秘書をするうえで大切なこと(体験談)

執筆者:haru 女性 44歳 経験年数:7年

尊敬できるかどうか

秘書をするうえで大切なことは、細かくいえばたくさんありますが、「一番大切なのは上司を尊敬すること。」だと思います。

逆に言えば尊敬できない上司が就いた場合、さっさと別の部署に移ったほうがいいとも思っています。

たまに上司の言動で不快に思う瞬間はあったとしても、それと尊敬できるかできないかは別問題なので大きな意味で自分がその人を尊敬できるかが肝心です。

日々、直接職務上でやり取りをする中、秘書はそのほかの職務よりも「あいまいな部分」が出てきます。

あいまいとは上司が秘書を信頼しているために指示があいまいであったり、雑談なのか仕事の依頼なのか上司も迷いながら話すようなあいまいさもあります。

自分が尊敬できない人にこういったことをされると結構ストレスになってしまいますよ。

上司との距離を一定に保つ

接客、言葉遣い、文書への添え文、などのマナーもそうですが、上司との間の会話でも慣れが出ないように常に戒めています。

親しくさせていただくのはうれしいのですが、なれ合いの関係は断るべき仕事を断れなくなる可能性があります。

その一線を崩さないためにも常に上司との距離を保つ必要があります。

普通のビジネスマナーでいい

ビジネスマナーはできて当然です。

しかし、それ以上に気を遣う必要もありませんので日常の業務の中で丁寧に行ってください。

お客さまとの会話

秘書をしていると来客と接することもしばしばです。お迎え、お見送りの時などには挨拶だけでなく雑談も始まります。

そういったとき、お客さまのペースに合わせてはなしをするようにしています。

親しげにべらべらしゃべるわけではありませんがお話を丁寧に伺うことで自分が所属している組織全体の好印象を与えることができます。

あまり長い時間の会話になることはほとんどありませんので、できるだけ話をしてみてください。

まじめであること

秘書に限ったことではないのですが、まじめに働くことは続けていくのは難しいですが絶対に必要なことです。

まじめというのは仕事を優先してがむしゃらに働くことではなく、自分の中で今の仕事はきちんとできているか?仕事のために自分自身が無理をしすぎていないか?ということです。

秘書、先ほども説明しましたが「あいまいな仕事」が多いです。ちゃんと自分の立ち位置を決めないと自信が仕事の犠牲になること、仕事がいい加減になることもあるのです。

大変なのですが仕事も自分も大切にしながら働くのは人生において大切なことだと思います。

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