総務の社内での位置づけ、役割

組織全体に関わる仕事をし、各部門をとりまとめる

組織内の事務業務をすべて担当する総務は、業界や業種問わず、あらゆる企業において必要とされる職種です。

具体的な業務内容は勤務先によって少しずつ異なりますが、庶務をはじめ、福利厚生や社内の環境整備、経費削減やリサイクルといった全社的な活動の推進、他部門のサポートなど、常に組織全体に関わる仕事を進めることが特徴です。

また、総務はたいてい経営トップと近い立場におり、経営陣と各部門の橋渡し役としての活躍も期待されています。

一般的に、組織が大きくなればなるほど従業員数が増え、全社的に意思統一を図ることは難しくなります。

そのようななか、総務は各部門に必要な伝達を行い、とりまとめる役割を担っています。

なお、総務と同じく「間接部門」といわれる経理、法務、労務、人事、広報といった職種も、総務から派生したものだと考えられています。

そのため、組織によっては総務担当者が経理や人事などの領域の仕事を兼務していることもあります。

外部とのやりとりも重要な役目

総務は、このような社内での仕事だけにとどまらず、社外との折衝や交渉といったことも行います。

「外部」というのは、取引先、消費者、株主・投資家、学生、金融機関、経済・業界団体など多岐にわたり、それらからは日々、企業活動に関する問い合わせやクレーム、売り込み、取材依頼など、多様な連絡が入ってきます。

実際、企業では窓口を一本化するために、代表電話の連絡先を総務部宛にしていることも多くあります。

その場合、外部の人と一番最初に話すのが総務担当者となり、そこでの対応の仕方によって企業イメージや信頼度も左右されるため、とても重要な役目を担っているといえます。

このように、総務は社内全体をとりまとめて円滑に動かす役割に加えて、外部と良好な関係を保ちながら組織の「顔」としての役割も期待されています。