秘書の1日

上司の予定に合わせた仕事を行う

秘書の1日の過ごし方はその日の上司の予定によって変化しますが、上司より早く出社し、上司が帰った後に帰宅するのが基本です。業務の範囲は広いため、1日があっという間に終わります。

7:00 出社
上司が出社する30分~1時間前には会社に到着します。
オフィスの空気の入れ替えやパソコンの立ち上げ、夜中に届いたメールチェック、一日のスケジュールと仕事の段取りなどを確認します。

8:00 上司出社
一日気持ちよく仕事を進めるためには、何よりも明るい笑顔と挨拶が大切です。

8:15 スケジュール確認
上司に当日のスケジュールを伝えます。会議や来客対応、外出…など、一日中休む暇もありません。

9:00 始業
会議に備えて会議室の準備と、前日に完成させた資料の最終確認を行います。

10:00 会議
会議中は、次々にかかってくる電話やメール対応、郵便物の処理、関係各所への連絡事項の伝達などを行います。

11:30 来客対応
お客様の案内、お茶出し、帰られた後は応接室の片づけも行います。

12:30 昼休憩(昼食)

13:30 書類作成・手配等
上司が次の出張で使う書類を作成します。必要なデータを集めてミスのないように作らなければなりません。また、新幹線やホテルの手配、出張中のスケジュール作成も行います。

15:30 打ち合わせ
上司と業務に関する打ち合わせを行います。上司は常に膨大な仕事を抱えているため、手早く必要な情報が伝えられるように、事前に話すべきポイントをまとめておきます。

16:30 上司外出
上司が取引先へ外出。必要な資料を渡して見送ります。外出中にやるべき仕事があれば指示を受けます。

18:00 終業
この日は上司が外出先からそのまま帰宅となるため、残務処理をして帰ります。上司不在の際の電話やメールでも、緊急のものがあればすぐに伝えます。翌朝、気持ちよく仕事に取り掛かるため、オフィスを出る前には必ず掃除と整理整頓を行います。

19:30 帰宅
もっと遅くなる日もあるため、早く会社を出られた日は買い物や食事を楽しみ、リフレッシュします。

仕事体験談