秘書も出張同行する?

同行は時と場合によりけり

企業や団体のトップたちには出張がつきものですが、秘書が必ず同行するかどうかは時と場合によります。組織としての方針もあれば、個々の上司によっても考え方は変わってきます。

最近のビジネスマンは旅慣れている人が多いこと、またビジネスの場としても秘書がいないほうが自由に動けるということから、あえて同行させないことも増えています。

むしろ同行ではなく、上司が不在中の社内での対応(電話対応・メールチェック、緊急事態の対応など)を任されることのほうが多いともいわれます。その他、秘書が複数人いる場合には同行専門の「同行秘書」といった人をつける場合もあります。

同行を指示された場合には、出張中も上司を直接サポートします。移動の際の先導や打ち合わせ内容の記録、パーティーの同席、また場合によっては、秘書が車の運転手の役割を任されることもあります。

出張に関する秘書の仕事

出張同行しない場合でも、上司の出張のための準備や各種手配は秘書の大切な仕事です。たとえば、新幹線や飛行機のチケットの手配、滞在先のホテルの予約、移動用の車の手配、日程表作成などです。

また、出張先の会議で使用する資料を作ったり、必要な情報を調べたり、スケジュールを調整したり…など、やることはたくさんあります。

いざ上司が出張に出てから「忘れてた!」では困りますから、出発から帰社までを何度もシミュレーションして、漏れのないようにしなければなりません、