一般事務の種類

組織の規模による違い

一般事務は、規模の違いや業界・業種問わず、あらゆる組織で活躍できる職種です。

基本的には、組織の各部門において必要とされる事務業務を配属先に応じて担うのが一般事務の役目ですが、勤務先となる組織の規模によって、業務内容や業務範囲はだいぶ異なることがあるようです。

最もわかりやすいのは、大規模な組織と小規模な組織による違いです。

たとえば、勤務先の企業や団体が従業員数が何千人以上という単位であれば、組織内はいくつもの部門に分かれ、各部門にも多くの人が配置されます。

当然、部門が大きくなれば大きくなるほど業務量は増え、行うべき事務業務もたくさん出てきます。

こうした場合、一般事務は各部門に複数人配置されることが多く、そこでの仕事は分業されることが一般的です。

組織全体の動きを見て動くというよりは、指示された範囲の業務をしっかりと遂行するということが多くなります。

一方、小さな組織であれば、一般事務として働く人は組織全体でも複数人、あるいは一人ということも珍しくはありません。

この場合、一般事務といっても組織全体に関わる事務業務を広く任されることがあります。

また、大手であれば「総務部」「経理部」「人事部」といった管理系部門は独立して置かれていますが、小規模な組織では一般事務が経理担当者として給与計算を行うなど、管理系の仕事まで兼任することもよくあります。

同じ一般事務といっても、組織の規模によってこれだけ担う役割は異なることがあります。

企業の種類による違い

とくに民間企業の場合ですが、業界や業種などによっては、一般事務が別の名称で呼ばれていたり、より専門的な知識が必要とされる仕事を任されたりすることもあります。

たとえば、メーカーなど「営業部」を置く企業では、営業部に配置される一般事務は「営業事務」と呼ばれることがあります。

営業事務と一般事務は同様の意味で使われることもありますし、それぞれ明確な定義があるわけではありませんが、営業職のアシスタントとしての役割を中心的に担う場合は営業事務ということが多くなっています。

また、商社や海外事業を行うメーカーで輸出入に関連する事務業務を担う一般事務は、「貿易事務」と呼ばれることがあります。

営業事務、貿易事務ともに資料や報告書作成、得意先のメール・電話応対、ファイリングなど一般事務と同様の業務を行うことは多いですが、企業によっては各業界の専門知識もある程度必要とされるため注意が必要です。