受付部門の仕事、業務内容

受付とは何か

受付は、企業やショールーム、あるいは病院、フィットネスクラブなどの各種施設において、来訪者をもてなし、案内する仕事です。

具体的な業務内容は勤務先によって異なりますが、代表電話の取り次ぎや担当者の呼び出し、会議室の予約、予約確認、入会手続きなどを担当することが多くなっています。

たいていの場合、来訪者にとっては受付担当者がその場で最初に顔を合わせる存在となるため、よりよい印象を相手に与えるために、明るい笑顔やビジネスマナー、おもてなしの心などが求められます。

また、「アポイント予定の入っていないお客さまが急にやってきた」といったイレギュラーな事態が起こることもよくあるため、いつでも冷静に、臨機応変に対応することが求められます。

まさに「接客のプロフェッショナル」といえるでしょう。

活躍の場はたくさん

「受付」というと、企業で働く姿をイメージする人が多いかもしれません。

実際、一定以上の規模の企業には、たいてい受付を専門とするスタッフが在籍しており、来訪者の多い大企業になると、複数人の受付担当者が一緒に働くこともあります。

しかし、企業以外にも、百貨店、アミューズメント施設、金融機関、教育施設など、さまざまな場所で受付は活躍しています。

いずれの場合でも、その職場の「顔」としてふるまうことが大切です。

相手に合わせたコミュニケーションをとること

受付は、初対面の人と接する機会がとても多くなります。

そのため、業務上のマニュアルはありますが、相手に合わせたコミュニケーションをとることが最も重要であり、ときに自分の判断でより良いと思える対応をする必要も出てきます。

勤務先によっては外国人の方とコミュニケーションをとる必要も出てきます。語学力があるに越したことはありません。

また、事務作業を任されることもあるため、基礎的な事務スキルがあると就職先の選択肢が広がりやすく、業務も円滑にこなすことができるでしょう。