秘書の仕事へのこだわり(体験談)

執筆者:haru 女性 44歳 経験年数:7年

「ほう、れん、そう」の判断を瞬時に

秘書の仕事は上司から頼まれる仕事のほかにほかの部署から上司がやるべき仕事の依頼があります。そのとき、すべて上司につないでいては秘書はただの受付役です。

・自分の判断で仕事をしたうえで「○○についてxxいたしました。」という結果報告にするか?
・明らかに上司に判断をしてもらう必要がある内容なので連絡をするのか?
・要件によっては速やかに連絡を取って自分が代行するか上司が処理をするかの相談をするか?

この3つの判断を間違うと越権行為になったり、上司に余計な仕事をさせてしまうことになります。

ただ、個人秘書は長く上司と付き合うことによって代行でまかせてもらえる仕事の範疇が増えてきます。これは秘書にとってはうれしいことです。

ひとまず「わかりました」と仕事を受け取る

秘書が上司から命じられる仕事は多岐にわたります。

そのほとんどが業務として妥当なものですが、中には責任の範疇を超えるものがあります。

自分の責任に負えないような仕事が回ったときにもその場で断らず、いったんは受け取るようにしています。

そして、どの部分が出来かねるのかを落ち着いて確認して「ここまで(雑務的なこと)はできるが、これ以上はお願いします。」と、改めてお返しするようにしています。

降りてきた指示をいきなり断るのは上司もいい気はしないでしょうし、正確に説明することでお互いに業務の範疇を整理することができます。

結果として新たな信頼につながると考えています。

「パシリ」は仕事の範疇

これは私の場合なのですが、「パシリ」は仕事の範疇と考えています。結構個人的なことにしてもです。

私の上司はかなり多忙です。個人的なお使いも本人がやろうとすれば、業務に差し支える場合もあります。ですので、その部分を補うことは結果的に上司の業務の手伝いになると思っています。

それに上司も個人的なことを頼むのは引け目に思いながらの依頼なので、こちらが気持ちよく受ければそれだけ信頼度も高まるのです。

こだわらないというこだわり

秘書だから仕事は〇〇だ!というこだわりを持たないようにしています。

ただし、取れない責任が含まれる場合はきちんと断ります。それ以外はパシリだろうが、お客様との歓談だろうが業務時間内にやっていることはすべて秘書のお仕事です。

こんなつまらない仕事を押し付けられた!なんて言っていたら秘書は務まらないし、ちょっと変わったお仕事が回ってくるのが秘書の楽しみなんだと思えたらお仕事楽しめます。

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