内定辞退の手紙、お詫び上の書き方

内定辞退のお詫び状を送ったほうがいいケースとは？

内定辞退の連絡は、基本的には電話で伝えたのち、メールでお詫びを述べれば十分です。

しかし、内定承諾書を郵送した後や、知人や親戚などから紹介された職場の場合、内定を辞退するにはお詫び状を出しがほうがいいでしょう。

内定承諾書を送った後に内定を辞退することで、先方に多大なご迷惑をおかけすることになりかねないため、手紙でお詫びの気持ちを伝えることが大切です。

知人・親戚などから紹介された職場の場合も、紹介してくれた相手の信頼を損なうことになりかねないため、円満に辞退するべきです。

また、企業によっては格式を重んじる社風のところもあるかもしれません。

会社説明会や選考時の印象から、礼儀を重んじていると感じられる企業であれば、お詫び状を送ったほうが無難なこともあります。

内定辞退のお詫び状の書き方

内定辞退の手紙の本文で述べるべきことは、大きく分けて「辞退するということ」「辞退の理由とお詫びの気持ち」「会社の今後の発展を願い気持ち」の3点です。

辞退することに関しては「このたびは誠に勝手ながら、内定を辞退させていただきたくご連絡申し上げます」などと書きましょう。

辞退の理由とお詫びの気持ちは「就職活動を通じて自身の適性を改めて考えました結果、他の企業とのご縁を感じました。

選考に多大なお時間を割いていただいたにも関わらず、このようなお返事を差し上げることとなり大変申し訳ございません」といった書き方がいいでしょう。

最後に、「末筆となりましたが、貴社の今後のご発展ならびにご多幸をお祈り申し上げます」と結びましょう。

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内定辞退のお詫び状を送る際の注意点

お詫び状の書面や封筒の宛字で、企業名や担当者名を誤っていないか、十分に確認しましょう。

お詫び状を送ったつもりが、かえって失礼なことになってしまっては意味がありません。

封筒・便せんとも白色無地のものを使い、柄入りは避けましょう。

また、便せんは縦書きのものを使い、横書きのものは避けましょう。

横書きはカジュアルな印象を与えますので、あらたまった文書を送る際には縦書きを用いるのが正式です。

お詫び状は速達で送ったほうがいいでしょう。

できる限り早く届けたいという誠意が伝わるからです。

この記事のまとめ

お詫び状は、内定をお断りしたことへの申し訳ない気持ちを伝えるための手紙です。

誠心誠意、お詫びの気持ちを込め、角が立たないように気を配りましょう。

一緒に働きたいと言ってくれた相手に対して、誠実な態度で接することが大切です。