入社して働きたい」という気持ちを伝える意味でも、返信やお礼のメールを送るのは無意味ではないと言えるでしょう。

企業宛てにメールを送る場合はタイミングや時間帯に注意

会社説明会の案内に返信する場合や参加後にお礼のメールを送る場合、意外と見落としがちなのがメールを送る「タイミング」と「時間帯」です。

ビジネスの世界では、メールに対する返信は24時間以内に送るのがマナーといわれています。

ふだんEメールを随時チェックする習慣がない人や、届くメールの件数が多く未読メールを溜めがちな人は、何日も経ってから返信することにならないよう注意しましょう。

参加後のお礼メールについても、説明会後、できれば当日中に送っておくべきです。

早めに送ることで記憶が新しいうちに文面を考えることができるメリットもあります。

ただし、深夜や明け方にメールを送るのは避けましょう。

常識がないと思われてしまうことも考えられますし、だらしない生活をしているのでは?という印象を与える可能性もあるからです。

会社説明会の案内に返信を送る場合

会社説明会の案内に対する返信は「確認」の意味合いで送るメールです。

長々と書かず、簡潔に要点を絞って書くようにしましょう。

「件名」は、たとえば企業側から「会社説明会日時のご案内」というタイトルでメールが届いていた場合、そのまま返信して「Re:会社説明会日時のご案内」となっても問題ありません。

あるいは、件名を「会社説明会のご案内のお礼」としてもいいでしょう。

ただし、「Re:」が付いた状態で件名を書き換えてしまうと、企業側が送った覚えのない件名のメールに返信が届くことになり、混乱のもとになりますので、「Re:」を付けたままにするのであれば、元の件名のままにしておくようにしましょう。

メール本文は、最初に必ず正式な企業名と、分かる場合は担当者名を入れましょう。

会社名を略称で記載するのは失礼にあたりますので、絶対に避けましょう。

文面の例としては、「このたびは会社説明会の案内をいただき、誠にありがとうございます。〇月〇日〇時に、会場の〜へ伺います。当日はよろしくお願い申し上げます。」といった書き方で問題ありません。

メールの末尾には署名を入れます。メールを受け取った相手がすぐに確認できるよう、自分のフルネームとメールアドレスを記載しておくようにしましょう。

会社説明会への参加後にお礼メールを送る場合

会社説明会への参加後、お礼のメールを送る場合は、通りいっぺんの文面ではなく、説明会当日に聞いてきた内容や印象に残った点をきちんと書くことが重要です。

まず、メールの件名は「〇月〇日会社説明会参加のお礼」といったように、いつの説明会についてのメールなのか明確にしましょう。

企業は複数回繰り返し説明会を実施していますので、どの回の参加者なのか確認する手間が省けるほうがありがたいのです。

次に、「〇〇大学〇〇学部 〇〇〇〇と申します」と、自分の所属と氏名を記載し、続けて「本日は貴社の説明会に参加させていただき、誠にありがとうございました。」といったお礼の文言を書きます。

特に重要なのはここからです。「貴社の事業内容につきまして、理解を深めることができました。〇〇の事業についてのお話は大変印象深く、いっそう入社意欲が高まっております。」といったように、説明会で実際に聞いてきた内容を具体的に書きましょう。

最後に、「貴重なお時間をいただき、誠にありがとうございました。」といった感謝の意を述べるようにします。

メール末尾には返信メールの場合と同様、署名を忘れないようにしましょう。

企業にメールを返信したりお礼メールを送ったりする際は、本心から感謝の気持ちを持っているかどうかが重要なポイントとなります。

もちろん最低限気を配るべきマナーはありますが、きちんと感謝する気持ちがあれば、自然とていねいな対応になるものです。