秘書に求められるもの

記憶力

秘書はいくつもの仕事を同時にこなしたり、あちこち飛び回る多忙な上司のスケジュールを正確に把握しておかなければならないため、記憶力はあればあるほど業務の上では役立ちます。上司に「○○は何だったっけ?」と聞かれたときに、秘書が思い出せないようでは困ります。

また、上司は毎日大勢の人と会うため、一人ひとりの顔と名前を全て覚えるのはとても大変です。

そこで、秘書がいただいた名刺をきちんと管理しておき、その後またやりとりがある場合に「いつ、どのような要件で会った」などがすぐわかるようにする必要があります。

判断力・行動力

秘書の仕事では想定外のことが起こることも多々あるため、いつでも臨機応変な対応が求められます。その時、その場に応じて適切な対応をとるためには、とっさの判断力が欠かせません。

忙しい上司に何もかも「これはどうしますか?」と確認するわけにはいきませんので、それまでの経験を活かしながら、どう対応するのがベストなのかを常に考えて行動しなければなりません。

また、上司に指示されるのを待つだけでなく、自分から上司が必要としていることを考えて、積極的に行動に移すことも大切です。

情報収集力

忙しい上司に変わって、上司が必要なさまざまな情報を集めることも秘書の大切な仕事です。

「これを調べておいて」と言われることもあれば、自分で上司に必要だと思われることを考えて情報を集め、いざという時にすぐ提供できるように準備することもあります。

インターネットをはじめ、新聞や書籍・雑誌、関係者との会話などを通じ、日ごろから役立つ情報を仕入れようとする積極性が求められます。

豊かな人間性

テキパキと仕事ができる秘書になることは大切ですが、絶対に忘れてはならないのは、上司や周囲の人から信頼される人間であり続けることです。

たとえば、言われたことは絶対に守る、時間に遅れない、自分の失敗を人のせいにしない、人には思いやりをもって接することができるなどが挙げられます。どれも簡単で当たり前のことように思えますが、日常の忙しさに追われるとつい忘れてしまいがちです。

また、マナーや言葉遣い、身だしなみも重要です。どんな人にも好感を持たれる人間になることが、「あの人になら安心して仕事を任せられる」という信頼に繋がります。

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