一般事務の仕事とは？ わかりやすく仕事内容を紹介

一般事務の仕事とは

一般事務とは、企業や官公庁、その他の団体で、一般的な事務作業に従事する人のことです。

基本的にはオフィスワークがメインで、書類作成やデータ入力をはじめとする事務作業全般を担当します。

「縁の下の力持ち」と表現されることもあり、他の社員・スタッフがスムーズに仕事を進められるようにサポートする役割も担います。

あらゆる業界・業種の企業で活躍できる可能性があり、健全な組織運営において必要不可欠な職種といえるでしょう。

また、仕事の特性上、他部署の社員・スタッフと関わる機会も多く、コミュニケーション能力の高さや臨機応変さが必要とされる仕事でもあります。

一般事務の業務の内容

ひとくちに一般事務といっても、具体的に担当する業務は、所属する企業や団体によって変わってきます。

ここでは、おもな業務内容を紹介します。

事務作業

一般事務の仕事として、最もイメージしやすいのは「事務作業」でしょう。

業務に必要な資料の作成から書類のファイリング、郵便物の仕分けや電話対応など、どのような組織においても、このような業務を任されることは多いです。

ルーティンワークが中心ですが、必要に応じて、臨機応変に作業することが求められることも少なくありません。

パソコンを使うことが多い

昨今の一般事務の仕事は、パソコンを使った作業がほとんどです。

たとえば書類作成では、「Word（文書作成ソフト）」や「Excel（表計算ソフト）」は必ずといってよいほど駆使します。

一般事務の仕事に就くためには、これらの基本的な使い方はマスターしておくに越したことはありません。

一方、プログラミングなどの高度なコンピューター関連の知識やスキルが一般事務で生かされることは、あまり考えられません。

職場によっては外国語能力が求められることも

一般事務は、社内においては他部署の社員と、また社外においては電話対応などにおいて取引先などとコミュニケーションを取る機会が多い職種でもあります。

基本的なビジネスマナーは不可欠といえるでしょう。

また、職場によっては外国語でのコミュニケーション能力が求められることもあり、同じ一般事務とはいえ、求められるスキルは勤務先によって異なります。

一般事務の役割

一般事務は基本的には定型的な事務作業を中心に任され、そこまで高度で複雑な業務に携わることはないでしょう。

しかし、一般事務がいることで、組織のメンバーたちはスムーズに自分の仕事を進められるるようになります。

一般事務は組織を下から支え、縦横のつながりを維持する役割も担っており、組織運営に多大な貢献をします。

一般事務の勤務先の種類と仕事内容の違い

一般事務の勤務先・働き方の種類

一般事務は、さまざまな業界・業種において必要とされています。

また、勤務する業界・業種によって仕事内容や1日の流れなど、一般事務としての働き方には大きな違いがあります。

多くのオフィスにおける一般事務の仕事は、書類作成や電話応対、郵便物の仕分けや会議の準備などがメインとなります。

一方、製造業における一般事務の仕事は、それらに加えて製品の梱包作業や発送作業、仕入れや経理などの仕事を任されることもあります。

また、外資系企業のように外国人と接する機会の多い業界の場合であれば、外国語の能力が必要となる可能性が高いです。

同じ業界でも勤務先の規模や事業内容によって、一般事務に求められる仕事内容は変わると考えておきましょう。

一般企業で働く一般事務

一般的な民間企業で働く一般事務の仕事内容は、おもに以下の内容となります。

・資料の作成やそのためのデータ収集
・書類や契約書の作成やファイリング
・郵便物の仕分けおよび配送
・会議の準備
・電話応対
・来客応対
・メールやファックスの送信
・伝票処理
・備品管理
・人事や労務部門の仕事
など

基本的にオフィス内でパソコンを使用して行う仕事が中心となります。

勤務先の規模や業界の種類によっては、これらの他にもさまざまな仕事を任せられる可能性があります。

たとえば大企業で社員数の多い組織では、部門ごとに一般事務の社員が何人も配置されるため、おのおのが、自分の担当業務の範囲に特化して仕事をすることが多いです。

一方で規模が小さめの会社だと、部門をまたがって、あるいは会社全体に関わる事務作業のほとんどを担うことになる可能性があります。

製造業で働く一般事務

製造業界の場合、一般事務は、上記で挙げたような事務業務に加えて、以下の仕事を任される可能性があります。

・発注書の作成
・製品や製造スケジュールの管理
・製品の梱包作業
・工場で使用する機械の管理
など

とくに「発注書の作成」は工場で消費する材料を欠品させてしまうと業務に大きな支障が出るため、責任の大きな仕事となります。

また、機械にトラブルが発生した際にはその対応に追われるため、残業や時間外勤務をするケースが一般企業よりも多いのが特徴です。

一方、製造業は、ほかの業種企業と比較して来客は少ないため、来客応対の仕事は少ない傾向にあります。

自動車関連業界で働く一般事務

自動車関連業界とは「自動車販売店」や「自動車修理工場」など、自動車に関するサービスを提供する業界のことです。

ここでも事務作業を任される機会が多い一方で、自動車業界ならではの仕事も任されることがあります。

たとえば、顧客の自動車を引き取りに行ったり、販売した自動車を納車するなど、車を運転する仕事です。

また、接客や電話応対に際しては自動車に関する専門用語が使われることも多く、自動車関連の知識が要求される業界でもあります。

組織の規模による違い

一般事務は、業界・業種問わず、あらゆる企業や組織で活躍できる職種です。

基本的には、組織の各部門において必要とされる事務業務を担当しますが、勤務先によって、具体的な仕事内容や仕事の進め方には違いが出てきます。

最もわかりやすいのは、大規模な組織と小規模な組織による違いです。

たとえば、勤務先の企業や団体の従業員数が「数千人以上」という単位であれば、組織はいくつもの部門に分かれ、各部門に多くの人員が配置されます。

部門が大きくなれば大きくなるほど業務量は増え、行うべき事務業務もたくさん出てきます。

こうした場合、一般事務は各部門に複数人配置されることが多く、そこでの仕事は分業されることが一般的です。

組織全体の動きを見て動くというよりは、指示された範囲の業務をしっかりと遂行することが多くなります。

一方、従業員数が数十人程度の小さな組織であれば、一般事務として働く人は組織全体でも数人、あるいは一人ということもめずらしくはありません。

この場合、組織全体に関わる事務業務を広く任されることがあります。

また、大手企業には「総務部」「経理部」「人事部」といった管理系部門は独立して置かれ、それぞれに専門のスタッフが配置されることがほとんどです。

しかし小規模な組織では、一般事務が経理担当者として給与計算するなど、管理系の仕事まで兼任することもよくあります。

同じ一般事務といっても、具体的な業務が異なることは頭に置いて、勤務先を探していくとよいでしょう。

企業の種類による違い

とくに民間企業の場合、業界や業種によっては、一般事務が別の名称で呼ばれていたり、より専門的な知識が必要とされる仕事を任されたりすることもあります。

商社や海外事業を行うメーカーで輸出入に関連する事務業務に携わる人は、「貿易事務」と呼ばれることがあります。

貿易事務は資料や報告書作成、得意先のメール・電話応対、ファイリングなど一般事務と同様の業務することは多いですが、企業によっては各業界の専門知識まで、ある程度必要とされます。

一般事務の仕事の流れ

一般事務の仕事の流れは、勤務先によって大きく異なります。

1日中、ほとんど同じ仕事に従事することもあれば、その時の状況に応じてさまざまな仕事をランダムなタイミングでこなしていく形態をとることもあります。

また、一般事務の仕事は他部署との関わりも強いため、他部署での業務の動きや状況が、一般事務にも少なからず影響することがしばしば見られます。

したがって、一般事務は都度、臨機応変な対応を求められることも多くなるでしょう。

一般事務と営業事務の違い

一般事務と似ている仕事に「営業事務」が挙げられます。

営業事務とは、「営業担当者のサポートする仕事」のことをいいます。

一般事務が組織内の事務作業全般を広く扱うのに対して、営業事務は営業活動に付随する事務作業を扱うのが一般的です。

営業事務は、一般事務と比較して提供する商品・サービスに関する知識が求められるなど、やや専門的な業務を任されることが多くなります。

また職場によっては、営業担当者に代わって見積書・請求書を作成したり、受発注処理や伝票管理など、「営業アシスタント」のような役割まで兼務することがあります。

一方、一般事務は営業部門以外で働く可能性もあり、配属先によって幅広い事務的な業務を担当します。

営業事務の仕事