受付部門の社内での位置づけ、役割

企業の「顔」となる

しばしば「受付は企業の顔」といわれるように、企業における受付という職種は、その企業の印象を大きく決定づけることもある非常に重要な役目を担っています。

来訪者にとって、訪問先で一番最初に顔を合わせるのが受付ということは決して珍しくありません。

そこで、受付担当者がどのように対応するかによって、「温かくて丁寧な会社だな」「何だか不親切だな」といったように、相手の感じ方も異なってきます。

「たった一人のお客さまの気持ちなんて」と思うかもしれませんが、そうした細かなことの積み重ねや評判が企業ブランディングにもつながっていくため、気は抜けません。

まずは歓迎の心を持ち、お客さまを適切におもてなしすることが、受付の最も大切な役目だといえます。

事務的な対応もする

受付は、お客さまに明るく、笑顔で、丁寧に対応することは欠かせませんが、単に接客をするだけではなく、さらに事務的なことも任されているケースが多々あります。

たとえば、お客さまが社内の誰宛に訪問したいのかを伺って担当者に取り次いだリ、社員から依頼を受けて会議室を予約したり、外部からかかってくる代表電話の対応をしたりといった具合です。

そのほか、データ入力、来客データ管理など、パソコンを使っての細かな作業も担当することがあります。

このあたりの具体的な業務内容は、勤務先によってだいぶ異なっています。

受付が所属する部門は?

受付は、製造や営業の仕事とは異なり、自分自身がモノをつくったり、お客さまに対して商品やサービスを売るなどして売上を立てたりということはありません。

企業を裏方として支える管理部門の一部とみなされており、実際に「総務部」「管理部」あるいは「人事部」などに受付スタッフが置かれているケースが大半となっています。

少し成果が見えにくい仕事かもしれませんが、陰で従業員たちが働きやすい環境を整えたり、外部からのイメージアップに貢献したりと、責任のある仕事を任されています。

企業によって受付の配属先は異なりますが、基本的な役割はこのようになっています。