秘書になるには

新卒採用はほとんどなし

秘書になるのに特別な資格は必要ありません。秘書が活躍できる場はさまざまですが、その最も代表的なものが一般企業です。短大や大学を卒業後、就職をし、適正が認められると秘書として働くことができます。

ある程度の規模の企業では「秘書室」や「秘書課」を置き、社長や役員などの重役に対して秘書をつけていることが多いですが、新卒の学生を正社員の秘書職として採用することはほとんどありません。

新入社員を秘書として採用しているところは少なく、事務担当として入社し、その中から秘書に適している人が選ばれます。また、

その理由はいくつかあります。秘書は会社を代表する重役のそばで働くため、ビジネスマナーなど社会人としてのスキルは必須であること、また会社自体の歴史や業務内容、関係者の名前など、秘書として仕事をするに当たって事前に知っておかなければならないことが多々あることも理由の一つです。

そのため一般企業においては、まず他の部署で数年間の経験を積んでから、本人の希望と適正が認められて秘書室などに配属になるという道が一般的です。

また近年では、秘書業務に必要なスキルのある人を、即戦力の派遣社員として雇うケースも増えていますので、派遣会社に登録し、秘書の仕事を探すのも秘書になる方法の一つです。

秘書になるための勉強はどこで?

はじめから正社員の秘書職として採用されるケースは多くないものの、秘書にはさまざまなスキルが求められるため、それらを磨いておくことで秘書になれる可能性はグッと高まるといえます。

では、どのように秘書に必要なスキルを身につければよいのでしょうか。秘書の講義が行われる四年制大学や、秘書科をもつ短期大学や専門学校では、秘書業務に関連する教育が行われます。

カリキュラムはさまざまですが、学校によって必要単位を取得するなどの要件を満たせば「秘書士」や「上級秘書士」の称号を取得できることもあります。

また「秘書技能検定」や「CBS(国際秘書)検定」など秘書としての能力を示す資格は複数あり、秘書を目指す人の多くが受験しています。

もちろん、秘書科を卒業しているから、秘書の資格を持っているから、必ず秘書になれるというわけではありません。しかし、秘書としてのスキルはどのような仕事をする場合でも役立つものが多く、無駄にはならないでしょう。

中途採用の場合

中途採用で秘書を目指す場合ですが、企業によっては「秘書職」として秘書の経験者を採用をする場合もあれば、社内に秘書は存在しても、外部からの経験者採用はまったく行ってない場合もあります。

後者のような企業では、受付や人事、経営企画など他の部署を担当して、適正があると認められた人を秘書として配置転換することが一般的です。

企業以外の秘書

一般企業以外では、弁護士事務所や法律事務所で働く専門職の秘書、病院の秘書、議員秘書、大学教授の秘書などがあります。必要なスキルは企業の秘書と基本的に変わりませんが、それに加えて業界に関する専門知識や勤務経験を求められるケースもあります。

秘書に求められる能力

秘書の業務は多様であり、さまざまな能力が求められます。まず第一に、企業のトップと行動を共にすることになるため、身だしなみやマナーがしっかりしていることが必要になります。

スケジュールや書類のミスが許されないので、慎重で几帳面な性格が向いていると言えます。また、細かいところに気を配ることができ、緊急事態にも臨機応変に対応できる判断力も求められます。

海外との取引がある企業である場合には、英語力が必要となるときもあります。

秘書の今後の見通し

IT化の進展や経費削減により、秘書の仕事が今後増えていく可能性は低いかもしれません。それだけに、秘書としてのスキルが求められるようになるでしょう。

また、海外においての秘書は、日本の秘書よりも高い専門知識を持ち、トップに助言できる立場として確立されている職業です。今後、日本においても秘書としての役割がより専門的で高度なものになっていく可能性があります。

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