秘書も接待が必要?

接待は大事なビジネスの場

企業の重役にとって、接待は大切なビジネスの場の一つであり、週に何度も接待が入ることもあります。一昔前は、「接待も秘書の大事な仕事」と考えられることが多かったですが、最近では秘書がその場に同席しないケースが増えているといわれています。

その理由としては、大事なビジネスの話に秘書が必要ないということもありますが、まだまだ全体的に見れば上司や取引先の重役は男性、秘書は女性であることが多いもの。

近年ではセクハラなどを懸念して、秘書を接待に出さない企業も増えているようです。とはいえ、多くの人が集まるパーティーや普通の接待でも、場合によっては帯同を求められることもあります。

業務として指示されれば、基本的に断ることはできません。

接待に関わる仕事

接待を無事に終えるためには、準備段階から秘書の力が欠かせません。まずは接待のアレンジです。日程や時間、お店探しや予約から始まりますが、上司や相手の食べ物の好き嫌いを事前に調査したうえで、接待内容に適したお店を選ぶ必要があります。

たとえば、肉を好まない相手との接待で、しゃぶしゃぶ店を選んでしまったら大変失礼に当たります。

日時が決まれば先方へ連絡を入れるとともに、接待で相手に渡す「お土産」の手配も必須です。どんなものを選ぶかセンスが問われるため、気が抜けません。また、渡したものはきちんとリストに残しておき、もし再び同じ相手の接待があった際に、前回と同じものを渡さないようにします。

連絡漏れや不手際は絶対に許されませんから、接待が毎日続くようなときは気の抜けない日々が続きます。